2015-04-30
3594
Процессу приема сотрудника на работу предшествует ряд подготовительных этапов, которые позволяют составить точное представление о том, какой специалист и какой квалификации действительно нужен для данной должности, какими деловыми, моральными и личными качествами он должен обладать. Особенно это касается должностей, связанных с владением конфиденциальной информацией. Можно выделить следующие этапы:
• предварительно сформулировать, какие функции должен выполнять сотрудник, каков круг его ответственности, какие качества, знания и уровень квалификации необходимо иметь претенденту;
• составить перечень ценных и конфиденциальных сведений, с которыми будет работать специалист;
• составить перечень форм поощрения и стимулирования,которые может получать сотрудник;
• составить другие перечни вопросов, которые необходимо будет решать специалисту, перечни его личных качеств, возрастных, профессиональных и иных характеристик;
• составить описание должности — документ аналогичный по структуре должностной инструкции, который определяет требования к кандидату на должность (но это документ — вспомогательный).
Выполнение указанных этапов облегчит процедуру подбора кандидатов и сделает отбор их более обоснованным и объективным. Кандидаты предварительно знакомятся с указанными выше документами, что делает собеседование с ними более целенаправленным и конкретным. Кроме того, ознакомившись с документами, кандидат может отказаться от предлагаемой работы. Описание вакантной должности имеет для работодателя примерно такое же значение, как и резюме для кандидата.
Поиск кандидата на вновь создаваемую или вакантную должность в фирме не должен носить бессистемный характер. Случайный человек, пришедший с улицы, в определенной степени таит опасность для фирмы как с точки зрения его профессиональной пригодности, так и личных, моральных качеств. Особую опасность подобный метод подбора представляет для должностей, связанных с владением конфиденциальной информацией или материальными ценностями. Случайные претенденты на должность обычно рассылают или разносят по предприятиям, учреждениям и фирмам свое резюме. Им не важно, где работать, их просто интересует работа по данной специальности.
С другой стороны, случайный человек не всегда плох и поэтому данный метод при подборе персонала является наиболее распространенным и объективно завоевал право на существование. Но дело в том, что он не Должен быть единственным.
Помимо пассивного ожидания прихода нужного человека, существует ряд эффективных направлений активного поиска кандидатов на вакантную должность или рабочее место. К числу основных направлений можно отнести следующие:
1. Поиск, кандидатов внутри фирмы, особенно если речь идет о руководителе или специалисте высокого уровня. Этот метод дает возможность продвигать перспективных работников по служебной лестнице и заинтересовывать их работой, воспитывать преданность делам фирмы. Можно приглашать на должность лицо, ранее работавшее в фирме и хорошо себя зарекомендовавшее.
Перераспределение персонала в соответствии с его склонностями и способностями всегда дает большой положительный эффект в улучшении работы фирмы и обеспечении ее информационной безопасности. Но надо учитывать, что поддерживается коллективом только такое продвижение по службе, которое определяется высокими деловыми качествами работника. Не может получить одобрения персонала выдвижение плохого работника, в частности по принципу личных связей или знакомства.
Большим преимуществом этого метода является то, что о кандидате достаточно много известно всему коллективу и судить о профессиональных, моральных и личных качествах, соответствии предлагаемой должности можно на основании достаточно обширного опыта.
Метод имеет недостаток, который состоит в том, что без притока новых людей коллектив теряет свои новаторские качества. Новые люди — это новые идеи, предложения и перспективы развития.Тем не менее этот метод является наилучшим и наиболее надежным при подборе кандидата на должность, связанную с владением ценной и конфиденциальной информацией.
2. Поиск кандидатов среди студентов и выпускников учебных заведений, установление связей с подразделениями вузов, занятыми трудоустройством выпускников. Можно иметь достаточно полную информацию о профессиональных и личных качествах студентов. Очень эффективно вести поиск (даже на средних курсах) наиболее способных студентов, привлекать их в процессе учебы к работе в организации, отплачивать их труд и, может быть, финансировать обучение в вузе, платить стипендию. Коллектив фирмы должен регулярно омолаживаться. Это лекарство от застоя идей, путь к успеху.
3. Обращение в государственные и частные бюро, агентства по найму рабочей силы, биржи труда, организации по трудоустройству лиц, уволенных по сокращению штатов, трудоустройству молодежи, бывших военнослужащих и т.п. Подобные агентства предлагают требуемый контингент работников на имеющиеся рабочие места, ведут целенаправленный поиск необходимого специалиста высокой квалификации, организуют переподготовку специалистов по индивидуальным заказам.
