Перечень форм первичной учетной документации по учету торговых операций

--------+----------------------------------------+----------------

¦ Номер ¦ Наименование формы ¦ Формат ¦

¦ формы ¦ ¦ ¦

+-------+----------------------------------------+---------------+

¦ ¦ По учету торговых операций (общие) ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ТОРГ-1 ¦ Акт о приемке товаров 2А4 L ¦

¦ТОРГ-2 ¦Акт ¦ ¦

¦ ¦об установленном расхождении по¦ ¦

¦ ¦количеству и качеству при приемке¦ ¦

¦ ¦товарно - материальных ценностей ¦ 2А4 L ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ТОРГ-3 ¦Акт ¦ ¦

¦ ¦об установленном расхождении по¦ ¦

¦ ¦количеству и качеству при приемке¦ ¦

¦ ¦импортных товаров ¦ 2А4 L ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ТОРГ-4 ¦Акт ¦ ¦

¦ ¦о приемке товара, поступившего без счета¦ ¦

¦ ¦поставщика ¦ А4 L ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ТОРГ-5 ¦Акт ¦ ¦

¦ ¦об оприходовании тары, не указанной в¦ ¦

¦ ¦счете поставщика ¦ А4 ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ТОРГ-6 ¦Акт ¦ ¦

¦ ¦о завесе тары ¦ А4 L ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ТОРГ-7 ¦Журнал ¦ ¦

¦ ¦регистрации товарно - материальных¦ ¦

¦ ¦ценностей, требующих завеса тары ¦ 2А4 L ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ТОРГ-8 ¦Заказ - отборочный лист ¦ А4 L ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ТОРГ-9 ¦Упаковочный ярлык ¦ А5 L ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ТОРГ-10¦ Спецификация ¦ А4 ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ТОРГ-11¦ Товарный ярлык ¦ А5 L ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ТОРГ-12¦ Товарная накладная ¦ А4 L ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ТОРГ-13¦ Накладная ¦ ¦

¦ ¦на внутреннее перемещение, передачу¦ ¦

¦ ¦товаров, тары ¦ А4 L ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ТОРГ-14¦ Расходно - приходная накладная (для¦ ¦

¦ ¦мелкорозничной торговли) ¦ А4 L ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ТОРГ-15¦ Акт ¦ ¦

¦ ¦о порче, бое, ломе товарно -¦ ¦

¦ ¦материальных ценностей ¦ А4 L ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ТОРГ-16¦ Акт ¦ ¦

¦ ¦о списании товаров ¦ А4 ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ТОРГ-17¦ Приходный групповой отвес ¦ А4 L ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ТОРГ-18¦ Журнал ¦ ¦

¦ ¦учета товаров на складе ¦ 2А4 ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ТОРГ-19¦ Расходный отвес (спецификация) ¦ А4 ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ТОРГ-20¦ Акт ¦ ¦

¦ ¦о подработке, подсортировке,¦ ¦

¦ ¦перетаривании товаров ¦ 2А4 L ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ТОРГ-21¦ Акт ¦ ¦

¦ ¦о переборке (сортировке) плодоовощной¦ ¦

¦ ¦продукции ¦ 2А4 L ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ТОРГ-22¦ Акт ¦ ¦

¦ ¦о контрольной (выборочной) проверке яиц ¦ А4 ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ТОРГ-23¦ Товарный журнал ¦ ¦

¦ ¦работника мелкорозничной торговли ¦ 2А4 ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ТОРГ-24¦ Акт ¦ ¦

¦ ¦о перемеривании тканей ¦ А4 ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ТОРГ-25¦ Акт ¦ ¦

¦ ¦об уценке лоскута ¦ А4 ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ТОРГ-26¦ Заказ ¦ А4 ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ТОРГ-27¦ Журнал ¦ ¦

¦ ¦учета выполнения заказов покупателей ¦ 2А4 ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ТОРГ-28¦ Карточка ¦ ¦

¦ ¦количественно - стоимостного учета ¦ А4 L ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ТОРГ-29¦ Товарный отчет ¦ А4 ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ТОРГ-30¦ Отчет по таре ¦ А4 L ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ТОРГ-31¦ Сопроводительный реестр сдачи¦ ¦

¦ ¦документов ¦ А4 L ¦

--------+----------------------------------------+----------------

9. Порядок приема, регистрации, проверки и акцепта расчетных документов на поступившие товары.

