Редактирование отчета

Редактирование созданного отчета нами будет заключаться в добавлении фирменного знака Toyota и встраивании подотчета.

Редактирование отчета выполняется в режиме конструктора (рис. 4.10). Если же вы еще находитесь в режиме предварительного просмотра, щелкните по кнопке Закрыть, и Access вернётся в режим конструктора. Если отчет уже закрыт, и вы перешли в окно базы данных, отметьте имя отчета и нажмите кнопку Конструктор.

Области отчета. Прежде чем приступить к редактированию отчета, внимательно ознакомьтесь с его структурой. Любой отчет содержит несколько областей, что позволяет автоматизировать процесс его оформления. Функции каждой области наиболее ярко проявляются в многостраничных отчетах. Ниже приведен краткий обзор областей-отчетов.

Рис. 4.10. Отчет в режиме конструктора

Заголовок отчета расположен на первой странице отчета перед верхним колонтитулом. В области заголовка нашего отчета находится текст Обзор заказов.

Верхний колонтитул по умолчанию помещается на каждую страницу отчета. Его отображение на страницах, содержащих шапку или резюме, можно заблокировать. Обычно верхний колонтитул содержит заголовки колонок (в нашем отчете – имена полей Код модели, Фамилия и Дата заказа).

Заголовок группы состоит из имени группы и слова Заголовок группы. В нашем отчете этот заголовок имеет такой вид: Заголовок группы «Код модели».

Элементы заголовка данных повторяются для каждой выбранной из таблицы записи. В области данных нашего отчета находятся значения из полей Фамилия и Дата заказа.

Примечание группы появляется в конце группы записей. Оно применяется главным образом для указания числа записей или суммы значений в полях группы. В нашем отчете примечание группы отсутствует. Заголовок данной области включает имя группы и слово Примечание, например Код модели Примечание.

Нижний колонтитул присутствует на каждой странице отчета. Чаще всего его используют для отображения номеров страниц. По умолчанию мастер отчетов вводит в нижний колонтитул функцию =Страница. Если отчет содержит много записей и занимает несколько страниц, они автоматически нумеруются. Кроме того, мастер отчетов вводит в нижний колонтитул выражение =Now(), которое во время генерации отчета заменяется текущей датой.

Примечание вставляется в конце отчета и может содержать резюме ко всему документу. Это последняя область проекта, но при печати она предшествует нижнему колонтитулу последней страницы.

Изменение размеров областей в отчете. По умолчанию все области имеют одинаковую ширину. При изменении ширины одной области автоматически изменяется ширина всего отчета.

Для изменения высоты или ширины отчета следует перейти в режим конструктора и установить указатель мыши на нижней или правой ограничительной линии изменяемой области. Указатель мыши при этом приобретет вид двунаправленной стрелки. При его перемещении в нужном направлении изменяется размер области. Чтобы изменить высоту и ширину области одновременно, следует перемещать не ограничительную линию, а маркировать квадратик.

Примечание. Установить необходимый размер области можно, задав соответствующие значения для свойств Высота и Ширина в окне Свойства.

Разобравшись с назначением всех областей отчета, попытайтесь улучшить внешний вид своего отчета.

Встраивание элементов управления. Существенно улучшить внешний вид отчёта позволяют стандартные элементы управления. Элементы управления встраивают в отчёт для оформления заголовков, надписей и иллюстраций.

Встраивание элементов управления в отчет выполняется с помощью панели инструментов Панель элементов. Если она не отображается на экране, необходимо активизировать опцию Панель элементовв меню Вид. В этой панели сосредоточены кнопки для создания разнообразных элементов управления. Чтобы встроить элемент управления в отчет, необходимо щелкнуть на кнопке его создания, а затем – в той части отчета, в которой этот элемент должен размещаться. Access присвоит новому элементу стандартные свойства (размер, цвет и т. п.), которые можно изменить в окне Свойства.

Связывание элемента управления с полем таблицы. Зависимый элемент управления в отчете связан с полем в соответствующей таблице. С помощью такого элемента можно ввести данные в поле или актуализировать их в отчете.

Существует два способа связывания элемента управления с полем таблицы:

1. Элемент управления, связанный с базовой для данного отчета таблицей, может быть создан автоматически. Для этого следует воспользоваться списком полей таблицы. Он виден на экране, если установлена опция Список полей в меню Вид. Элемент управления, созданный с помощью списка полей, имеет те же свойства, что и поле таблицы, с которым он связан. При связывании следует перенести выбранное поле из списка в отчет. Там надлежит поместить курсор мыши в позицию левого верхнего угла элемента управления и отпустить кнопку мыши. Access создает для каждого поля, выбранного в списке, связанный элемент управления (текстовое поле).