При обращении в агентство необходимо составить перечень служебных обязанностей и требований к нужному работнику, без указания конфиденциальных сведений, с которыми будет связана работа.
4. Рекомендации работающих в фирме сотрудников. Обычно такие рекомендации отличаются ответственным и взвешенным характером, так как с рекомендуемыми людьми сотрудникам придется работать вместе.
Указанные направления поиска кандидатов на должности, связанные с владением конфиденциальной информацией, как правило, позволяют выбрать необходимых работников из ряда лиц, изъявивших желание занять вакантную должность.
Технологическая цепочка приема сотрудников, работа которых связана с владением ценной и (или) конфиденциальной информацией, включает следующие процедуры:
• подбор предполагаемого кандидата (кандидатов) для приема на работу или перевода, получение резюме;
• изучение резюме (и личного дела, если кандидат работает на фирме) руководством фирмы, структурного подразделения и службой персонала, вызов для беседы подходящих кандидатов;
• информирование кандидатов, работающих в фирме, об их будущих должностных обязанностях, связанных с владением тайной фирмы;
• знакомство (предварительное собеседование) руководства фирмы, структурного подразделения и службы персонала с кандидатами, не работающими в фирме; беседа с ними, уточнение отдельных положений резюме; ответы на вопросы о будущей работе; изучение полученных от кандидата рекомендательных писем;
• заполнение кандидатами, не работающими в фирме, и представление в отдел кадров заявления о приеме, автобиографии, личного листка по учету кадров (с цветной фотокарточкой), копий документов об образовании, наличии ученых степей, ученых и почетных званий, передача в отдел кадров рекомендательных писем и при наличии характеристик;
• обновление материалов личного дела работающего в фирме сотрудника; получение представления о переводе на новую должность от руководителя структурного подразделения;
• собеседование кандидатов с работником отдела кадров по представленным документам, при необходимости подтверждение тех или иных сведений представлением дополнительных документов;
• опрос сотрудником отдела кадров авторитетных для фирмы лиц, лично знающих кандидата на должность, протоколирование опроса;
• собеседование экспертов с кандидатами с целью определения их личных и моральных качеств, а для неработающих в фирме сотрудников дополнительно — профессиональных способностей; рассмотрение медицинской справки;
• при необходимости — тестирование и анкетирование кандидатов;
• по совокупности собранных материалов и их анализа принятие решения руководством фирмы об отборе единственного претендента и возможности предложить ему работу, связанную с владением тайной фирмы;
• заключительное собеседование с претендентом на должность, получение от него принципиального согласия на работу с конфиденциальной информацией;
• в случае согласия — подписание претендентом обязательства о неразглашении тайны фирмы, в частности, сообщаемых ему конфиденциальных сведений; информирование претендента о характере конфиденциальной информации, с которой он будет работать, наличии системы защиты этой информации и тех ограничениях, которые придется учитывать работнику в служебной и неслужебной обстановке;
• беседа-инструктаж руководителя структурного подразделения, руководителя службы безопасности и сотрудника службы персонала с претендентом на должность; ознакомление претендента с должностной инструкцией, рабочими технологическими инструкциями, инструкцией по обеспечению информационной безопасности фирмы и другими аналогичными материалами;
• составление проекта контракта, содержащего пункт об обязанности работника не разглашать конфиденциальные сведения фирмы;
• подписание контракта о временной работе без права доступа к конфиденциальной информации;
• составление и подписание приказа о приеме на работу с испытательным сроком (или на временную работу);
• заведение личного дела на вновь принятого сотрудника;
• заполнение на сотрудника необходимых учетных форм, в том числе личной карточки формы Т-2;
• внесение фамилии сотрудника впервичные учетные бухгалтерские документы;
• внесение соответствующей записи в трудовую книжку сотрудника;
• изучение личных, моральных и профессиональных качеств сотрудника в течение испытательного срока;
• обучение сотрудника правилам работы с конфиденциальной информацией и документами, инструктажи, проверка знаний;
• анализ результатов работы сотрудника в течение испытательного срока, составление нового контракта о длительной работе и издание соответствующего приказа или отказ сотрудника в работе;
• оформление допуска сотрудника к конфиденциальной информации и документам.