Материалы - вид запасов. К материалам относятся сырье, основные и вспомогательные материалы, покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, топливо, тара, запасные части, строительные и прочие материалы.

43. Поступление материалов в организацию осуществляется в следующем порядке:

а) по договорам купли-продажи, договорам поставки, другим аналогичным договорам в соответствии с действующим законодательством;

б) путем изготовления материалов силами организации;

в) внесения в счет вклада в уставный (складочный) капитал организации;

г) получения организацией безвозмездно (включая договор дарения).

44. На материалы, поступающие по договорам купли-продажи, поставки и другим аналогичным договорам, организация получает от поставщика (грузоотправителя) расчетные документы (платежные требования, платежные требования-поручения, счета, товарно-транспортные накладные и т.п.) и сопроводительные документы (спецификации, сертификаты, качественные удостоверения и др.). Организация устанавливает порядок приемки, регистрации, проверки, акцептования и прохождения расчетных документов на поступающие материалы с учетом условий поставок, транспортировки (доставки до организации), организационной структуры организации и функциональных обязанностей подразделений (отделов, складов) и должностных лиц. При этом необходимо:

- зарегистрировать документы в журнале учета поступающих грузов;

- проверять соответствие данных этих документов договорам поставки (другим аналогичным договорам) по ассортименту, ценам и количеству материалов, способу и срокам отгрузки и другим условиям поставки, предусмотренным договором;

- проверять правильность расчетов в расчетных документах;

- акцептовать (оплатить) расчетные документы полностью или частично или мотивированно отказаться от акцепта (от оплаты);

- определять фактические размеры ответственности в случае нарушения условий договора;

- передавать документы в подразделения организации (бухгалтерскую службу, финансовый отдел и т.п.) в сроки, предусмотренные правилами документооборота организации.

45. Для получения материалов со склада поставщика или от транспортной организации (организации) уполномоченному лицу выдаются соответствующие документы и доверенность на получение материалов.

Оформление доверенностей производится в порядке, установленном действующим законодательством.

Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами, с приложением печати организации.

Доверенность от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей должна быть подписана также главным бухгалтером этой организации.

Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна.

46. Приемка материалов от организаций транспорта и связи по количеству и качеству осуществляется с учетом правил, действующих на транспорте и в органах связи соответственно, и условий договоров (купли-продажи, поставки, перевозки груза и т.п.).

47. Поступившие в организацию счета-фактуры, товарно-транспортные накладные, акты и другие сопроводительные документы на поступившие грузы передаются соответствующему подразделению организации (отделу материально-технического снабжения, складу и т.п.) как основание для приемки и оприходования материалов.

48. Материалы в организации должны быть своевременно оприходованы.

При приемке материалы подвергаются тщательной проверке в отношении соответствия ассортименту, количеству и качеству, указанным в расчетных и сопроводительных документах.

49. Порядок и сроки приемки материалов по количеству и качеству устанавливаются специальными нормативными документами.

Приемка и оприходование поступающих материалов и тары (под материалы) оформляются соответствующими складами, как правило, путем составления приходных ордеров (типовая межотраслевая форма N М-4 утверждена Постановлением Госкомстата России от 30.10.97 N 71а), при отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными (по количеству и качеству).

На массовые однородные грузы, прибывающие от одного и того же поставщика несколько раз в течение дня, допускается составление одного приходного ордера в целом за день. При этом на каждую отдельную приемку материала в течение этого дня делаются записи на обороте ордера, которые в конце дня подсчитываются, и общий итог записывается в приходный ордер.

Вместо приходного ордера приемка и оприходование материалов может оформляться проставлением на документе поставщика (счет, накладная и т.п.) штампа, в оттиске которого содержатся те же реквизиты, что и в приходном ордере. В этом случае заполняются реквизиты указанного штампа, и ставится очередной номер приходного ордера. Такой штамп приравнивается к приходному ордеру.

При перевозке грузов автотранспортом приемка поступающих материалов осуществляется на основе товарно-транспортной накладной, получаемой от грузоотправителя (при отсутствии расхождений между данными накладной и фактическими данными).

При установлении несоответствия поступивших материалов ассортименту, количеству и качеству, указанным в документах поставщика, а также в случаях, когда качество материалов не соответствует предъявляемым требованиям (вмятины, царапины, поломка, бой, течь жидких материалов и т.д.), приемку осуществляет Комиссия, которая оформляет ее актом о приемке материалов.

В случае составления приемного акта приходный ордер не оформляется.

Приемный акт о приемке служит основанием для предъявления претензий и исков к поставщику и (или) транспортной организации.

50. Материалы должны приходоваться в соответствующих единицах измерения (весовых, объемных, линейных, в штуках). По этим же единицам измерения устанавливается учетная цена.

В случае, когда материал поступает в одной единице измерения (например, по весу), а отпускается со склада в другой (например, поштучно), то его оприходование и отпуск отражаются в первичных документах, на складских карточках и соответствующих регистрах бухгалтерского учета одновременно в двух единицах измерения. При этом вначале записывается количество в единице измерения, указанной в документах поставщика, затем в скобках - количество в единице измерения, по которой материал будет отпускаться со склада.

Если затруднительно отражение движения такого материала одновременно в двух единицах измерения, возможен вариант перевода материала в другую единицу измерения с составлением акта перевода представителями отдела снабжения, бухгалтерской службы, специалистов других отделов (если это необходимо) и заведующего складом. В акте перевода в другую единицу измерения указывается количество материала в единице измерения, указанной в расчетных (сопроводительных) документах поставщика, и в единице измерения, по которой материал будет отпускаться со склада. Одновременно определяется учетная цена в новой единице измерения. На карточке складского учета материал приходуется в единице измерения поставщика, а также в другой (новой) единице измерения со ссылкой на акт перевода.

Если в расчетных (сопроводительных) документах поставщика указана более крупная (или более мелкая) единица измерения (например, в тоннах), чем принято в организации (например, в килограммах), такие материалы приходуются в той единице измерения, которая принята в данной организации.

51. Если в интересах производства целесообразно направить материалы непосредственно в подразделение организации, минуя склад, такие партии материалов отражаются в учете как поступившие на склад и переданные в подразделение организации. При этом в приходных и расходных документах склада и приходных документах подразделения организации делается отметка о том, что материалы получены от поставщика и выданы подразделению без завоза их на склад (транзитом).

Перечень материалов, которые могут завозиться транзитом непосредственно в подразделения организации, должен быть оформлен распорядительным документом по организации.

На стройках строительные материалы, конструкции и детали, поступающие в значительном количестве, как правило, завозятся непосредственно на объекты строительства, минуя базисный (центральный) склад.

52. При приемке импортных материалов следует учитывать правила и особенности, установленные договорами (контрактами) и таможенным законодательством.

53. Приемные акты и приходные ордера должны, как правило, составляться в день поступления соответствующих материалов на склад или в другие установленные в организации сроки, но не позже сроков, установленных нормативными актами для приемки поступающих грузов.

54. Материалы, поступающие на ответственное хранение, записываются заведующим складом (кладовщиком) в специальную книгу (карточку), хранятся на складе обособленно и не могут расходоваться.

В случае, если материалы, принятые на ответственное хранение, относятся в соответствии со статьей 225 Гражданского кодекса Российской Федерации к бесхозяйным вещам и являются скоропортящимися, или издержки по их хранению несоизмеримо велики по сравнению с их стоимостью, то организация может использовать указанные материалы в производственных и иных целях или продать. При этом указанные материалы приходуются в организации по рыночной стоимости.

Выручка от продажи этих материалов или их рыночная стоимость при использовании материалов для собственных нужд организации, уменьшенная на величину расходов по их хранению, продаже и других аналогичных затрат, подлежит возврату собственнику материалов.

55. В организации должен быть установлен контроль за поступлением материалов (за отгрузкой поставщиками), а также за производством расчетов с поставщиками и покупателями.

Контроль за своевременным оприходованием прибывших грузов осуществляется согласно решению руководителя организации соответствующими подразделениями (службой снабжения, бухгалтерской службой и т.п.) и (или) должностными лицами.

56. Материалы, закупленные подотчетными лицами организации, подлежат сдаче на склад. Оприходование материалов производится в общеустановленном порядке на основании оправдательных документов, подтверждающих покупку (счета и чеки магазинов, квитанция к приходному кассовому ордеру - при покупке у другой организации за наличный расчет, акт или справка о покупке на рынке или у населения), которые прикладываются к авансовому отчету подотчетного лица.