2. Если необходимо связать с полем существующий несвязанный элемент управления, надлежит воспользоваться окном свойств. После маркирования элемента управления в прототипе отчета в этом окне появится перечень всех его свойств. При занесении имени связываемого поля в это окно в качестве значения свойства Данные произойдет связывание.

Создание вычисляемых элементов управления. Вычисляемый элемент управления в отчете отображает значение, которое вычислено на основе данных из одного или нескольких полей базовой таблицы или из других элементов управления. Вычисляемое значение определяется в соответствии с выражением, указанным в поле свойства Данные при определении элемента управления.

Вычисляемым можно сделать любой элемент управления. Для этого его нужно маркировать, выполнить повторный щелчок и ввести подлежащее вычислению выражение, например: =[количество]*[цена]

Ввод выражения следует завершить нажатием клавиши [Enter], после чего оно появится в поле свойства Данные в качестве значения.

Вычисления в отчетах. С помощью вычисляемых элементов управления обрабатываются отдельные записи, группы записей и все записи отчета.

Выполняя вычисления с использованием группы записей, следует добавить вычисляемое текстовое поле в заголовок или в примечание группы. При выполнении вычислений с применением всех записей текстовое поле должно находиться в заголовке или в примечании отчета.

В процессе вычислений с использованием группы записей или всех записей применяются функции обработки ряда записей (суммирование, определение среднего, минимального или максимального значений и т. п.) и выражение, связанное с вычисляемым элементом. Продолжая предыдущий пример, можно воспользоваться следующим выражением для определения стоимости всех проданных товаров: Sum ([Количество]*[Цена])

Примечание. Если при функции в некотором поле необходимо использовать результат вычислений, полученный в другом поле, то в формуле можно повторить выражение, как это сделано в приведенном примере при вычислении стоимости всех проданных товаров: =Sum([Количество]*[Цена]). В эту формулу включено выражение, которое в другом поле использовалось для вычисления стоимости проданных единиц одного товара: =[Количество]*[Цена]. Можно сослаться и на результат, полученный в этом поле, просто приведя его имя (значения свойства Имя). НДС на вычисленную сумму определяется путем ввода в вычисляемый элемент управления выражения =Поле23*0,14 при условии, что вычисленная сумма в отчете содержится в элементе с именем Поле23.

Передний и задний план. Элементы управления иногда размещаются один поверх другого, каждый из них можно переносить с помощью команд На передний план и На задний план из меню Формат. Перед активизацией указанных команд перемещаемый объект должен быть выделен. С помощью команды На передний план можно также создать надпись с тенью.

Выравнивание элементов управления по линиям сетки. Если новые элементы управления должны быть выровнены по линиям сетки, следует активизировать опцию Выровнять в меню Формат. Когда эта опция установлена, Access размещает углы элемента управления в узлах сетки. Если опция не установлена, Access проигнорирует сетку, а пользователь сможет свободно позиционировать элементы управления и не будет стеснен в выборе их размеров.

Подгонка размеров элементов управления. С помощью команд из подменю Размерменю Формат устанавливается размер элемента управления:

– по размеру данных – устанавливается такой размер маркированного элемента управления, при котором информация в нем отображается наилучшим образом;

– по узлам сетки– при подборе размера углы маркированного элемента выравниваются по ближайшим узлам сетки;

– по самому высокому – маркированным элементам назначается высота самого высокого из них;

– по самому низкому – маркированным элементам назначается высота самого низкого из них;

– по самому широкому – маркированным элементам назначается ширина самого широкого из них;

– по самому узкому – маркированным элементам назначается ширина самого узкого из них.

Выравнивание элементов управления. Команды, предназначенные для выравнивания элементов управления, собраны в подменю Выровнятьили Формат:

– по левому краю – выравнивает маркированные элементы управления по левому краю первого слева элемента;

– по правому краю– выравнивает правый край маркированных элементов управления по правому краю первого справа элемента;

– по верхнему краю– выравнивает верхний край маркированных элементов управления по верхнему краю самого верхнего элемента;

– по нижнему краю– выравнивает нижний край маркированных элементов управления по нижнему краю самого нижнего элемента;

– по узлам краю–выравнивает верхние левые углы маркированных элементов управления по ближайшему узлу сетки.

Установка промежутков между элементами управления. Для размещения элементов управления в отчете Access предоставляет не только команды выравнивания и привязки, но и команды установки интервалов – Интервал по горизонтали (образует интервал между элементами по горизонтали), Интервал по вертикали(образует интервал между элементами по горизонтали). Данные команды находятся в меню Формат. После активизации одной из них открывается подменю для выбора вида интервала:

– сделать равным –равные интервалы;

– увеличить – увеличенные интервалы;

– уменьшить – уменьшенные интервалы;

– установки, используемые по умолчанию.

