Разработка и ведение номенклатуры дел в федеральном органе исполнительной власти

Номенклатура дел составляется на основе изучения положения о федеральном органе исполнительной власти, регламента федерального органа исполнительной власти, положений о структурных подразделениях и других документов, регламентирующих деятельность федерального органа исполнительной власти и порядок ее документирования, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в деятельности федерального органа исполнительной власти.

В федеральном органе исполнительной власти составляются номенклатуры дел структурных подразделений и номенклатура дел федерального органа исполнительной власти, или сводная номенклатура дел. Номенклатура дел структурного подразделения составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства структурного подразделения, и согласовывается с архивом федерального органа исполнительной власти, службой ДОУ, подписывается руководителем подразделения и представляется в службу ДОУ.

Вновь созданное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел подразделения и представляет ее в службу ДОУ федерального органа исполнительной власти.

Номенклатура дел федерального органа исполнительной власти составляется службой ДОУ из номенклатур дел структурных подразделений. Методическую помощь при составлении номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти оказывают архив федерального органа исполнительной власти и Центральная экспертная комиссия федерального органа исполнительной власти.

Один раз в 5 лет номенклатура дел федерального органа исполнительной власти согласовывается с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива, в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти документы Архивного фонда РФ.

Номенклатура дел федерального органа исполнительной власти, подписанная руководителем службы делопроизводства, утверждается руководителем федерального органа исполнительной власти после ее согласования с центральной экспертной комиссией федерального органа исполнительной власти не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года. В случае изменения функций и структуры федерального органа исполнительной власти номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива.

Номенклатура дел готовится не менее чем в четырех экземплярах: 1-й экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дело службы ДОУ, 2-й используется в службе ДОУ как рабочий экземпляр, 3-й – применяется в архиве федерального органа исполнительной власти, 4-й – в федеральном государственном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел. Рабочий экземпляр номенклатуры дел может вестись в службе ДОУ федерального органа исполнительной власти в электронном виде.