Вопрос 3. Порядок приемки, обработки и хранения документов. Документооборот и его организация

Бухгалтерские документы проходят длинный и сложный путь от момента выписки до сдачи их на хранение в архив. Документы служат основанием и доказательством законности совершаемых операций на протяжении многих лет. Поэтому хранение бухгалтерских документов должно обеспечить возможность их получения для проверки извлечения необходимой информации и оформления любых справок в необходимое время. Путь, который проходят документы от момента их составления до сдачи в архив называется документооборотом. Документооборот оформляется графиком. Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График утверждается приказом руководителя организации. График устанавливает рациональный документооборот, т.е. предусматривает оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом. Оформляют график в виде схемы или перечня работ. Работники организации, указанные в графике создают и представляют документы в соответствии с ним. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. Ответственность за соблюдение графика документооборота, за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухучете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут ответственность лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Первичные документы, учетные регистры, бухучеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив. Порядок хранения документов установлен законом РБ «О национальном архивном фонде и архивах». В течение определенного времени, как правило, 1-3 месяца первичные документы находятся на обработке у работников бухгалтерии. Обработанные документы до сдачи месячной (квартальной) отчетности находятся в бухгалтерии для отражения их информации учетных регистров. После окончания учетного процесса за месяц документы комплектуются в дела и хранятся в текущем архиве бухгалтерии под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности хранятся в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность. Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерской отчетности, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер. Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов из архива бухгалтерии не допускается. В отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера. В случае выемки из дел первичных документов составляется акт о выдаче документов во временное пользование. Этот акт вкладывается на место выданных документов и хранится до возвращения последних.

По истечении года документы передаются в архив организации. Изъятие первичных документов и учетных регистров из архива организации может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратурой и судами, на основании постановления этих органов и в соответствии с действующим законодательством. Изъятие оформляется протоколом, копия которого под расписку вручается соответствующему должностному лицу организации. В случае пропажи или гибели документов, руководитель организации приказом назначает комиссию по расследованию причин пропажи или гибели документов. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации. Документы, срок хранения которых более 5 лет могут быть уничтожены только с разрешения архивных органов.

При ликвидации государственных организаций их документы переходят к правопреемникам, а заключительный отчет ликвидационной комиссии передается в государственный архив. При отсутствии правопреемника, документы сдаются в государственный архив. В этом случае составляется акт о приеме-передаче документов в государственный архив. При ликвидации организации негосударственной собственности, не имеющей правопреемника, органы зарегистрировавшие устав данной организации должны принять меры по сохранности его документов. Передача всех документов от одного юридического лица к другому оформляется актом.