Предоставленный комплект документов, из которых в дальнейшем будет сформировано личное дело сотрудника, является предметом тщательного изучения руководителями фирмы, структурного подразделения, коллегиального органа управления и службы персонала при решении вопроса о назначении данного лица на должность.
Изучение документов не должно носить формально-бюрократический характер и быть единственным критерием в решении вопроса о назначении данного лица на должность. Изучение документов следует сочетать с объективным анализом нескольких личностей, претендующих на должность, сопоставлением результатов собеседований, тестирования, опросов и т.п. Все это в совокупности позволит на конкурсной или неконкурсной основе правильно провести отбор именно того претендента на должность, который более всего отвечает составленным ранее требованиям.
Предоставленные кандидатом персональные документы тщательно проверяются на достоверность: соответствие фамилий, имен и отчеств, других персональных данных, наличие необходимых отметок и записей, идентичность фотокарточки и личности гражданина (на фотографии очки, парик — только при постоянной носке), соответствие формы бланка годам их использования, отсутствие незаверенных подчисток, исправлений, попыток замены листов, фотографий, соответствие и качество печатей и т.п. При каких-то сомнениях кандидата просят представить дубликаты испорченных документов, заверить исправления. Сведения, включенные в характеристики, рекомендательные письма, списки научных трудов и изобретений, выданные и заверенные другими учреждениями, могут быть проверены Путем обращения в эти учреждения. Документы, явно недостоверные, могут быть возвращены гражданину, и одновременно ему отказывается в рассмотрении вопроса о приеме на работу без объяснения причины отказа. Сведения, указываемые в резюме, не проверяются.
Заявление о назначении (переводе) на должность, личный листок по учету кадров, автобиография пишутся или заполняются гражданином собственноручно, без использования пишущей машинки или принтера.
Все записи, сделанные в личном листке по учету кадров, и текст автобиографии сравниваются сотрудником отдела кадров с персональными документами. Неподтвержденные записи, на которых настаивает гражданин, дополняются записью сотрудника отдела кадров «со слов гражданина». Исправления в указанных документах не допускаются.
Копии с аттестатов, дипломов, свидетельств, грамот и т.п., которые приобщаются к документам для решения вопроса о приеме на работу, снимаются с помощью копировальной техники в отделе кадров и заверяются сотрудником отдела. Копии, принесенные гражданином, внимательно сличаются с подлинником и также заверяются этим сотрудником. Нотариального заверения копий не требуется. Запрещается заверение копий с копии.
Паспорт, военный билет, дипломы, аттестаты и другие подобные персональные документы после работы с ними сотрудника отдела кадров возвращаются гражданину (кроме трудовой книжки).
При подборе персонала для работы с ценной или конфиденциальной информацией следует в первую очередь обращать внимание на личные и моральные качества кандидатов на должность, их порядочность и лишь затем — на их профессиональные знания, умения и навыки.
Важно уже на первых этапах отбора исключить те кандидатуры, которые по формальным признакам явно не соответствуют требованиям, предъявляемым к будущему сотруднику.
Собеседования с кандидатами на должность преследуют следующие цели:
• выявить реальную причину желания работать в даннойфирме;
• выявить возможных злоумышленников или попытаться увидеть слабости кандидата как человека, которые могут провоцировать преступные действия;
• убедиться, что кандидат не намерен использовать в работе секреты фирмы, в которой он раньше работал;
• убедиться в добровольном согласии кандидата соблюдать правила защиты информации и иметь определенные ограничения в профессиональной и личной жизни. Вопросники для собеседования составляются таким образом, чтобы выяснить:
• причины увольнения кандидата с прежнего места работы;
• источник информации о вакансии в данной фирме — кто подсказал, кто рекомендовал и т.п.;
• работал ли кандидат ранее с конфиденциальной информацией, подписывал ли обязательство о ее неразглашении;
• возникшие сомнения, появившиеся в связи с изучением документов кандидата;
• отношения в семье, уровень благосостояния кандидата, жилищные условия, культурный уровень и т.п.
Ответы кандидата фиксируются, и те из них, которые вызвали сомнения, уточняются путем опроса знающих кандидата лиц, путем тестирования и другими способами (если это необходимо).
При приеме на работу, связанную с информацией особой предпринимательской важности, для сбора полных сведений о кандидате могут привлекаться работники частных детективных агентств.
