Номенклатура дел

Завершающий этап делопроизводства – подготовка исполненных документов к хранению. Какие документы необходимо сохранять, какие можно уничтожить и как выполняется эта работа? Как систематизировать документы, как оформлять их в дела? Сколько дел и как их нужно заводить? С такими вопросами сталкивается каждая организация, перед которой встала проблема систематизации и хранения документов.

Основным видом работы, обеспечивающим систематизацию документов в делопроизводстве и формирование их в дела, является составление номенклатуры дел.

Номенклатура дел – это классификационный справочник, включающий систематизированный перечень заголовков заводимых в делопроизводстве организации дел с указанием сроков их хранения и установленный в установленном порядке. Основное назначение номенклатуры дел – создание определенной системы и обеспечение порядка в процессе формирования дел.

Номенклатура дел как один из основных инструментов организации делопроизвод­ства должна отвечать определенным требованиям, важнейшие из которых:

· охват всех документов, получаемых и создаваемых в про­цессе деятельности организации;

· раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения;

· конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;

· систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соот­ветствии со степенью важности и сроком хранения доку­ментации.

В практике делопроизводства используют различные виды номенклатур дел: типовую, примерную, индивидуальную. Они различаются по сфере функционирования. Типовая и примерная номенклатуры дел представляют собой классификацию документов, относящихся к определенной категории учреждений с однотипным характером деятельности и составом документации, их составляют архивные организации, министерства и ведомства.

Типовая номенклатура устанавливает единый состав заводимых дел и их единую индексацию. При ее использовании необходимо строго придерживаться установленной в ней системы, здесь ничего нельзя менять. Такая номенклатура используется в крупных иерархических системах управления для достижения единства в классификации документов и обеспечения их сохранности.

Поскольку составление номенклатуры дел – достаточно сложная и требующая высокой квалификации работа, то для предприятий, схожих по характеру своей деятельности, создаются примерные номенклатуры дел, которая устанавливает примерный состав дел, заводимых в организациях, на которые она распространяется (например, в высших учебных заведениях), с указанием индексов дел. В отличие от типовой примерная номенклатура дел носит рекомендательный характер, здесь допускаются некоторые изменения.

Типовая и примерная номенклатуры дел содержат методические материалы, на основе которых строится индивидуальная номенклатура, систематизирующая документы одного конкретного учреждения или структурного подразделения. При наличии примерной номенклатуры дел индивидуальная номенклатура составляется на ее основе. При этом заголовки дел могут быть видоизменены с учетом специфики данной организации. Сроки хранения дел, предусмотренные примерной номенклатурой дел, переносятся в конкретную номенклатуру дел, как правило, без изменений.

Составлению номенклатуры пред­шествует изучение состава, содержания и количества докумен­тов, образующихся в процессе реализации учреждением (орга­низацией) своих задач. Изучаются уставы и положения об учре­ждении и его структурных подразделениях, штатное расписание, классификаторы, справочные картотеки, номенклатуры дел за прошедшие годы, описи дел постоянного и долговременного хранения, регистрационно-учетные формы (журналы, картоте­ки). Но главным источником являются сами документы органи­зации. При определении сроков хранения дел основными посо­биями служат типовые и ведомственные перечни документов с Указанием сроков их хранения, а также перечни документов, подлежащих приему на государственное хранение.

Номенклатура дел (рис. 9.1.) оформляется в виде таблицы с графами – индекс дела, заголовок дела, количество томов, срок хранения дела, примечания (отметки об уничтожении дел, о передаче в архив, незавершенных делах, переходе на следующий год).

Рис. 9.1. Образец номенклатуры дел.

Дела в номенклатуре дел группируются в разделы, названия которых соответствуют названию структурного подразделения. Последовательность расположения разделов в номенклатуре дел определяется организационной структурой самого предприятия:

1. дела с организационной документацией (учредительные документы, лицензии, положения, инструкции, штатное расписание);

2. распорядительные документы вышестоящих органов и внутренние распорядительные документы (приказы, распоряжения);

3. дела с планово-отчетными документами

4. переписка (сначала с вышестоящими организациями, потом с партнерами, клиентами и в конце – внутренняя переписка);

5. журналы регистрации;

6. номенклатура дел, описи дел, акты об уничтожении документов.

Если организация не имеет структурного деления, номенклатура дел строится по производственно-отраслевой или функциональной системам. Названия ее разделов определяются содержанием управленческих функций и направлений деятельности организации (например, «Финансирование», «Учет и отчетность», «Кадры»).

Оформление номенклатуры дел происходит поэтапно.

На первом этапе оформляют заголовок дела. Каждое дело должно иметь заголовок, который раскрывает содержание подшитых в это дело документов. Заголовок формируется в соответствии со смысловыми признаками их формирования (именуемыми часто признаками заведения дел), расположенными в следующей последовательности.

1. Номинальный признак – наличие вида дела (переписка, дело, журнал, книга) или вида документов (приказы, акты, положения, протоколы);

2. Авторский признак – название организации, структурного подразделения, должностного лица (указывается кратко или дается общее название, так как полное название приведено или в наименовании раздела, или в бланке номенклатуры; например, приказы ректора, переписка отдела);

3. Корреспондентский признак – название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (указывается кратко или приводится общее название, например: переписка с трестом «Сибстроймонтаж»);

4. Предметно-вопросный признак – краткое содержание документов дела, тема (например, приказы по личному составу);

5. Географический признак указывается в делах, содержащих переписку с корреспондентами (организациями), расположенными на определенной местности (территории), например: переписка с якутским филиалом;

6. Хронологический признак – дата (период), к которому относится дело, Например, Протоколы заседаний кафедры за 2014г.;

7. Экспертный признак – указание на подлинность или копийность документов дела, влияющих на определение срока хранения дела.

