Подготовка источника данных

Перед созданием документа следует определить источник данных. Это может быть файл источника данных MS Word, рабочий лист MS Excel, таблица или запрос MS Access, текстовый файл импортированный из другого приложения. Как правило, источник данных содержит информацию, представленную в табличном виде (Рис. 86).

Рис. 86. Источник данных.

Столбцы соответствуют полям данных источника. Имена полей перечисляются в первой строке - строке заголовка - это обязательная строка. Над строкой заголовка не должно быть пробелов, текста или пустых строк. В каждой последующей строке содержится одна запись данных.

Данные в столбцах рекомендуется максимально детализировать, чтобы их можно было использовать в различных документах.

Например, если источник данных предназначен для печати документов на бланке, адресные данные следует спланировать так, чтобы иметь возможность использовать те же данные для почтовых наклеек или конвертов. Если звание, имя и фамилия помещены в отдельные поля, одно и то же поле можно использовать как для адреса (Г. Ивану Петрову), так и для приветствия (Уважаемый г. Петров!).

Данные в ячейках таблицы могут отсутствовать и иметь различный размер.