Одной из главных задач собеседования и тестирования является выявление несоответствия мотиваций в различных логических группах вопросов. Например: несоответствие — хочет получать большую зарплату, но раньше он получал столько же, работал близко oт дома, а хочет работать в фирме, находящейся на значительном расстоянии, и т.п.
С точки зрения безопасности психологический отбор преследует следующие цели:
• выявление имевших ранее местосудимостей, преступных связей, криминальных наклонностей;
• определение возможных преступных склонностей, предрасположенности кандидата к совершению противоправных действий, дерзких и необдуманных поступков в случае формирования в его окружении определенных обстоятельств;
• установление факторов, свидетельствующих о морально-психологической ненадежности, неустойчивости, уязвимости кандидата и т.д.
По мнению многих специалистов-психологов, основные личные качества, которыми должен обладать потенциальный сотрудник, включают:
• порядочность, честность, принципиальность и добросовестность;
• исполнительность, дисциплинированность;
• эмоциональная устойчивость (самообладание);
• стремление к успеху и порядку в работе;
• самоконтроль в поступках и действиях;
• правильная самооценка собственных возможностей и способностей;
• умеренная склонность к риску;
• умение хранить секреты;
• тренированное внимание;
• хорошая память, способности к сравнительной оценке фактов и т.д. Личные качества,не способствующие сохранению секретов:
• эмоциональная неуравновешенность;
• разочарование в себе и своих способностях;
• отчуждение от коллег по работе;
• недовольство своим служебнымположением;
• ущемленное самолюбие;
• крайне эгоистическое поведение;
• отсутствие достаточного благоразумия;
• нежелание и неспособность защищать информацию;
• нечестность;
• финансовая безответственность;
• употребление наркотиков;
• отрицательное воздействие алкоголя, приводящее к болтливости, необдуманным поступкам и т.д.
Не следует думать, что психологический отбор полностью заменяет прежние, достаточно надежные кадровые процедуры (анализ документов, собеседование, опросы сослуживцев и лиц, знающих кандидата, оперативная проверка в правоохранительных органах и т.д.). Только при умелом сочетании традиционных и психологических кадровых методов анализа можно с определенной степенью достоверности прогнозировать поведение сотрудников в различных, в том числе экстремальных, ситуациях.
Обычно отобранным для работы считается кандидат, у которого результаты анализа документов, собеседований, проверок, тестов и психологического изучения не противоречат друг другу, и не содержат данных, которые препятствовали бы приему на работу.
Материалы проверок и анализа кандидатов на должность (втомчисле вопросники и протоколы собеседований, заполненные тесты, а также используемые виды тестов и «ключи» к тестам, тестовые нормы, инструкции по проведению и интерпретации и другие подобные материалы) являются строго конфиденциальной информацией.
Обязательство о неразглашении конфиденциальной информации и сохранении тайны фирмы претендент подписывает до того, как ему будет сообщен состав ценных сведений, с которыми ему предстоит работать, и порядок защиты этих сведений.
Обязательство (подписка, соглашение) о неразглашении конфиденциальных сведений представляет собой правовой документ, которым претендент добровольно и письменно дает согласие на ограничение его прав в отношении использования конфиденциальной информации. Одновременно в обязательстве претендент предупреждается об ответственности за разглашение этой информации.
Например:
Договорноеобязательство.Обязуюсь:
1. В период оформления на работу и работы в ______ не разглашать сведения, составляющие ее коммерческую тайну, которые мне будут доверены или станут известны при исполнении обязанностей, собеседованиях, инструктировании и обучении.
2. Беспрекословно и аккуратно выполнять относящиеся ко мне требования приказов, инструкций и положений по защите коммерческой тайны, с которой я ознакомлен.
3. Не сообщать устно, письменно или иным способом кому бы то ни было сведений, составляющих тайну.
4. В случае отказа от работы, окончания работы или увольнения не разглашать и не использовать для себя и других лиц сведений, составляющих тайну ______.
Я предупрежден, что в случае нарушения данного обязательства должен возместить причиненный ______ ущерб или буду привлечен к дисциплинарной (вплоть до увольнения) или другой ответственности в соответствии с действующим законодательством.
Проинструктировал (подпись). Подпись лица, принимающего обязательство. Дата.
Текст обязательства может заканчиваться фразой об ознакомлении лица с его содержанием и добровольном согласии выполнять все пункты.
