Работа с трудовыми книжками начинается с момента оформления сотрудника

Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей регламентируется Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года N 225 "О трудовых книжках" (скачать) и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10 октября 2003 года N 69.

Указанные документы действуют в части, непротиворечащий Трудовому Кодексу Российской Федерации, с учетом последних изменений, внесенных Федеральным законом от 30 июня 2006 г. N 90-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации, признании не действующими на территории Российской Федерации некоторых нормативных правовых актов СССР и утратившими силу некоторых законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации».

В соответствии с данными нормативными актами в трудовую книжку вносятся:

o сведения о работнике,

o выполняемой им работе,

o переводах на другую постоянную работу,

o об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе.

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

Трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с государственным языком Российской Федерации вестись и на государственном языке этой республики.

Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета. Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц - двузначными, год - четырехзначными).

Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют, в пределах соответствующего раздела, свой порядковый номер.

С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке (форма Т-2), в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку. Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы), в которой впервые заполнялась трудовая книжка.

Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора вносятся в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.

Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов.

В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь.

Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации - работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.

В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. В связи с тем, что трудовая книжка является документом строгой отчетности, как и для всех документов строгой отчетности, для трудовых книжек определен режим учета и хранения. С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, в организациях ведутся:

а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Бланки трудовой книжки выдаются работнику, ответственному за ведение трудовых книжек, по заявке. По окончании каждого месяца в бухгалтерию организации представляется отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладышей в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков, с указанием серии и номера каждого бланка.

В книге учета движения трудовых книжек регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке (форма Т-2) и в книге учета движения трудовых книжек.

Трудовая книжка, с внесенной в нее записью об увольнении, выдается работнику в день его увольнения. При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок.

Работодатель несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки в случаях несовпадения последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении:

o вследствие прогула,

o осуждения работника к наказанию, исключающему продолжение прежней работы, в соответствии с приговором суда, вступившим в законную силу и

o при увольнении женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности

Законодательно определены сроки хранения трудовых книжек. Так, трудовые книжки, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение 2 лет в кадровой службе, а затем передаются в архив организации. Срок хранения невостребованных трудовых книжек - 50 лет.

Нарушение законодательства по ведению и хранению трудовых книжек относиться к нарушению законодательства о труде и об охране труда. Статья 5.27. Кодекса об административных правонарушениях – предполагает наложение административного штрафа на должностных лиц в размере 5 до 50 МРОТ. Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет.

Трудовой договор -ч это соглашение между работодателем и ра­ботником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные законо­дательством, коллективным договором, соглашениями, локаль­ными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работ­нику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблю­дать действующие в организации правила внутреннего трудо­вого распорядка (ст. 56 ТК РФ).
Основное назначение трудового договора в том, что в результа­те его заключения возникают трудовые отношения. Поскольку трудовой договор предусматривает выполнение определенной работы, то его можно рассматривать и как договор найма. Дру­гая функция трудового договора заключается в регулировании трудовых отношений. Кроме того, трудовой договор - правовая форма организации труда на предприятиях, в организациях, уч­реждениях.
Сторонами трудового договора являются работодатель и ра­ботник.

В Российской Федерации по трудовому договору работник принимает на себя обязанность выполнять работу в рамках служебных обязанностей по определённой специальности, согласно своей квалификации и (или) должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а работодатель обязуется обеспечивать соответствующие условия труда согласно нормам трудового законодательства, правилам внутреннего трудового распорядка, коллективного и трудового договора.

Подчинение внутреннему трудовому распорядку является одной из основных характеризующих черт трудового договора, отделяющих его от различных гражданско-правовых договоров (подряда, оказания услуг и пр.).

Служебные обязанности и иные особенности работы на определённой должности регулируются должностной инструкцией, с которой работника обязаны ознакомить при подписании договора.

Перед заключением трудового договора на работодателе лежит обязанность по ознакомлению работника также с иными локальными нормативными актами организации.

Обязательные нормы трудового договора в основном регулируются Трудовым кодексом и иными правовыми актами трудового законодательства, а для отдельных организаций, отраслей хозяйства или административно-территориальных единиц могут устанавливаться также коллективными договорами.