Программа исследования: структура, основное содержание

Обычно каждое исследование, в том числе систем управления (СУ), должно начи­наться с составления программы исследовательских работ.

Про­грамма исследования СУ представляет собой комплекс основопола­гающих положений проведения исследовательских работ, опреде­ляющих цели, задачи, объект, предмет, используемые ресурсы, а также предполагаемые результаты исследования и условия его про­ведения

Программа разрабатывается на основе определения и осознания целей развития организации (фирмы, корпорации, предприятия, офиса и пр.), определения проблем ее развития, выделения решающих проблем, продвигающих развитие к цели кратчайшим путем.

Программа должна давать ясный ответ на вопросы: зачем необходимо проводить исследование, что исследовать и какими средствами и методами? Она должна содержать обо­снование актуальности и важности проблемы как предмета исследова­ния, раскрывать ее общее содержание и роль относительно других про­блем, необходимые условия для успешного решения проблемы (финан­сирование, кадровое обеспечение, организационные условия, временные ограничения и пр.).

По существу, она является документом, в котором излага­ются исчерпывающие сведения о планируемой исследовательской работе и характеризуется форма конкретизации целей исследования.

Структурно программа, в основном, включает:

1) титульный лист;

2) список исполнителей и соисполнителей;

3)основную часть:

· обоснование актуальности проведения исследования,

· его цели и задачи,

· объект и предмет,

· ресурсы,

· методы и используемые технические средства,

· условия проведения,

· ожидаемые результаты,

· календарный план с указанием сроков проведения исследовательских работ;

· смету затрат;

· источники финансирования,

· контроль за ходом исследования.

Содержание структурных разделов программы должно давать ответы на многие вопросы. В первую очередь это относится к вопросам актуальности и цели проведения исследования. Именно ответы на данные вопросы определяют содержание программы исследования.

В зависимости от охвата различных областей системы управ­ления исследования можно разделить на: комплексные, локальные, функциональные, многофункциональные, междисциплинарные.

Комплексные исследования включают в себя рассмотрение це­лого ряда вопросов, касающихся функционирования системы управления в целом, а также ее отдельных частей.

Локальные исследования осуществляются по одному из направ­лений или участков работы аппарата управления (исследование документационного обслуживания деятельности аппарата управ­ления, технологии выполнения основных и наиболее массовых видов работ, организационной структуры и т.п.).

Функциональные исследования охватывают одну из предметных областей деятельности аппарата управления (исследование в об­ласти управления финансовой или маркетинговой деятельнос­тью и др.).

Многофункциональные исследования охватывают несколько функций деловой активности (например, организация производ­ства, технология и маркетинг). Они концентрируются на взаимо­действии между ними и на проблемах, охватывающих более чем одну функцию.

Междисциплинарные исследования предусматривают анализ проблем с разных точек зрения. Например, проблема деловой стратегии организации может иметь технологические, экономи­ческие, финансовые, юридические, психосоциологические и дру­гие аспекты.

Таким образом, при разработке программы исследования необходимо в соответствии с его целью определить область, кото­рую оно будет охватывать, - это отправная точка для дальнейше­го планирования и организации работ.

В зависимости от поставленной цели определяются конкрет­ные задачи и объекты исследования. Программа исследования может включать рассмотрение различных предметных областей.

Так, при комплексном исследовании системы управления имеет смысл начать работу с общей характеристики организации, напри­мер область деятельности, продукция, история, местоположение и др. Для полного комплексного исследования надо рассмотреть также факторы внешней среды, но поскольку их очень много, сле­дует рассматривать наиболее значимые из них, помогающие реше­нию конкретной проблемы. В зависимости от цели исследований могут быть рассмотрены также задачи и стратегия организации в целом, управление финансами, маркетингом, производственной деятельностью, человеческими ресурсами и др.

Перечень объектов исследования составляется в соответствии с поставленными целями и задачами. Последовательность рас­смотрения предметных областей устанавливается с учетом специ­фических особенностей организации, имеющейся информации, пожеланий руководства и ожидаемых результатов.

Программа исследования представляет собой содержание и подробный план предстоящей деятельности. Разработка програм­мы предусматривает:

• определение перечня предметных областей, которые должны быть обследованы;

• установление приоритетов их рассмотрения, определение сте­пени детализации исследования;

• определение методики исследования, т.е. приемов и методов, которые следует использовать при выявлении и решении проблемы;

• определение методов и средств сбора и обработки информа­ции по исследуемой проблеме: составление анкет, карт, группировочных таблиц и других инструментов, необходимых для про­ведения работы;

• определение состава отчетной документации и требований к ней, включая сроки предоставления, рассмотрения и утверждения.