57. Сдача подразделениями на склад материалов оформляется накладными на внутреннее перемещение материалов в случаях, когда:

- продукция, изготовленная подразделениями организации, используется для внутреннего потребления в организации или для дальнейшей переработки;

- осуществляется возврат подразделениями организации на склад или цеховую кладовую;

- производится сдача отходов, образующихся в процессе производства продукции (выполнения работ), а также сдача брака;

- осуществляется сдача материалов, полученных от ликвидации (разборки) основных средств;

- других аналогичных случаях.

Операции по передаче материалов из одного подразделения организации в другое оформляются также накладными на внутреннее перемещение материалов.

10. Прием товаров на складе поставщика по доверенности. При приеме товаров на складе поставщика организация выдает своему работнику, с которым, как правило, заключен договор о пол­ной материальной ответственности, доверенность на получение то­вара.

Согласно п. 1 ст. 185 ГК РФ доверенностью признается письмен­ное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для предста­вительства перед третьими лицами. Как следует из п. 5 указанной ста­тьи доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредитель­ными документами, с приложением печати этой организации. Дове­ренность от имени юридического лица, основанного на государствен­ной или муниципальной собственности, на получение или выдачу де­нег и других имущественных ценностей должна быть подписана также главным (старшим) бухгалтером этой организации.

Порядок выдачи доверенностей на получение товаров непосредст­венно со склада поставщика и их регистрации бухгалтерией организа­ции-покупателя устанавливается Инструкцией о порядке выдачи дове­ренностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности, утвержденной Министерством финансов СССРпо согласованию с ЦСУ СССР 14.01.67 № 17.

Доверенности на получение товарно-материальных ценностей вы­даются должностным лицам предприятий, организаций и учреждений на бланках типовых форм № М-2 и № М-2а.

Выдача доверенностей лицам, не работающим на данном предпри­ятии (в организации, учреждении), не допускается.

Доверенности подписываются руководителем (заместителем руко­водителя) и главным бухгалтером предприятия (организации, учреж­дения) или лицами, ими на то уполномоченными. В тех случаях, ког­да бухгалтерский учет в соответствии с п. 2 ст. 6 Закона о бухгалтер­ском учете ведется специализированной организацией, доверенности на получение товарно-материальных ценностей подписываются руко­водителем (заместителем руководителя) предприятия (учреждения, организации), обслуживаемого этой организацией, и главным бухгал­тером специализированной организации или лицами, на то уполно­моченными.

Если обязанности по получению товара возлагаются на работника предприятия, с которым не заключен договор о полной материальной ответственности, то при выдаче доверенности на него возлагается полная материальная ответственность.

Право подписи доверенности лицами, уполномоченными нато ру­ководством и главным (старшим) бухгалтером предприятия (организа­ции, учреждения), оформляется приказом.

Доверенности выдаются на получение товарно-материальных цен­ностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению или другому заменяющему их документу.

В случаях когда доверенное лицо должно получать требуемые това­ры, материалы или продукты в одном месте (с одного склада), но по нескольким нарядам, счетам и другим заменяющим их документам, ему может быть выдана одна доверенность с указанием в ней номеров и дат выдачи всех нарядов, счетов и других аналогичных документов или несколько доверенностей, если товарно-материальные ценности следует получать на нескольких складах.

Доверенности регистрируются бухгалтерией организации. При выписке доверенностей следует иметь в виду, что перечень подлежа­щих получению товарно-материальных ценностей, предусмотренный на оборотной стороне доверенности, заполняется в случаях, когда в документе на отпуск товаров, указанном на лицевой стороне, не приведены наименования и количество ценностей, подлежащих полу­чению. Если же наименования и количество товарно-материальных ценностей приведены, перечень ценностей на оборотной стороне до­веренности прочеркивается.

Выдача доверенностей, полностью или частично незаполненных, и доверенностей без образцов подписей лиц, на имя которых они вы­писаны, не допускается.

Срок действия доверенности устанавливается в зависимости от возможности получения и вывоза соответствующих ценностей по наря­ду, счету, накладной или другому заменяющему их документу, на осно­вании которого выдана доверенность, но, как правило, не более чем на 15 дней.

Доверенности на получение товарно-материальных ценностей, рас­четы за которые производятся в порядке плановых платежей, например на систематическое получение продуктов питания для детских учреж­дений, допускается выдавать на весь календарный месяц.

