Приоритезация

В главе 4, в разделе «Приоритезация», мы выделяли два

типа приоритетных задач: неотложные (жизненно важные)

и «уточняющие/делегируемые». Разметим соответствующим

образом наш список задач:

1 Подписать документы

2 Решить проблему с поставками

3 Проект А: дать старт

4 Головной офис: выяснить параметры отчета

5 Выставка: выяснить ситуацию

6 Посетить бассейн

7 Подготовить презентацию

8 Провести презентацию

9 Выяснить место презентации

10 Шеф: отчитаться

11 Программа: поправить, переслать

12 Раб. стол: навести порядок

13 Катерина: поставить фильтр на звонки

14 Пообедать

15 Составить план на завтра

НЕОТЛ.

НЕОТЛ.

Уточн., Дл.

НЕОТЛ.

НЕОТЛ.

Уточн., Дл.

НЕОТЛ.

Дл.

Подписать документы — вряд ли потребует много време­

ни, при этом сильно влияет на процессы взаимодействия с

клиентами — записываем в неотложное.

Решить проблему с поставками — по всей видимости, воз­

никла «дыра» в ключевом бизнес-процессе, действительно

требующая немедленного разбирательства.

Неотложная ли проблема «ключевой поставщик»? В разных компа­

ниях на этот вопрос отвечают по-разному. На одном открытом семи­

наре поспорили владелец сети автозаправок («поставщик у нас

царь и бог, задержал бензин - бизнес умирает») и директор фарма­

цевтической компании («поставщикам мы деньги платим, а не они

нам»). Естественно, в разных сферах деятельности приоритетность

похожих задач может быть совершенно различной.

Показателен случай на тренинге в РАО «ЕЭС». «Поставщика мы

пригласили к себе - поставщики вокруг нас бегают, а не мы вокруг

них». Я спросил: «В кейсе ведь ясно написано: нужно ехать, разби­

раться лично. Значит, для менеджера из кейса эта задержка поста­

вок - реальная проблема. А вы при работе над кейсом, получается,

исходили не из объективной реальности, данной нам в условиях

кейса, а из своих собственных привычек, шаблонов и стереотипов.

Вот вам и причина всех наших неумений лучше организовать вре­

мя - фильтры восприятия, не дающие отойти от старых привычных

схем». Участники, что называется, «прониклись».

Подготовить презентацию — неотложная задача (предпо­

ложим для определенности, что презентация действительно

важна, необходима и не допускает перенесения на другой день).

Выяснить место проведения — уточняющая, которую необхо­

димо выполнить утром (влияет на планирование дня).

Проект А — что именно неясно Васину и Иванову и по­

чему они претендуют на час моего времени? Никогда не

торопитесь соглашаться на встречу, если можно решить воп­

рос проще. Это явно уточняющая/делегируемая задача — по­

просить Катерину собрать с них в письменном виде список

вопросов по проекту (и не просто вопросов, а с вариантами

ответов) и дальше уже решать, нужно ли совещание, или

достаточно телефонного разговора. Точно такая же ситуа­

ция по выставке — нужно уточнить картину, а потом уже

думать, как стимулировать исполнителей.

Головной офис — поскольку отчет ежемесячный, вряд ли

прояснить его параметры займет много времени, — отмеча­

ем как уточняющую задачу (возможно, делегированную —

«Катерина, попробуй узнать у Виктории, какова генеральная

линия партии насчет отчета»). Еще при ответе шефу «буду

через полчаса» желательно
уточнить, хотя бы пример­

но, сколько времени займет разговор и о чем пойдет речь.

Если это сделать забыли или не удалось — можно позвонить

секретарю шефа и попытаться прояснить картину или по­

просить сделать это Катерину.

Используя в разметке списка задач «признак неотложно­

сти», будьте экономны. Государственным наградам и словам

«Совершенно секретно» или «Сверхсрочно, вне всякой оче­

реди» свойственно девальвироваться от чрезмерного упо­

требления. Награждайте признаком неотложности максимум

20—30% задач.

Планирование и бюджетирование времени

Утром мы выполнили уточняющие задачи — узнали, куда

ехать на презентацию, договорились с поставщиками о

встрече и т.д. После этого мы готовы:

— Запланировать «жесткие» встречи — это поход к шефу,

проведение презентации и встреча с поставщиками.

Предположим, нам удалось удачно состыковать пре­

зентацию и поездку к поставщику на послеобеденное

время, так, чтобы уже не возвращаться в офис.

— Забюджетировать неотложные задачи, требующие

серьезного ресурса времени. Это подготовка пре­

зентации и обед. Все остальные задачи из «гибкого»

списка не бюджетируем, т.к. они либо не обязательны

на сегодня (проект,

времени (подписать документы).

не требуют много

9 Уточн., делегир.

Шеф: отчитаться

11 Подготовить презентацию

13 Пообедать - 0.45

15 Провести презентацию

16 Сделать звонки (по дороге)

17 Решить проблему с поставками

18 Составить план на завтра

Бассейн - 2.00