Планирование работ при исследовании СУ: основные задачи, формы

Успешное исследование любого элемента и компонента СУ во многом зависит от планирования исследовательских работ.

План исследования - это комплекс показателей, отражающих связь и пос­ледовательность ключевых мероприятий, ведущих к полной реализации программы и разрешению проблемы.

План представляет собой организационную конкретизацию программы исследования. Он как бы соединяет содержание проблемы с организаци­онными возможностями и вариантами ее практического решения.

Планирование обычно носит формально-директивный и доста­точно жесткий характер. Однако применительно к исследованиям оно таковым может быть частично, поскольку из-за наличия неоп­ределенностей, которые появляются в ходе проведения исследова­тельских работ, трудно заранее формализовать все детали и нюансы процесса познания, а также возможные риски и последствия при­нимаемых при этом решений.

Тем не менее, планирование необхо­димо для формирования исследовательских групп и исполнителей, установления и распределения функций, выявления взаимосвязей и взаимодействия между ними, определения необходимых ресурсов и их распределения, установления последовательности проведения исследовательских работ и их контроля.

Не всякая проблема исследования может решаться последовательно и ус­пешно этап за этапом. В процессах ее решения могут возникать возмущаю­щие факторы, непредвиденные ситуации и обстоятельства. Они влияют на выполнение плана, иногда заставляют оперативно корректировать его, бывают случаи, когда план вообще может быть разрушен.

Поэтому по слож­ным проблемам исследования бывает полезно разрабатывать алгоритм исследования, который позволяет предусматривать возможные возврат­ные операции при неудачных решениях или непредвиденных трудностях, быстро находить адрес таких возвратов.

Алгоритм -это технология реше­ния проблемы, предусматривающая не только последовательность и парал­лельность различных операций, но и возможности их неудачи, поиск новых путей решения проблемы в рамках данной программы, корректировку содер­жательного взаимодействия проблем.

В этом случае составляется гибкий план исследований, учитывающий его алгоритм, в котором, в свою очередь, находит отражение сложность и неординарность проблемы. В плане такого типа указываются не жесткие, а нормативные величины (диапазон) сроков выполнения различных работ, имеются дополнительные пункты согласования и оценки результатов.

Плани­рование исследования СУ - одна из важнейших функций менедж­мента любой организации. Серьезный подход к планированию соз­дает основу для получения объективных знаний о системе.

Плани­рование - это не только умение составить весь порядок действий для осуществления исследования, но и способность предвидеть всякие неожиданности при выполнении исследовательских работ. Отсутствие плана исследования СУ ведет, как правило, к безвоз­вратным потерям времени и других ресурсов, а в конечном итоге - к невозможности получения эффективных результатов познаватель­ной деятельности.

Любое нововведение приносит эффект лишь в том слу­чае, если оно подготовлено в техническом, экономическом, орга­низационном, кадровом и социально-психологическом отноше­нии, если учтено его воздействие на все стороны экономического и социального развития предприятия.

Основная задача планирования исследования систем управле­ния - определение системы мероприятий, предусматривающих порядок, последовательность и сроки выполнения работ.

При проведении прикладных исследований, изучающих про­блемы конкретной организации, план работ может предусматри­вать также апробацию и внедрение результатов исследований в практику управления.

Апробация может состоять в обсуждении выполненного исследования с руководством организации, а так­же в рассмотрении полученных результатов на совещании, конфе­ренции, собрании трудового коллектива.

Внедрение результатов исследования осуществляется путем их активного применения в практике управления.

Формы отображения плановых работ могут быть ориентированы на:

1) процесс;

2) результат;

3) процесс и результат.

К первому виду относятся:

(а) координационный план (в котором отображаются мероприятия, исполнители, сроки исполнения и планируемый результат);

(б) ленточный график (предусматривает последовательность выполняемых работ, сроки их выполнения и исполнителей, отличается большей наглядностью, чем координационный план, но эта форма не позволяет отобразить взаимозависимость выполняемых работ);

(в) сетевой график;

(г) сетевая матрица.

Ко второму виду форм планов можно отнести дерево целей.

Третий вид может включать блок-схему процесса управления и логико-информационную схему процесса управления. Недостатком этих планов является отсутствие указаний на взаимосвязь работ, т.е. по данным формам нельзя ответить на некоторые вопросы (напри­мер: можно ли какую-либо работу начать раньше? что будет, если отдельные работы будут выполнены досрочно или позже установ­ленного срока? как это повлияет на сроки начала и окончания дру­гих работ?).