Многие американские фирмы включают в соглашение (обязательство) следующие пункты:
• детальное изложение принципов определения конкретных сведений, составляющих тайну фирмы;
• краткое изложение порядка охраны конфиденциальных сведений;
• изложение мер, которые должен принимать сам работник для обеспечения сохранности этих сведений;
• перечень административных наказаний, которым может быть подвергнут работник, разгласивший сведения, составляющие тайну фирмы (увольнение, понижение в должности, перевод на другую работу и т.п.).
Хорошо, если обязательство содержит пункт о том что сотрудник не будет использовать в своей деятельности информацию, принадлежащую на правах собственности фирме, в которой он ранее работал. Подобные обязательства подписывают не только претенденты на работу в данной фирме, но и все лица, тем или иным образом участвующие в работе фирмы и потенциально имеющие возможность узнать элементы тайны фирмы, например акционеры, поставщики, сотрудники работающих с фирмой рекламных и торговых структур, эксперты и т.п. Подписание обязательства о неразглашении тайны фирмы следует предусмотреть для служащих фирмы, которые не имеют непосредственного отношения к закрытым сведениям, однако имеют возможность ознакомиться с ними при исполнении служебных обязанностей (шоферы, дворники, уборщицы, сотрудники охраны и др.).
Считается, что обязательство о неразглашении тайны фирмы не дает полной гарантии сохраненияэтих сведений, однако, как показывает практика, существенно снижают риск разглашения персоналом или иными лицами этих сведений, риск незаконного их использования, а также число попыток конкурентов внедрить на фирму свою агентуру.
После подписания обязательства и проведения беседы-инструктажа с претендентом заключается трудовой договор (контракт). В контракте должен быть пункт об обязанности работника не разглашать сведения, составляющие тайну фирмы, а также конфиденциальные сведения партнеров и клиентов, об обязательстве соблюдать правила защиты конфиденциальных сведений. Может быть пункт о собственности фирмы на результаты работы сотрудника, на сделанные им изобретения и открытия и согласие сотрудника на публикацию этих достижений только с разрешения руководства фирмы. Часто содержится пункт об обязанности сотрудника сообщать в службу безопасности о всех попытках посторонних лиц получить у него конфиденциальную информацию. В обязательном порядке включается пункт об обязанности сотрудника немедленно сообщать непосредственному руководителю и службе безопасности об утере носителей конфиденциальной информации, документов, дел, конфиденциальных материалов, изделий и т.п.
В заключительной части указывается степень ответственности за разглашение тайны фирмы или несоблюдение правил защиты информации. Обычно это расторжение трудового договора, при необходимости — последующее судебное разбирательство.
Отличительной особенностью индивидуальных трудовых соглашений от трудовых договоров (контрактов) в части сохранения коммерческой тайны является то, что в трудовых соглашениях должны быть указаны конкретные сведения, составляющие предпринимательскую тайну фирмы и доверенные сотруднику в связи с выполнением им работы, а также конкретные меры со стороны сотрудника по обеспечению сохранения этих сведений.
После подписания приказа о приеме на работу в отделе кадров формируется личное дело сотрудника, включающее стандартный набор документов.
Материалы, связанные с профессиональным и психологическим анализом данного работника (протоколы собеседований, тесты, протоколы бесед и опросов и т.п.) подшиваются в дело кадровой службы «Материалы по приему сотрудников на работу», но не в личное дело сотрудника. Дело с материалами имеет гриф конфиденциальности «Строго конфиденциально».
Вести какие-либо досье на сотрудников, содержащие сведения, полученные неофициальным путем, запрещается.
После получения допуска к конфиденциальной информации сотрудник в индивидуальном порядке должен быть обучен правилам работы с документами, базами данных, которые будут ему предоставлены. Результат обучения фиксируется в обязательстве или контракте. Отметка заверяется подписями руководителя службы безопасности и сотрудника.
Следовательно, усложненные процедуры приема на работу, связанную с владением конфиденциальной информацией, и проверки достоверности сведений, указанных в документах, дают возможность всесторонне оценить кандидата на должность. С другой стороны, они дают возможность руководству фирмы и самому кандидату оценить ситуацию и без спешки принять правильное решение. Методы психологического анализа, проводимые одновременно с хорошо зарекомендовавшими себя приемами анализа документов претендента на должность, позволяют сделать достаточно обоснованные выводы о пригодности данного лица для замещения вакантной должности, связанной с владением конфиденциальной информацией. Следует учитывать, что использование только психологических методов анализа личности не дает достоверного результата и может иметь лишь рекомендательный характер.
