Использование полей для автоматизации подготовки документов

Поле представляет собой специальный код, служащий для вызова одной из функций Word, вместо которого подставляется значение этой функции при обновлении полей. Поля используются в качестве местозаполнителей для данных, которые могут изменяться, а также для создания составных документов: конвертов, наклеек и т.п.

Поля можно отображать на экране и выводить на печать в виде кодов полей или в виде значений полей. Обычно в документе отображаются и выводятся на печать значения полей, такие как дата, номера страниц, номера названий объектов (рисунков, таблиц, формул), перекрестные ссылки и др.

Использование полей позволяет автоматизировать процесс подготовки ряда важных компонентов документа, таких как предметный указатель, оглавление, список иллюстраций.

Коды и ключи полей

Код поля – текстовый заполнитель, показывающий место, где будут отображаться указанные сведения из источника данных. Коды поля включают знаки поля, тип поля и инструкции. Коды полей отображаются внутри фигурных скобок { }.

Значение поля – текст или графические объекты, вставленные в документ в результате выполнения программой Microsoft Word инструкций, содержащихся в полях. Когда выполняется печать документа или скрыты коды полей, вместо кодов полей в документе отображаются значения полей. Ограничивающие поле фигурные скобки { } нельзя вводить с клавиатуры. Чтобы вставить пустые фигурные скобки для дальнейшей работы с полями нужно нажать комбинацию клавиш CTRL+F9.

Ключ – особая инструкция, которая при помещении в поле вызывает выполнение определенного действия.

Например поле Date имеет ключ { DATE \@ "dddd, d MMMM yyyy 'г.'" }, где:

DATE – тип поля;

\@ "dddd, d MMMM yyyy 'г.'" – инструкция для поля (ключ).

При выполнении текстовым редактором инструкций поле будет отображать значение: вторник, 31 марта 2015 г.