Многие из указанных недостатков можно преодолеть, отобра­жая планы с использованием сетевых методов.

Независимо от формы отображения практически всегда план исследования является конкретным продолжением намеченной ра­нее программы исследовательских работ.

6.4. Принципы и этапы планирования исследований СУ

При планировании исследования СУ необходимо руководство­ваться рядом принципов, например:

• системность - планирование при соблюдении этого принци­па должно учитывать цели исследования, взаимосвязь и взаимодей­ствие всех элементов исследуемых объектов, подразделений и вы­полнение общего цикла управления при исследовании;

• необходимое участие - при проведении исследований, в зави­симости от объектов и масштабов проводимых исследовательских работ, должны принимать плановое участие все, кто связан с этим процессом, т.е. планирование должно быть партисипативным;

• непрерывность - планировать работу так чтобы она осущест­влялась постоянно и непрерывно, т.е. плановые работы должны следовать одна за другой;

• гибкость - выполнение этого правила позволяет вносить из­менения в направленность плановых работ с учетом возникающих внутренних и внешних воздействий; во многом гибкость планиро­вания может достигаться наличием различного вида ресурсов;

• достаточная значительность - плановые работы должны соответствовать поставленным исследовательским целям и задачам;

• необходимая трудоемкость - трудоемкость плановых работ должна быть соизмеримой с целями и задачами исследования;

• реальность - плановые работы по проведению исследований должны быть реально выполнимыми обеспеченными ресурсами;

• конкретность - все плановые работы должны быть сформу­лированы ясно, доходчиво и конкретно;

• адресность и ответственность - форма планов должна предусматривать адресную регламентацию ответственных лиц и испол­нителей по каждому из мероприятий;

• контролируемость - плановые работы должны предусматри­вать возможность простого, наглядного и эффективного контроля их исполнения, а также возможность корректировки отклонений от запланированных мероприятий.

Формы представления планов исследования, как уже отмечалось ранее, могут быть различ­ными. Наибольшее распространение получили планы следующих видов: матрично-столбцовые, планы-графики, сетевые графики, циклограммы и др.

Планирование исследования систем управления включает в себя следующие этапы:

1) определение организации, ее отдельных подразделений или рабочих мест, которые будут обследованы;

2) определение примерного объема работ по выявлению и исследованию проблемы;

3) формулирование ожидаемых результатов;

4) определение количественного и профессионально - квалификационного состава сотрудников, необходимых для реализации запланированного объема работ;

5) установление сроков выполнения запланированной работы;

6) определение условий, необходимых для выполнения иссле­дований, в том числе потребности в помещениях, организацион­ной технике, оборудовании, инвентаре и др.;

7) расчет сметной стоимости планируемой работы.

Общий план исследования конкретизируется в рабочем плане -документе, который составляется в целях развития плана иссле­дований по теме. Он определяет:

• разделение общего объема работ на этапы;

• календарные сроки начала и окончания работ по этапам исследования, график выполнения работ;

• распределение сфер и конкретных объектов исследования по рабочим группам и отдельным исполнителям;

• установление конкретных задач и компетенций руководите­лей рабочих групп и исполнителей;

• описание промежуточных результатов, а также установление формы и сроков предоставления заказчику отчетных документов;

• определение стоимости работ по каждому этапу исследования.

Таким образом, план исследования по теме определяет объем работ, сроки, потребные ресурсы, ожидаемые результаты.

Рабо­чий план представляет собой график действий, состав и компе­тенции исполнителей, график проведения исследований, сто­имость работ на каждом этапе исследования.

6.5. Бизнес-планирование прикладных исследований СУ

Проведение многих прикладных исследований СУ должно быть продиктовано необходимостью:

• объективно определять потенциальные возможности предприятия с учетом целей его деятельности, стратегии и тактики их достижения, что должно реализовываться в перспективных и теку­щих планах;

• выявить слабые и сильные стороны в управляемой и управ­ляющей (СУ) подсистемах социальной экономической системы ор­ганизации.

В условиях рынка и конкуренции предпринимателям и менед­жерам предприятий нельзя полагаться только на опыт, интуицию и видимые удачные обстоятельства, поэтому можно сказать, что ос­новой основ прикладного исследования при совершенствовании управления являются вопросы бизнес - планирования прикладных исследований СУ.

Каждое такое исследование должно проводиться не ради самого исследования, а для

(1) получения новых знаний о системе управления и

(2) улучшения результатов предпринимательской деятельности.

При этом достижение первой указанной цели, в свою очередь, позволяет получить в последующем полезные социальные, экологические, экономические и другие эффекты. Все это обусловливает проведе­ние работ по бизнес - планированию целесообразности исследований СУ с их обоснованием.

