2015-03-20
3263
Документацияявляется одним из элементов метода бухгалтерского учета и вместе с инвентаризацией представляет прием первичного наблюдения.
Документация — процесс регистрации и юридического оформления наблюдаемых фактов.
Документ (от лат. documentum — свидетельство, доказательство) — письменное распоряжение или свидетельство о совершении хозяйственной операции. Он подтверждает право на совершение хозяйственной операции, ее законченность и хозяйственную целесообразность.
Документ в широком смысле слова – это материальный предмет, на котором с помощью различных средств и способов зафиксирована информация в целесообразной для восприятия форме.
Порядок ведения первичной документации регламентирован ФЗ «О бухгалтерском учете» и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ. Согласно этим нормативным актам, все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Это требование связано с тем, что основным назначением первичных документов является фиксация факта совершения хозяйственной операции.
|
|
|
В бухгалтерском учете документация имеет следующее значение:
· является основой, базой, началом всей системы бухгалтерского учета;
· от правильности документального оформления хозяйственных операций зависит достоверность учетной информации;
· от правильной работы с документами зависит эффективность ведения бухгалтерского учета, эффективность системы управления.
Бухгалтерские документы выполняют следующие информационные функции:
· впервые фиксируют данные о факте хозяйственной деятельности и обеспечивают их юридическое подтверждение;
· создают возможность первичного контроля за совершением хозяйственной деятельности за действиями должностных и материально ответственных лиц;
· позволяют передавать данные о хозяйственных фактах, отбирать и группировать их для дальнейшего обобщения в системе бухгалтерского учета;
· обеспечивает хранение данных о хозяйственных фактах.
Документация в учете имеет первостепенное значение в управлении предприятиями, т.к. с её помощью:
· контролируется наличие, движение и сохранность товарно-материальных и денежных средств;
· контролируется количество и качество труда работников и расчетов за труд;
· обеспечивается повседневное руководство работой предприятия;
· обеспечивается внутренний и внешний контроль за работой предприятия;
· устанавливается вина или невиновность лиц при судебных разбирательствах;
· контролируются расчеты с другими предприятиями.
|
|
|
В соответствии с Положением о документах и документообороте, утвержденном Минфином СССР от 29 июля 1983г. N 105 (т.I сборника нормативных документов по бухгалтерскому учету), в документах обязательно наличие минимум пяти реквизитов (типовые, межведомственные, но иногда какие-либо другие операции):
· наименование документа,
· дата составления документа,
· содержание хозяйственной операции,
· количественное и обязательно суммовое выражение хозяйственной операции,
· наличие подписей.
Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты (показатели, зафиксированные в документе):
· наименование документа (формы);
· код формы;
· дата составления;
· наименование организации, от имени которой составлен документ;
· содержание хозяйственной операции;
· измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);
· наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
· личные подписи и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники)
На основе документов производится предварительный, текущий и последующий контроль за сохранностью средств предприятия и
экономической необходимости каждой хозяйственной операции.
· Предварительный контроль – это контроль за целесообразностью совершения хозяйственной операции, когда руководящий персонал подписывает документы, содержащие распоряжение на выполнение хозяйственной операции.
· Текущий контроль производится в процессе совершения хозяйственной операции.
· Последующий контроль осуществляется при получении документов и их обработке.
·
Документы, по которым хозяйственные операции совершены, поступают в бухгалтерию, где подвергаются трем видам проверки:
· Формальная проверка - проверка правильности оформления документов по форме. Бухгалтер определяет, полностью и правильно ли заполнены все реквизиты.
· Проверка по существу предполагает определение бухгалтером законности совершения хозяйственной операции, оформленной данным документом.
· Арифметическая проверка - проверка правильности подсчета данных документа. Проверенные документы подлежат группировке и расценке. Под группировкой документов понимается их сортировка по определенным признакам.
Расценка документов означает проставление в них денежных измерителей. Это необходимо, поскольку значительное их число составляется в натуральных показателях.
Движение документа от момента составления или получения от других предприятий до передачи в архив называется документооборотом.