Состав элементов заголовка дела определяется характером документа дела: для дел с распорядительными документами используют название вида документов, указание автора документа, период, к которому относятся документы дела, указание на копийность документов дела (например: Приказы декана по студенческому составу за 20014/2015 учебный год – подлинники). В некоторых делах, формирующихся по принципу досье, содержатся различные документы. Их заголовок может быть сформулирован следующим образом: Документы (учебные планы, списки участников, программы курсов и др.) о проведении региональных семинаров по повышении квалификации. Для дел, содержащих переписку, используются такие элементы заголовка, как название вида дела, адресат, краткое содержание документов дела. Можно формировать дела с перепиской по отдельному корреспонденту или по географическому признаку. В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).

Заголовки дел должны быть краткими, предельно точными и соответствовать смысловому содержанию документов. Не допускается использование в заголовках неконкретных формулировок (разные материалы, общая переписка, иностранный отдел, входящая документация и т.д.), фамилий должностных лиц, вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

На втором этапе оформления номенклатуры дел заполняются сведения о сроках хранения документов. Конкретные сроки хранения документов устанавливаются на основе типовых перечней документов с указанием сроков их хранения, которые разрабатываются государственными архивными учреждениями. Наряду с типовыми перечнями можно использовать примерные номенклатуры дел, поскольку в них также указаны конкретные сроки хранения каждого дела и даны ссылки на соответствующие статьи перечня. Кроме срока хранения, должна быть указана и соответствующая статья перечня (эти сведения оформляются для дел, содержащих документы временного и долговременного сроков хранения; для дел с документами постоянного хранения статья не указывается).

На третьем этапе оформления номенклатуры дел происходит индексация дел, которая закрепляет избранную систематизацию дел. Индекс дела, как правило, состоит из двух элементов индекс структурного подразделения или направления деятельности и индекса дела (в небольшой организации индекс дела будет состоять только из номера дела в номенклатуре). При составлении сводной номенклатуры дел каждому структурному подразделению присваивается индекс, например: 01 – дирекция, 02 – бухгалтерия и т.д. Порядковый номер дела устанавливается в пределах структурного подразделения (например, номер дела, содержащего устав – 01). Индекс дела обозначается арабскими цифрами, например 03-09, где 03 – индекс структурного подразделения, 09 – номер дела. В конце номенклатуры дел всегда остаются резервные номера для включения новых дел. Для однородных дел в пределах разных структурных подразделений желательно устанавливать одинаковые индексы, что повышает оперативность поиска документа (рис. 9.2.). Порядок индексирования дел закрепляется инструкцией по делопроизводству.

Рис. 9.2. Образец индексации дел на предприятии.

Сведения о количестве томов заполняются в конце года. В деле не должно быть больше 250 листов. При большем количестве листов заводится новое дело. Так, если количество документов насчитывает 1000 листов, то они оформляются в четыре тома.

В графу «Примечание» вносятся дополнительные данные, касающиеся хранения дел: кто отвечает за хранение дела, где находится дело и т.п. На этой основе разрабатываются обновленные варианты номенклатуры дел на следующий год.

Оформлением номенклатуры дела занимается делопроизводственная служба. Ежегодно в конце календарного года к ней поступают номенклатуры дел структурных подразделений. Делопроизводственная служба обобщает эти сведения, приводит к единообразию заголовки дел и составляет единую для всей организации номенклатуру дел.

Номенклатура дел согласуется с экспертной комиссией данной организации, с государственным архивом, подписывается руководителем делопроизводственной службы, утверждается руководителем организации (гриф утверждения заверяется печатью организации) и вводится в действие с 1 января нового календарного года.

Номенклатура дел учреждения печатается в нескольких экземплярах:

· первый экземпляр хранится в службе делопроизводства;

· второй экземпляр используется службой делопроизводства в качестве рабочего экземпляра;

· третий экземпляр находится в ведомственном архиве в качестве учетного документа;

· четвертый экземпляр передается в государственный архив, в который будут сдаваться документы данного учреждения.

После утверждения общей номенклатуры дел каждое структурное подразделение получает выписку из нее, которая и является основой формирования документов в дела на протяжении календарного года, поэтому она должна находится рядом с делами. В структурное подразделение ее следует передавать как минимум в трех экземплярах: первый экземпляр находится в деле, второй является рабочим, третий приклеивается к шкафу, где хранятся документы. В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении новых дел, о каких-либо изменениях, касающихся отдельных дел, и в конце каждого года номенклатура уточняется: в ней делается итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел (сколько всего дел и сколько томов было сформировано, сколько дел постоянного срока хранения, а сколько временного и т.д.). Таким образом происходит учет документов.

Номенклатура дел согласуется с архивными службами раз в три года. Если функции и задачи учреждения не меняются, номенклатура может оставаться еще несколько лет без изменений, однако не реже одного раза в пять лет она подлежит пересмотру и последующему согласованию.