С помощью команды Автоформат из меню Формат можно присвоить проектируемому отчету стандартный стиль оформления, а маркированным элементам управления – стандартные значения свойств (рис. 4.11).

Рис. 4.11. Выбор стиля отчета

Значения свойств маркированного объекта перечисляются в окне Свойства.

В списке Стили объекта «Отчет» (автоформаты отчета) окна Автоформат можно выбрать наиболее подходящий стиль для отчета или элемента управления. Кроме того, вам предоставляются возможности изменять характеристики стиля, удалять ненужный или создавать новый стиль, который будет сохранен и включен в список Стили объекта “Отчет”. Для этого следует нажать кнопку Настройка и в окне настройки выбрать необходимую опцию (рис. 4.12):

– создание нового стиля на основе стиля объекта: Отчёт “Обзор заказов” – создание нового автоформата на основе указанного отчёта;

– обновление стиля “Формальный” с атрибутами объекта: Отчёт “Обзор заказов” – изменение стиля с заданным именем с учётом значений из указанного отчёта;

– удаление стиля “Сжатый” – удаление стиля с заданным именем.

Рис. 4.12. Окно настройки стилей отчётов

При использовании стиля можно отказаться от применения некоторых его свойств. Нажмите кнопку Параметрыв диалоговом окне Автоформат, вследствие чего в его нижней части появится дополнительная область Атрибуты(рис. 4.13). Здесь вы можете задать/отменить применение следующих параметров стиля:

– шрифт;

– цвет;

– границы.

Посредством команды Задать стандартные свойства меню Формат пользователь может сделать введённые значения свойств стандартными установками для новых элементов управления некоторого типа. Изменение стандартных установок действительны только в активном отчёте.

Рис. 4.13. Настройка атрибутов автоформатирования

Примечание. Для создания одинаковых элементов управления рекомендуется использовать команду Задать стандартные свойства.

Создание и внедрение фирменного знака. Изготовим фирменный знак Toyota и встроим его в заголовок отчета. Связать готовый логотип с Access-отчетом можно знакомым способом – как иллюстрацию с формой. Однако в данном случае дополнительно должны быть выполнены следующие условия:

1. Логотип должен быть создан с помощью программы, которая поддерживает OLE-интерфейс (например, CorelDRAW или Paint).

2. Объекты должны быть сохранены в файлах прикладной программы-сервера.

3. Таблица должна включать поля, содержащие связываемый объект, для которых установлен типПоле объекта OLE.

Сначала создадим фирменный знак Toyota в программе Paint и сохраним его. Затем готовый рисунок свяжем с Access-отчетом, если позднее фирменный знак потребуется изменить, то нужно будет только изменить логотип с помощью программ Paint. Такой способ оформления имеет преимущества тогда, когда эмблему фирмы нужно связать не с одним, а с несколькими отчетами или формами. Можно, однако, ограничиться встраиванием логотипа в отчет. Именно этот вариант мы и рассмотрим.

Последовательно откройте стартовое меню, подменю Программы и подменю Стандартные. Запустите программу Paint. Откроется пустое окно для рисования. Если вам не знаком оригинальный фирменный знак Toyota, обратитесь к следующему рисунку (рис. 4.14).

Рис. 4.14. Фирменный знак Toyota в окне программы Paint

Фирменный знак Toyota состоит из окружности с двумя вписанными в нее эллипсами, образующими литеру Т. Окружность и оба эллипса рисуют с помощью инструмента для создания окружности, находящегося в левой части окна программы. Щелкните на кнопке с изображением окружности и нарисуйте ее. Затем снова выполните щелчок на этом инструменте и нарисуйте первый эллипс внутри окружности, вытянутый по вертикали. После следующего щелчка на кнопке с изображением окружности нарисуйте второй эллипс, вытянутый по горизонтали. Толщина линии выбирается в левом нижнем углу окна программы Paint, а цвет – в палитре, расположенной в нижней части окна.

Если с первого раза не все получилось, не отчаивайтесь. Неправильно нарисованные объекты можно удалить, используя инструмент Ластик/Цветной ластик.

Если знак готов, сохраните его с помощью команды Сохранитьиз меню Файл под именем Toyota.pcx.

Приступим к внедрению фирменного знака. Для начала маркируйте нарисованный логотип с помощью инструмента Выделение. Затем активизируйте в меню ПравкакомандуКопировать.

При установлении связи окно программы Paint должно оставаться открытым. Поэтому вернитесь в окно Access, используя линейку задач или комбинацию клавиш [Alt + Tab]. Если перед переходом в программу Paint отчет не был закрыт, произойдет возврат к проекту отчета. Выполните щелчок на заголовке отчета, поскольку именно там должен находиться логотип. В окне Access вызовите команду Специальная вставкаиз меню Правка.

