Цель работы – изучение правил организации рассылок документов с использованием операции слияния.
Работа производится самостоятельно, с использованием справочной системы Microsoft Word.
Слияние – операция, с помощью которой можно создавать документы на бланках, почтовые наклейки, конверты и каталоги. Программа слияния помогает упорядочить сведения об адресе (данные), осуществить их слияние с общим документом, а затем напечатать или отправить по электронной почте окончательно настроенные документы.
Документ слияния состоит из поля основного неизменяемого текста и изменяемых полей, обеспечивающих индивидуальное обращение, сообщение индивидуальной информации и т.п.
Чтобы настроить содержимое документов слияния, используются поля слияния. При вставке данных полей в основной документ они содержат индивидуальные записи, отображающие сведения, находящиеся в источнике данных.
Для вставки основных сведений о получателях Microsoft Word использует два следующих поля слияния:
- поле AddressBlock является прототипом для имени и адреса получателя;
|
|
- поле GreetingLine является прототипом для приветствия.
Для дальнейшей персонализации каждого документа в него могут быть включены дополнительные поля слияния. Например, необходимо отправить сообщение с уведомлением местным предпринимателям о включении их компаний в ежегодный городской справочник. Вместо того, чтобы вводить в каждое сообщение название компании, можно вставить поле «Компания». Например, «Ваша «Компания» выбрана для включения во второе издание нашего справочника...». При завершении слияния Microsoft Word вставит необходимое название организации в каждое письмо.
Поля могут использоваться также для управления слиянием данных следующим образом:
- поля ASK и FILLIN выводят запрос, который заполняется при слиянии каждой записи данных с основным документом. Ответы записываются в указанный документ на бланке, в контракт или в другой составной документ, полученный в результате слияния с записью данных;
- поля IF выводят сведения только при выполнении указанных условий. Например, поле IF можно использовать, чтобы уведомить клиентов из определенного района об открытии нового, более близкого к ним филиала;
- поля SET (установка закладки) позволяют присвоить текст, число и другие данные закладке. В итоговых составных документах эти сведения можно использовать несколько раз. Если эти сведения будут изменены, то достаточно будет изменить один раз поле SET, а не искать по всему тексту и изменять каждое вхождение.
Кроме того, при слиянии можно использовать поля MergeRec, MergeSeq, Next, NextIf и SkipIf.
Данные для документов слияния могут быть получены из источников данных практически любого типа, включая таблицу Word, список контактов Microsoft Outlook, электронную таблицу Excel, базу данных Microsoft Access или текстовый файл.
|
|
Для достижения успеха следует уметь выполнять действия:
Ø начать работу с мастером слияния
во вкладке Рассылки ленты инструментов выбрать команду «Начать слияние»; в открывшейся палитре выбрать Пошаговый мастер слияния; справа на экране появится панель задач Слияние
Рассылки®Начать слияние®Пошаговый мастер слияния®…
Рис.42. Окно вкладки Рассылки и панель задач Слияние.
Ø создать основной документ письма (1 этап слияния)
во вкладке Рассылки ленты инструментов в разделе «Начать слияние» выбрать команду «Начать слияние»; в открывшейся палитре выбрать Письма и щелкнуть в нижней части панели по ссылке «Далее. Открытие документа»; на странице Выбор документа выбрать одно из двух действий: создать новый документ или использовать уже существующий документ
Если нужный документ отображен на экране, установить переключатель Текущий документ. Чтобы создать новый документ на основе шаблона, установить переключатель Шаблон. В разделе Шаблон щелкнуть по ссылке Выбор шаблона. В диалоговом окне Выбор шаблона найти нужный шаблон, выделить его и щелкнуть по кнопке ОК. Для поиска ранее созданного документа установить переключатель Существующий документ. Затем щелкнуть по кнопке Открыть. Выбрать нужный файл в диалоговом окне Открытие документа и щелкнуть по кнопке Открыть.
Рассылки®Начать слияние®Письма®
Далее. Открытие документа®Выбор документа®…
Рис. 43. Окно создания письма для рассылки.
