Основные вопросы темы. 1. Организация контроля исполнения документов

1. Организация контроля исполнения документов.

2. Компетенция службы ДОУ в области контроля за исполнением документов.

3. Сроки исполнения документов.

1. Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Массив контрольных сведений входит в состав информационно- поисковой системы организации.

Цель контроля – содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, конкретных сотрудников.

Контроль исполнения включает:

• постановку документа на контроль;

• проверку своевременного доведения документа до исполнителя;

• проверку и регулирование хода исполнения;

• учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя организации.

Контроль осуществляют руководители, служба ДОУ и ответственные исполнители. Документы других систем контролируются соответствующими подразделениями или сотрудниками.

Ответственность за контроль в целом по организации несет ее руководитель. Контроль входит в должностные обязанности руководителей всех рангов. Важное условие эффективности контроля за исполнением документов – его централизация.

В организациях составляется и утверждается руководством перечень документов, подлежащих контролю за исполнением (помещается в приложении к инструкции по делопроизводству).

Состав документов, подлежащих обязательному контролю:

• документы директивных и вышестоящих органов;

• распорядительные документы организации;

• важные специфические документы, свойственные данной системе управления и имеющие конкретные сроки исполнения.

2. В функции службы ДОУ входят регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок, обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам.

Операции службы:

• формирование картотеки контролируемых документов;

• направление карточки контролируемого документа (пункта задания) в подразделение-исполнитель;

• выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя;

• напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;

• получение информации о ходе и результатах исполнения;

• запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа;

• регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;

• сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов;

• снятие документов с контроля по указанию руководителей;

• формирование картотеки исполненных документов.

Порядок проверки исполнения заданий:

• последующих лет – не реже одного раза в год;

• последующих месяцев текущего года – не реже одного раза в месяц;

• текущего месяца – каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока исполнения.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения.

Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе. Результаты работы исполнителей с контролируемыми документами должны периодически (не реже одного раза в месяц) обобщаться и анализироваться службой ДОУ и доводиться до сведения руководителя организации в целях повышения исполнительской дисциплины.

3. Срок исполнения документа – срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших – с даты поступления. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом. Типовые сроки исполнения документов установлены в указах Президента Российской Федерации, законах Российской Федерации, нормативных документах центральных функциональных и отраслевых органов управления.

Некоторые типовые сроки исполнения документов:

- поручения Президента Российской Федерации, Председателя Правительства и Заместителя Председателя Правительства, содержащие указание «срочно», «незамедлительно» (или аналогичное), подлежат исполнению в течение трех дней с даты подписания поручения;

- указания Президента Российской Федерации, Председателя Правительства и Заместителя Председателя Правительства с отметкой «оперативно» предусматривают десятидневный срок исполнения поручения; - если срок исполнения в поручении Президента Российской Федерации, Председателя Правительства и Заместителя Председателя Правительства не указан, оно подлежит исполнению в течение одного месяца с даты его подписания;

- запросы, поступающие в соответствии с законодательством Российской Федерации из правоохранительных органов, исполняются в федеральном органе исполнительной власти в указанный в запросе срок, а если срок не установлен – в течение 30 дней;

- обращения граждан рассматриваются в федеральном органе исполнительной власти в течение 30 дней с даты поступления; при необходимости срок рассмотрения письменного обращения может быть продлен заместителем руководителя федерального органа исполнительной власти, но не более чем на 30 дней, с одновременным информированием заявителя и указанием причин продления.

Часть сроков исполнения зафиксирована в приложении к ГСДОУ:

- письма организаций – десять дней;

- протокол разногласий: составление и направление в десятидневный срок; рассмотрение в 20-дневный срок и т.д.

В рамках конкретной организации могут быть установлены типовые сроки исполнения и для документов, не нашедших отражения в нормативных актах. После их включения в табель форм документов или инструкцию по делопроизводству, они также становятся типовыми для всех сотрудников организации.

Типовые сроки исполнения могут быть установлены и самой организацией (в табеле форм или инструкции по делопроизводству).

Индивидуальный срок исполнения документа – это срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией руководителя организации. Индивидуальные сроки исполнения должны указываться в тексте документа или резолюции при получении входящего документа только в том случае, если этот срок отличается от установленного руководством организации или автором документа или отсутствует в перечне типовых сроков.

Исполнение документа должно контролироваться с момента постановки его на контроль.

Техническое средство контроля – входной формат (карточка или экранный шаблон).

При организации контроля исполнения используются экземпляры регистрационно-контрольных карточек.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке:

- типовые сроки – принятием нового акта;

- индивидуальные – руководителем, который их установил.

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеет право только вышестоящая организация, организация – автор документа и органы государственного надзора.

Исполненные и отправляемые документы (подписанные, зарегистрированные и в необходимом количестве экземпляров) передаются в экспедиционную обработку. Отправка документов должна производиться в упаковке, соответствующей техническим требованиям и сохранности носителей и записанной на них информации.

Для рационализации движения документов внутри организации разрабатываются графики сроков и последовательности прохождения документов в организации, а также технологические инструкции (схемы), в которых в графической форме определяется последовательность движения документов и их проектов.