Метод «Альпы» относительно прост, и после некоторых упражнений потребуется в среднем не более 10 минут для составления ежедневного плана. Его относительно легко запомнить, поскольку он основывается на мемотехнике: начальные буквы символизируют предметные понятия.
Метод включает 5 стадий:
1. Составление заданий.
2. Оценка длительности акций.
3. Резервирование времени (в соотношении 60:40).
4. Принятие решений по приоритетам и перепоручению.
5. Контроль (учёт несделанного).
1. Составление заданий.
Запишите всё то, что Вы хотите или должны сделать на следующий день. Употребляйте при этом сокращения, соответствующие виду деятельности или рубрикам в формуляре «План дня». Например:
К- контроль
Т- телефонные разговоры
В- визиты
ПК- поездки, командировки.
2. Оценка длительности акций.
Проставьте против каждого задания приблизительное время для его выполнения, просуммируйте и определите ориентировочно общее время.
3. Резервирование времени.
При составлении плана дня придерживайтесь основного правила планирования времени, согласно которому должно быть охвачено не более 60% Вашего времени и приблизительно 40% должно быть оставлено в качестве резервного времени для неожиданных дел. Если Вы исходите из 10-часового рабочего дня, то это значит, что в Ваших интересах охватить планом не более 6 часов.
|
|
Если Вы запланировали более 60% своего времени, то следует довести составленный Вами список заданий до указанных параметров, устанавливая приоритеты, перепоручая дела и сокращая отпущенное на них время. Остаток дел должен быть либо перенесён на следующий день, либо вычеркнут, либо завершён за счёт сверхурочных.
4. Принятие решений по приоритетам и перепоручению.
Цель: сократить время, отведённое на выполнение заданий дня, до 5-6 часов:
· Установите однозначные приоритеты для своих дел.
· Перепроверьте скалькулированную Вами потребность во времени и сократите время на все дела до совершенно необходимого.
5. Контроль.
Но не все задачи удаётся выполнить и не все телефонные разговоры могут состояться. Поэтому их приходится переносить на следующий день.
Если одно и то же дело Вы переносите многократно, то оно становится обузой, и тогда существуют 2 возможности:
· Наконец-то решительно взяться за него и довести его до конца.
· Отказаться от этого дела, т.к. иногда проблема решается сама собой.