Документация СМК

Требования к документации

Документация в СМК – это основа, которую анализируют и проверяют все заинтересованные стороны: руководство, контрагенты, контролирующие органы, общественность.

Основное правило СМК: «Скажи, что ты хочешь сделать. Сделай, что сказал. Запиши, что сделал».

Сам процесс разработки документации сложный и ему предшествует анализ потребности в документации, при определении ее влияют следующие факторы: вид деятельности и объем предприятия, что служит входом и выходом каждого вида документа, взаимосвязанность документации и многие другие, вплоть до степени ответственности самих исполнителей.

Определяют также виды носителей документации – аудио-, видеоматериалы, компьютерные программы и бумажные носители.

Документация может быть представлена в виде схем, диаграмм, таблиц. Документы могут иметь следующие основные разделы:

- титульный лист;

- цель документа;

- область применения документа;

- терминология;

- действия и их алгоритм;

- подписи ответственных лиц.

Управление документацией связано с ее разработкой, утверждением, внесением изменений, хранением, переизданием и эффективным использованием.

Основное требование к документации – она должна быть доступной для заинтересованных лиц, поиск документации не должен занимать много времени, она должна быть понятной исполнителю, четкой по содержанию и актуальной для организации.

Организация должна документально оформлять все процессы, в том числе мониторинг (прослеживаемость) и идентификацию продукции. Все это дает возможность продемонстрировать четкость организации деятельности предприятия во всех его подразделениях.