Регламентирование работы местной администрации

Формирование рациональной организационной структуры местных администраций является необходимым, но недостаточным условиям их эффективной работы. Изучение практики муниципального управления позволяет выявить имеющиеся недостатки в организации работы местных администраций, к которым относятся:

- отраслевая разобщенность структурных подразделений и слабые горизонтальные взаимодействия между ними;

- дублирование функций и неравномерная загруженность работников в подразделении;

- отсутствие карт организационных процедур, с помощью которых они взаимодействуют между собой (процедура прохождения проекта бюджета, формирование муниципального заказа);

- положения о подразделениях администрации и должностные инструкции не в полном объеме отражают выполняемые ими функции, отсутствуют перечни муниципальных услуг, оказываемые гражданам и организациям.

Устранение перечисленных недостатков требует четкой организации регламентации и планирования всех сторон деятельности органов муниципального управления и их структурных подразделений.

Основную роль в организации работы властных структур играет система нормативных актов различного уровня. Основным внутренним нормативным актом, определяющим организацию деятельности местной администрации является ее регламент, который утверждается главой администрации.

На основе регламента формируются документопотоки, распределяются обязанности, ответственность и права. Регламент местной администрации, как правило, определяет следующие вопросы:

- организация деятельности администрации;

- планирование работы администрации;

- порядок взаимодействия администрации с представительным органом, органами государственной власти, общественными организациями.

- порядок подготовки, оформления, принятия и опубликования распорядительных документов различного типа и назначения:

- порядок подготовки и проведения аппаратных и других совещаний;

- организация работы со служебными документами;

- распределение обязанностей между главой местной администрации, его заместителями и руководителем аппарата;

- порядок работы с обращениями граждан и организация личного приема граждан;

- организация работы по осуществлению контроля и проверки исполнения документов в администрации;

- организация работы с кадрами;

- внутренний распорядок работы администрации.

Наряду с регламентом важное значение для организации работы администрации имеют такие документы, как положения о структурных подразделениях и должностные инструкции работников.

Положение о структурном подразделении (органе управления) администрации муниципального образования представляет собой нормативный документ, определяющий его организационно-правовое положение в структуре исполнительного органа местного самоуправления. Положение регламентирует организацию деятельности структурного подразделения (органа управления), место и роль в общей системе управления муниципального образования, определяет порядок взаимодействия с другими подразделениями администрации, представительным органом местного самоуправления, органами государственной власти.

Положения для всех структурных подразделений должны составляться по единой методике и на основе современных технических средств.

Положение о структурном подразделении (органе управления)
администрации, как правило, состоит из следующих разделов:

1. Общие положения.

2. Основные задачи.

3. Функции.

4. Права.

5.Ответственность.
6. Взаимодействие с другими структурными подразделениями.

Положение подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается распорядительным документом, издаваемым руководителем администрации или руководителем, в чьем ведении находится отдел (сектор).

В соответствии с положениями и профилем своей работы структурные подразделения администрации осуществляют работу с гражданами (клиентами), курируют работу подведомственных предприятий, организаций и учреждений, собирают необходимую информацию, подготавливают отчеты и другие справочно-информационные и аналитические материалы, по поручению главы администрации, его заместителя или по собственной инициативе готовят проекты постановлений; проводят экспертизу проектов постановлений главы администрации, визируют указанные проекты, решают другие вопросы в сфере своей компетенции.

Должностная инструкция представляет собой основной документ, который устанавливает организационно-правовое положение отдельного работника в органе муниципального управления или его структурного подразделения.

Должностные инструкции разрабатываются на основе положений о структурных подразделениях и с учетом технологического и квалификационного разделения труда. Должностные инструкции призваны содействовать правильному подбору, расстановке и закреплению кадров, повышению их профессиональной квалификации, совершенствованию функционального и технологического разделения труда между руководителями и специалистами.

Утверждает должностные инструкции руководитель структурного подразделения, гриф утверждения заверяется печатью.

Структура должностной инструкции включает в себя следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Основные задачи и обязанности.

3. Права.

4. Ответственность.

5. Требования к работнику.

В должностной инструкции также устанавливается порядок и сроки ее пересмотра, определяются условия этого пересмотра. К ним могут относиться изменения организационной структуры подразделения перераспределение обязанностей между работниками и руководством, изменение функций подразделения и перераспределения работы между сотрудниками и другое.

С должностной инструкцией руководитель должен ознакомить работника под расписку. При этом отказ работника подписать документ, не может служить основанием для введения должностной инструкции в силу.

2. Система планирования работы местной администрации.

Система планирования работы администрации позволяет согласовывать во времени все стороны деятельности руководства местной администрации и структурных подразделений. В администрациях принято разрабатывать годовые и квартальные (реже месячные) планы работы, а также недельные оперативные планы. Порядок их разработки должен определяться регламентом работы администрации.

Текущая деятельность администрации направлена на выполнение планов и программ социально – экономического развития муниципального образования и планирования работы администрации и ее подразделений подчиненно этим задачам.

Исходя из этого система планирования работы местной администрации состоит из следующих плановых документов:

1. Годовой план действий администрации по реализации годового плана (прогноза) социально – экономического развития муниципального образования.

2. Квартальный план работы администрации.

3. Квартальный план работы Коллегии администрации.

4. Квартальных планов работы структурных подразделений администрации.

В процессе разработки плана работы администрации заместители главы администрации, руководители структурных подразделений представляют руководителю аппарата администрации свои предложения не позднее чем за 15 дней до окончания квартала. Руководитель аппарата обобщает представленные планы работ подразделений, при необходимости осуществляет согласование, вносит уточнения и предоставляет сводный проект плана главе администрации на утверждение за 10 дней до начала планируемого периода. Утвержденный план работы рассылается в структурные подразделения и доводится до сведения заместителей главы администрации не позднее трех дней со дня утверждения.

План работы местной администрации состоит из следующих разделов:

- вопросы, выносимые администрацией на рассмотрение представительного органа муниципального образования;

- перечень правовых актов по вопросам деятельности администрации;

- вопросы, выносимые на рассмотрение коллегии администрации;

- перечень организационных и культурно – массовых мероприятий, проводимых администрацией в масштабе муниципального образования;

- перечень информационно – аналитических справок и записок;

- перечень контрольных мероприятий.

В планы включаются перечни конкретных мероприятий с указанием ответ­ственных исполнителей, сроков исполнения и форм контроля. Ход реализации планов рассматривается еженедельно на аппаратных совещаниях, проводимых главой администрации или его заместителем. Особое внимание уделяется анализу причин, которые не позволили достичь планируемых результатов, по мере необходимости в принятые ранее планы вносятся коррективы.

Общий контроль за выполнением всех мероприятий, предусмотренных планом работы администрации, возлагается на руководителя аппарата администрации.