В процессе работ, связанных с бизнес - планированием исследо­вания СУ, привлекаются самые широкие круги работников пред­приятия, что порождает дух сотрудничества, творчества в коллекти­ве, и способствует единению всех действий работников различных категорий. Процесс планирования обеспечивает взаимоувязку и взаимодействие всех подразделений, их целей, задач и функций.

Общеизвестным инструментом рассматриваемого вида планиро­вания на предприятии выступает так называемый бизнес-план. Применительно к прикладному исследованию СУ он представляет собой документ, предваряющий начало проведения исследования и определяющий его цели, обосновывающий на основе анализа все появляющиеся при этом проблемы, определяющий источники фи­нансирования, пути и способы достижения поставленных целей.

Цель бизнес-плана - подтвердить с помощью конкретного анализа и расчетов, что идеи, связанные с прикладным исследованием, практически осуществимы.

Практика разработки бизнес-планов получила широкое распро­странение в развитых странах Запада. В российской практике близ­ким аналогом бизнес-плана является технико-экономическое обос­нование (ТЭО) проведения НИР.

Бизнес-план может составляться как для внутреннего, так и для внешнего пользования, но все-таки чаще всего его составляют для будущих вкладчиков, инвесторов, для заключения с ними соглаше­ний об инвестициях и кредитах, т.е. для сторонних относительно предприятия пользователей.

Бизнес-план должен быть идеально документирован. Поскольку он может детально изучаться будущими инвесторами, кредиторами и т.п., поэтому должен быть написан теми, кто будет его исполнять. К созданию бизнес-плана следует привлекать в ряде случаев спе­циалистов сторонних организаций (ученых, экономистов и др.) Однако не исключается возможность привлечения к этой работе и вкладчиков, инвесторов, которые могли бы усилить потенциал ор­ганизаторов, исполнителей и специалистов сторонних организаций, участвующих в разработке бизнес-планов.

Как и всякий перспективный документ, бизнес-план должен пересматриваться и корректироваться в зависимости от ситуации, существующей и возможной конъюнктуры. Этого требуют интересы дела, это необходимо для полдержания успешных отношений с ин­весторами и другими заинтересованными сторонами.

Общие требования к бизнес-плану, как важнейшему инструмен­ту предпринимательского менеджмента, аналогичны тем, что предъявляются организационно-правовым документом планового характера. К требованиям, которые должны максимально учиты­ваться разработчиками такого документа следует в первую очередь отнести:

• достоверность (отражение истинного состояния дел на пред­приятии);

• своевременность (составление и соответственно использование по назначению в нужное время);

• достаточность (наличие минимально необходимого объема информации);

• понятность и доступность для восприятия.

Наряду с указанными требованиями материалы бизнес-плана должны также обладать:

• четкостью и логической последовательностью;

• убедительностью аргументации; конкретностью и краткостью;

• обоснованностью всех положений и их рекламной привлекательностью.

Нельзя составлять бизнес-план большого объема и перегружать его лишней информацией, так как обычно его просматривают и используют многие деловые люди. В большинстве случаев объем всего бизнес-плана не должен превышать 20 - 25 страниц машино­писного текста (через два интервала).

Структура бизнес-плана (состав основных разделов) различается в зависимости от целей его исследования и других обстоятельств. Однако независимо от структуры разделов бизнес-план должен предваряться титульным листом. Кроме того, целесообразно также составлять оглавление (содержание) и перечень условных обозначе­ний, символов и сокращений.

Обобщая примеры структур разделов бизнес-планов примени­тельно к исследованиям прикладного характера на промышленном предприятии можно рекомендовать следующий наиболее типовой вариант его структуры.

Титульный лист.

Содержание (оглавление).

Перечень условных обозначений, символов и сокращений.

Введение.

Основные разделы.

1. Цель, объект, предмет, задачи, методология и методика исследования СУ.

2. Характеристика и потенциал предприятия.

3. Описание вида предпринимательской деятельности.

4. Описание продукции.

5. Оценка рынков сбыта.

6. Описание и оценка конкурентов.

7. Прогноз сбыта продукции.

8. Стратегия маркетинга.

9. План маркетинга.

10. План производства.

11. План ресурсного обеспечения исследования СУ (информа­ционного, ТСУ, персоналом).

12. План функционально-организационного обеспечения иссле­дования СУ (функционального, управленческо - технологического, методического, организационно-структурного).

13. Процедуры принятия решений.

14. Анализ прибыльности исследования СУ.

15. Финансовая стратегия и требования к инвестициям.
15. Финансовый план.

Приложения.