Подписать документы

Проект А: дать старт

Выставка: выяснить ситуацию

Программа: поправить, переслать

Раб. стол: навести порядок

Составить план на завтра

Вот в итоге наш план дня: слева «жесткие» и «бюджети-

руемые» задачи. Я внес «бюджетируемые» задачи в сетку

времени, но не выделял их четкой рамкой, как «жесткие»

встречи. Можно было оставить «бюджетируемые» задачи

справа, в «гибком» списке, просто подписав рядом с ними

необходимый ресурс времени.

Справа расположены «гибкие» задачи с вычеркнутыми

уже выполненными уточняющими и выделенной полужир­

ным всего одной оставшейся приоритетной — подписать

документы. Я не вычеркиваю проект А и выставку (хотя

уточняющие задачи Катерине уже даны), т.к. в течение се­

годняшнего дня нужно проконтролировать поступление

информации от подчиненных. Также, возможно, на основе

этой информации мы успеем собрать требуемые совещания

или иным образом дать подчиненным импульсы в нужном

направлении.

Типичный вопрос на тренинге: «получается какой-то лег­

кий план дня, менеджер полдня бездельничает?». И часто

группа при работе над кейсом старается вписать максимум

задач в жесткий план дня. Многим кажется, что так «пра­

вильно». Задаешь вопрос: в реальности вы пользуетесь та­

ким планом? Оказывается, нет. Само собой, ведь шансов у

жесткого плана сбыться — никаких, привходящие обстоя­

тельства все изменят. А значит, не планируем вообще, хвата­

емся за все подряд, ныряем в текучку и плывем по течению,

как придется.

План, который мы получили при работе над кейсом, — оп­

тимален. В нем то, что нужно подкручивать микрометром, —

подкручено именно микрометром («жесткое» и «бюджети-

руемое»), а то, что достаточно забить молотком, — забито

молотком («гибкие» задачи). Выполнив «жесткое» и «бюд-

жетируемое», мы сможем заняться задачами из «гибкого»

списка, в порядке убывания приоритетности. При появлении

новых задач и информации в течение дня нам не придется

переверстывать жесткий план — максимум скорректировать

одну-две встречи. А скорее — просто дописать несколько за­

дач в «гибкий» список и пересмотреть в нем приоритеты.

Подведем итоги по разбору кейса:

— Не «ныряйте» в рабочий день, не хватайтесь сразу за

выполнение задач. Жестко выделите
минут на

планирование. План дня должен давать в одном месте

полный обзор всех предстоящих вам задач и встреч.

— «Жесткость» инструмента планирования соразмеряйте

с характером задачи (жесткая, гибкая или бюджетиру-

емая). Не используйте микрометр там, где достаточно

молотка.

— Больше «воздуха» в плане, больше резервов — выше

вероятность его осуществления и простота изменения

плана в течение дня.

Приложение 3

ТМ-автобиография автора

Участники тренингов часто спрашивают: «Как вы «дошли

до жизни такой», с чего началось ваше увлечение тайм-ме­

неджментом и какими инструментами вы сами реально

пользуетесь?»

Инструменты управления временем я начал применять

еще в школе. Мои интересы всегда были обширны, хоте­

лось ничего не забывать и все успевать. Первый инстру­

мент — половинка обычной школьной тетради, помещав­

шаяся в кармане. В ней в свободном порядке записывались

все дела — «Васе отдать кассету Бетховена. На информатике

спросить про установку Нортон
Второй инс­

трумент — обзорная таблица оценок, которая позволяла

видеть приоритетные направления и концентрировать на

них усилия. Благодаря такому «проактивному» подходу к

учебе и золотая медаль, и красный диплом получились без

ущерба для спорта, отдыха, увлечений.

В вузе я прочитал книгу Даниила Гранина «Эта странная

жизнь» и, вдохновившись примером Александра

начал вести хронометраж. Благодаря анализу времени в Excel

было выявлено много резервов, что позволило успешно совме­

щать учебу на достаточно непростом факультете прикладной

математики Санкт-Петербургского университета, английские

и водительские курсы, курсы экскурсоводов и т.д.

Профессиональный интерес к тайм-менеджменту поя­

вился во время работы в банке. Увлечение системой Лю-

бищева обнаружило свою полезную для работы сущность

совершенно случайно. Причем, что любопытно, разговор с

председателем правления, с которого начался мой путь как

профессионального консультанта в управлении временем,

произошел 2 февраля, в мой день рождения. Только пятью

годами позже я узнал, что это еще и «День сурка» из зна­

менитого фильма. Видимо, тайм-менеджмент мне был на

роду написан.

Проведя в банке первую в моей практике диагностику

тайм-менеджмента и курс обучения для сотрудников, я по­

нял, что это технологии, реально необходимые в России и

недостаточно известные моим соотечественникам. После это­

го я создал сайт Improvement.ru, вокруг которого сложилось

Тайм-менеджерское сообщество. Дальше были ТМ-клубы,

первая ТМ-конференция в 2003 году, множество публикаций

и телеинтервью, с помощью которых мы смогли привлечь

интерес профессионального сообщества к теме управления

временем и ее актуальности для нашей страны.

ТМ-сообщество стало «центром кристаллизации» ТМ-

темы в России, местом рождения новых ТМ-идей и мето­

дов. Многие из них я применяю в своей практике. Кратко­

срочное и среднесрочное планирование ведется в Outlook,

с использованием контекстного планирования и алгоритма

жестко-гибкого планирования дня. Мобильность моей ТМ-

системы повышает смартфон, в котором календарь и задачи

синхронизируются с Outlook. Активно использую приемы

управления отдыхом и самомотивации, методы расстановки

приоритетов и, конечно, постановку и детализацию целей.

Благодаря всем этим инструментам удается совмещать

плотный график директора консалтинговой компании с

общественной деятельностью, написанием книг и статей,

выступлениями на конференциях и телеинтервью. При этом

не менее часа в день — художественная литература, еже­

дневно бассейн, 8 часов сна. Есть время на отдых, природу,

классическую музыку, интересных людей.

Сейчас, отметив пятилетний юбилей Improvement.ru и

видя достигнутые за это время
результаты,

видя резко возросший интерес к ТМ-теме в России, я пони­

маю, как помогли нам так много успеть ТМ-инструменты,

которые мы применяем. И еще понимаю, насколько я бла­

годарен предшественникам, заложившим основы отечест­

венной и западной школ тайм-менеджмента. Без их усилий

мы не имели бы возможности «прожить две жизни за время

одной» и найти общий язык с такой своенравной, но такой

доброжелательной, благодарной, живо откликающейся на

наши усилия стихией — нашим Временем.