2015-04-30
419
В этом разделе Вы освоите
® конструирование отчетов с вычислениями в строках и с общими итогами
® конструирование отчетов с сортировкой и группировкой строк и с подведением итогов по группам
Вам необходимо знать
Отчет — отображение на бумаге или на экране информации из базы данных в виде, удобном для ее восприятия и анализа пользователем.
В отчете можно группировать и сортировать данные, осуществлять расчеты в строках и проводить итоговые вычисления над группами строк и над всеми строками с использованием статистических функций. Отчет может основываться на таблице или запросе и представлять сложные зависимости между различными наборами данных. Он может быть составным — включать другие отчеты.
СУБД Access предоставляет большие возможности по оформлению отчетов: шрифтовое, фоновое и цветовое оформление, обрамление, рисунки, деловая графика, вставка объектов других приложений. Все это позволяет создавать отчеты высокого качества.
Существуют три способа создания отчета: в автоматическом режиме, с помощью Мастера и с помощью Конструктора. В автоматическом режиме на основе выбранной таблицы или запроса создается автоотчет в столбец (с расположением полей в столбец) или ленточный (с расположением полей в строку). Мастер отчетов позволяет создать отчет на основе ответов пользователя на вопросы, касающиеся структуры, содержания и оформления отчета. Конструктор дает возможность самостоятельного конструирования отчетов.
|
|
|
Для выполнения следующего задания модифицировать запрос НАЧИСЛЕНО ИЮНЬ — вывести начисления по их видам за июнь только студентам группы ФК-1. Новый запрос сохранить с именем НАЧИСЛЕНО ИЮНЬ ФК-1.
Задание 5.1. Сконструировать отчет вида, как на рис. 5.1. Отчет создать на основе запроса НАЧИСЛЕНО ИЮНЬ ФК-1. В отчете произвести вычисления в строках сумм начислений для каждого студента и подвести общий итог — рассчитать сумму начислений для всех студентов группы. Строки отчета упорядочить в алфавитном порядке фамилий. Отчет сохранить с именем ВЕДОМОСТЬ.
Для создания отчета с помощью Конструктора откройте окно Конструктора отчета, выполнив последовательность действий:
окно База данных Þ объект Отчеты Þ [Создать] Þ
окно Новый отчет Þ выбрать Конструктор и выбрать источник данных — запрос НАЧИСЛЕНО ИЮНЬ ФК-1 Þ [ОК].
Затем выполните следующее:
· включите (если не включены) по команде Вид необходимые инструментальные средства для конструирования:
* панель Конструктор отчетов;
* панель Формат (форма/отчет);
* панель элементов;
* разделы Заголовок отчета/Примечание отчета, Верхний колонтитул /Нижний колонтитул;
|
|
|
* список полей;
* линейку;
* сетку;
· установите при помощи мыши ширину разделов окна Конструктора не более 160 мм и не превышайте ее. По умолчанию задаются параметры страницы — формат А4 (210 х 297 мм), книжная ориентация, размер левого и правого поля приблизительно 25 мм. При этих параметрах ширина строки отчета составляет 160 мм. В процессе конструирования можно ее превысить и тогда при печати отчет по ширине расположится на двух страницах. Чтобы этого избежать, задается ограничение на ширину разделов окна Конструктора;
· сконструируйте заголовок отчета:
* 1-я строка заголовка. Введите при помощи элемента управления Надпись в раздел "Заголовок отчета" текст ВЕДОМОСТЬ НАЧИСЛЕНИЙ, задав для него параметры шрифта: тип — Arial Cyr, начертание — полужирный, размер — 12;
* 2-я строка заголовка. Введите текст СТУДЕНТАМ ГРУППЫ (Arial Cyr, полужирный, 8). Перетащите к тексту из списка полей поле ГРУП и удалите надпись этого поля;
* 3-я строка заголовка. Введите текст за (Arial Cyr, полужирный, 8). Перетащите к тексту из списка полей поле ЗА_МЕСЯЦ и удалите его надпись. За этим полем при помощи элемента управления Поле вставьте свободное поле, а затем удалите надпись, связанную с ним. Вызовите для свободного поля через окно свойств Построитель выражений и сформируйте, используя функции, выражение для выделения года из текущей даты вида:
= YEAR(DATE())
Для этого раскройте папку Функции, а в ней — папку Встроенные функции. В среднем разделе нижней части окна Построителя выберите категорию Дата/время. В разделе справа появится перечень функций в алфавитном порядке. В нем выберите функцию YEAR и вставьте ее в поле выражения после знака =. В качестве аргумента этой функции вставьте системную функцию даты DATE, которая возвращает текущую дату в формате ДД.ММ.ГГ;
* выполните выравнивание элементов управления 2-й строки. Для этого выделите элементы управления одним из возможных способов.
Примечание. Возможны следующие способы выделения группы элементов управления:
• при нажатой клавише Shift поочередно выделять элементы группы;
• очертить рамку вокруг элементов группы;
• протянуть мышью по вертикальной или горизонтальной линейке.
Введите команды:
