В тексте документа обычно выделяются две смысловые части: в одной излагаются причины, основания и цели составления документа, в другой – выводы, предложения, просьбы, рекомендации, распоряжения. Для облегчения восприятия информации рекомендуется начинать документ с изложения существа вопроса: просьбы, предложения и т.п., а затем подкреплять их обоснованиями.
Некоторые документы могут состоять из одной части: заявление, приказ, письмо.
Документы неоднородны по степени унификации и стандартизации. На основе критерия жесткости текстовых норм выделяется три типа деловых текстов:
1) Образец-матрица характеризуется фиксированностью трех основных параметров организации текста: набора содержательных элементов (реквизитов), их последовательности и пространственного расположения. Здесь имеет место наиболее жесткое ограничение на все параметры, наиболее полная унификация документов, таких, как, например, справка, доверенность, паспорт, аттестат. Единообразными в этих документах, которые обычно действительны долгое время, оказываются не только оформление, но и типовое содержание.
2) Образец-модель демонстрирует больший по сравнению с образцом-матрицей уровень текстовой свободы. При фиксированности двух основных параметров текста: набора основных содержательных элементов (реквизитов) и их последовательности – эти документы имеют вариативное содержание. К текстам, построенным по типу «образца-модели» относится большая часть деловых писем.
3) Образец-схема – это наименее жесткий тип организации документа, характеризуемого только параметром фиксированности набора основных элементов содержания (реквизитов).
Задание 1. Познакомьтесь с определениями некоторых деловых документов. К какому типу деловых текстов вы можете отнести эти жанры на основе критерия жесткости текстовых норм?
Автобиография – документ, содержащий социально значимые сведения из жизни автора.
Акт – документ, содержащий запись о каком-либо юридическом факте.
Биография – документ, содержащий общественно важные сведения из чьей-либо жизни.
Деловое письмо – документ, используемый для передачи информации на расстояние, служащий средством общения между учреждениями, а также между учреждениями и частными лицами.
Доверенность – документ, дающий кому-либо право действовать от имени лица, его выдавшего.
Докладная записка – документ, адресованный руководителю учреждения, информирующий о имеющем место явлении, факте, событии, о сложившейся ситуации, о выполненной работе.
Заявление – документ, содержащий просьбу о чем-либо.
Инструкция – документ, содержащий указания, свод правил, устанавливающий порядок и способ осуществления чего-либо.
Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.
Отчет – документ, содержащий сведения о выполнении какого-либо задания, представляемый вышестоящему учреждению или должностному лицу.
Постановление – 1. Правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач. 2. Документ, отражающий результаты деятельности коллегиальных органов.
Приказ – документ, содержащий официальное распоряжение органа власти, руководителя учреждения.
Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения и принятия решений на собраниях, заседаниях коллегиальных органов.
Расписка – документ, подтверждающий получение чего-либо.
Решение – то же, что постановление (во 2 знач.).
Справка – документ, содержащий краткие сведения, данные о ком-, чем‑либо.
Характеристика – документ, содержащий отзыв, заключение о чьей-либо служебной, общественной и т.п. деятельности, о деловых качествах кого-либо.
Задание 2. Проанализируйте набор реквизитов и содержательно-композиционную структуру документа.