При лишении доверенного лица права на получение ценностей по выданным ему доверенностям, срок действия которых еще не истек, последние отбираются, при этом получатель товарно-материальных ценностей немедленно ставит в известность поставщика об аннулиро­вании соответствующих доверенностей. С момента получения такого извещения отпуск ценностей по аннулированной доверенности пре­кращается.

При выдаче доверенности бухгалтерия организации регистрирует ее в корешке книжки доверенностей, в которой до начала выдачи из нее доверенностей должны быть пронумерованы все листы. На последнем листе книжки за подписью главного бухгалтера делается запись: «В на­стоящей книжке пронумеровано... листов». Количество листов указы­вается прописью.

Организации, у которых получение товарно-материальных ценно­стей по доверенностям носит массовый характер, регистрацию дове­ренностей могут производить в заранее пронумерованном и прошнуро­ванном журнале «Учет выданных доверенностей» следующей формы:

Номер доверен­ности	Дата выдачи	Срок действия доверен­ности	Должность и фами­лия лица, которому выдана доверен­ ность	Наиме­нование постав­щика	Номер и дата наряда (счета, спецификации и другого за­меняющего на­ряд документа) или извещения	Распис­ка лица, получив­шего доверен­ ность	Отметки о выпол­нении

Книжки доверенностей и журналы учета выданных доверенностей должны храниться у лица, ответственного за регистрацию доверенно­стей.

Лицо, которому выдана доверенность, обязано не позднее следую­щего дня после каждого получения ценностей независимо от того, по­лучены ли товарно-материальные ценности по доверенности полно­стью или частями, представить в бухгалтерию организации документы о выполнении поручений и о сдаче на склад (кладовую) или соответст­вующему материально ответственному лицу полученных им товарно-материальных ценностей.

Неиспользованные доверенности должны быть возвращены выдав­шей их организации на следующий день после истечения срока дейст­вия доверенности.

О возвращении неиспользованной доверенности делается отметка в корешке книжки доверенностей или в журнале учета выданных дове­ренностей (в графе «Отметки о выполнении поручения по выданной доверенности»). Возвращенная неиспользованная доверенность пога­шается надписью «Не использована» и хранится до конца отчетного года у лица, ответственного за их регистрацию. По окончании года не­использованные доверенности уничтожаются с составлением об этом соответствующего акта. Лицам, которые не отчитались в использова­ли доверенностей, по которым истек срок действия, новые доверенности не выдаются.

Главный бухгалтер организации обязан обеспечить:

контроль за соблюдением правил оформления, выдачи и регистра­ции доверенностей;

инструктаж лиц, получающих доверенности, о порядке представ­ления бухгалтерии документов о выполнении поручений по доверен­ности;

своевременный контроль за использованием доверенностей, осу­ществляемый на основе приходных документов (приходных ордеров, приемных актов и т. п.);

контроль за своевременньм представлением соответствующих при­ходных документов в пределах срока действия доверенности или воз­вратом доверенности при ее неиспользовании.

Отпуск торгующими, снабженческими, сбытовыми и другими организациями товарно-материальных ценностей не производится в случаях:

предъявления доверенности, выданной с нарушением установлен­ного порядка ее заполнения или с незаполненными реквизитами;

предъявления доверенности, имеющей поправки и помарки;

непредъявления паспорта, указанного в доверенности;

окончания срока, на который выдана доверенность;

получения сообщения получателя об аннулировании доверенности. Доверенности независимо от срока их действия отбираются по­ставщиком при первом отпуске товарно-материальных ценностей. При частичном отпуске каждый раз составляется накладная (приемо-сдаточный акт или другой аналогичный документ) с указанием в ней но­мера доверенности и даты ее выдачи. Один экземпляр накладной (или заменяющего ее документа) передается получателю товарно-материаль­ных ценностей, а другой подкладывается к оставшейся у поставщика доверенности и используется для наблюдения и контроля за отпуском согласно ей ценностей, а также для предъявления счета потребителю. По окончании отпуска товарно-материальных ценностей доверенность сдается в бухгалтерию вместе с документами на отпуск по ней послед­ней партии ценностей.

При применении Инструкции о порядке выдачи доверенностей следует помнить, что действие данного нормативного документа не распространяется на порядок получения грузов от транспортных орга­низаций (железнодорожного, водного, автомобильного, воздушного транспорта).

Рассмотрим особенности порядка приема товаров в зависимости от местаего осуществления.