Ø выбрать получателей письма (2 этап слияния)
в панели задач Слияние щелкнуть по ссылке Далее. Выбор получателей; на панели Выбор получателей выбрать способ получения списка получателей письма: ввести новый список, использовать имеющийся список или выбрать список получателей из адресной книги программы Outlook; в появившемся списке получателей снять флажки напротив получателей, которые не должны получить письмо
доступ к панели выбора получателей возможен также из раздела Начать слияние вкладки Рассылки
Рассылки®Начать слияние®Выбрать получателей®…
Рис. 44. Панель «Выбрать получателей» вкладки Рассылки.
Ø ввести список получателей письма
при выборе команды «Ввести новый список» пользователю становится доступным диалоговое окно «Новый список адресов»; в открывшемся окне выбрать «Настройка столбцов» и задать параметры необходимых для работы столбцов формы (количество и название); ввести данные в поля списка, создавая новые записи
Примечание:
перемещения к следующему полю используйте клавишу Tab, а для перемещения к предыдущему – клавиши Shift+Tab, также можно с помощью мыши
Рис. 45. Диалоговое окно «Новый список адресов».
Ø сохранить список адресов
после завершения создания списка адресов, щелкнуть по кнопке ОК (Закрыть); в появившемся окне «Сохранение списка адресов» ввести имя файла в поле Имя файла и щелкнуть по кнопке Сохранить; после сохранения списка адресов появится диалоговое окно Получатели слияния; проверить введенный список получателей письма
Ø использовать существующий список получателей письма
при выборе команды «Использовать существующий список» пользователю становится доступным диалоговое окно «Выбор источника данных», в котором отображается содержание папки «Источники данных»; в открывшемся окне указать нужный список адресов и щелкнуть по кнопке Открыть; появится диалоговое окно Получатели слияния
Рассылки®Использовать существующий список®
Выбор источника данных®…
Рис. 46. Окно «Выбор источника данных» операционной системы.
|
|
Ø редактировать записи в источнике данных
на вкладке Рассылки выбрать команду Изменить список получателей; в списке Источник данных выбрать нужный источник и щелкнуть по кнопке Изменить элемент
Рассылки®Изменить список получателей®
Источник данных®Изменить элемент®…
Ø создать письмо (4 этап)
поместить курсор в то место основного документа, куда необходимо добавить поле слияния, и щелкнуть по ссылке, соответствующей типу этого поля слияния (блок адреса, строка приветствия, почтовая марка, другие элементы); в появившемся окне задать параметры (объекты) поля слияния и подтвердить вставку, нажав на кнопку ОК; щелкнуть на ссылку Далее. Просмотр писем
Рис. 47. Опции панели «Создание письма» панели «Слияние» и документ с вставленными полями слияния.
Ø вставить в основной документ поле слияния
в вкладке Рассылка в разделе Составление документа выбрать команду Вставить поле слияния; в появившемся меню выбрать вставляемое поле; задать его параметры в появившемся окне инажать на кнопку ОК
Рассылки®Изменить список получателей®
Источник данных®Изменить элемент®…
Рис. 48. Добавление полей слияния в документ.
Ø задать параметры блока адреса
в диалоговом окне Вставка блока адреса снять (установить) флажок для данных, которые не должны (должны) быть включены в адресный блок это поле; подтвердить выбор, нажав на кнопку ОК
Рис. 49. Диалоговое окно «Вставка блока адреса».
Ø задать параметры блока Строка приветствия
в диалоговом окне Вставка строки приветствия выбрать из раскрывающегося списка нужный формат строки приветствия; определить строку приветствия для неверно заданных имен получателей;подтвердить выбор, нажав на кнопку ОК
Рис. 50. Диалоговое окно «Вставка строки приветствия».
Ø просмотреть письмо (5 этап)
после нажатия на ссылку Далее. Просмотр писем окна Слияние пользователю доступен режим предварительного просмотра документа слияния: просмотреть полученные документы можно используя кнопки перемещения панели Просмотр писем; панель позволяет также изменить список получателей
|
|
Рис. 51. Предварительный просмотр документа слияния.
Ø завершить слияние (6 этап)
после нажатия на ссылку Далее. Завершение слияния окна Слияние пользователь может отправить полученный документ на печать, сохранить как отдельный документ, а также изменить часть писем
Ø создать конверты и наклейки
процесс создания конвертов и наклеек аналогичен процессу создания писем