Рис. 4.15. Окно Специальная вставка

В открывшемся диалоговом окне (рис. 4.15)уже находится имя внедряемого Paint-рисунка и полная спецификация файла. Активный переключатель Вставить свидетельствует о том, что рисунок будет встроен в отчет и что для внесения изменений следует вызывать программу-сервер, дважды щелкнув на внедренном объекте. После внесения изменений управление передается конструктору отчета.

Выполните щелчок по кнопке OK,и фирменный знак будет вставлен в область заголовка отчета (рис. 4.16). Этот объект следует маркировать и перетащить вправо так, чтобы знак не закрывал заголовок отчета.

Рис. 4.16. Фирменный знак в проекте отчета

Чтобы оценить внешний вид отчета, перейдите в режим предварительного просмотра. Заголовок отчета получится довольно большим, так как фирменный знак занимает много места.

Итак, процесс связывания успешно завершен, и можно закрыть окно программы Paint, которое все еще находится на заднем плане. Вернувшись в окно Access, не забудьте сохранить измененный отчет.

Ввод названия фирмы в нижний колонтитул. В отчете должно присутствовать название фирмы, чтобы читатель понял, что предоставленная информация посвящена представительству Toyota в России. Попробуйте решить самостоятельно, куда вставить название фирмы: в примечание отчета или в нижний колонтитул. Если название будет приведено в примечании, оно появится только один раз в конце отчета; если же его поместить в нижний колонтитул, оно будет напечатано на каждой странице. Нам представляется целесообразным поместить название фирмы в нижний колонтитул. Перейдите в режим конструктора отчета и убедитесь в том, что панель элементов управления видна на экране. Если нет, задайте ее отображение, установив опцию Панель элементов в меню Вид.

Рис. 4.17. Фирменный знак в режиме предварительного просмотра

Посредством вертикальной полосы прокрутки переместитесь вниз к нижнему колонтитулу. Освободите место для надписи, перенеся элемент с выражением =Now() в область заголовка. В правой части нижнего колонтитула уже стоит функция для печати номера страницы. Выполните щелчок на кнопке Надпись (с изображением литеры Аа) в панели, расположенной вверху слева. Установите указатель мыши в нижнем колонтитуле и щелкните в том месте, где должна находиться надпись (название фирмы).

Access индицирует крошечный прямоугольник с мерцающим курсором ввода. После он будет увеличиваться по мере ввода текста с клавиатуры. Введите следующее название: Представительство Toyota в России(рис. 4.18).

Рис. 4.18. Название фирмы в нижнем колонтитуле

При печати отчета это название будет присутствовать в конце каждой страницы.

В подотчете все данные о каждой модели объединены в отдельную группу. В примечании группы Access автоматически вычислит промежуточную сумму значений поля Заводская цена(рис. 4.19). Поскольку в каждой группе содержатся данные только об одной модели, промежуточная сумма будет равна цене одной модели. Промежуточную сумму целесообразно вычислять, если группа содержит несколько записей.

В примечании отчета суммируются промежуточные суммы из всех групп. Таким образом, определяется стоимость всех моделей.

Заводская цена отличается от отпускной цены автомобиля, определение которой следует поручить Access. Для этого в проект отчета надлежит ввести поле наименования и вычисляемое поле.

Рис. 4.19. Готовый подотчет

Перейдите в режим конструктора отчета. Освободите место для вычисляемого поля: увеличьте площадь проекта отчета, переместив правую ограничительную линию. Соответствующим образом измените ширину шапки отчета и верхнего колонтитула.

Придерживайтесь следующих рекомендаций, чтобы правильно оформить отчет:

1. В верхнем колонтитуле дважды щелкните по полю наименования Заводская цена, чтобы изменить содержащуюся в нем надпись. Появится окно свойств, в котором для параметра Подпись установите новое значение – Цена без начислений. Закройте окно свойств.

2. На панели элементов управления активизируйте кнопку с именем Надпись. Разместите поле в верхнем колонтитуле справа от надписи Цена без начислений. Введите в него выражение Отпускная цена, вследствие чего программа установит необходимый для размещения этой надписи размер.

3. На панели элементов активизируйте кнопку Поле (с изображением литер ab) и вставьте текстовое поле в область данных справа от поля Заводская цена. Это поле должно быть вычисляемым. Откройте окно его свойств и введите значения, которые приведены в табл. 4.1.

Таблица 4.1.

Имя элемента управления	Отпускная цена
Данные	=[Отпускная цена]*1,15
Формат поля	Денежный
Число десятичных знаков	Авто

В поле Данные находится формула. Формула всегда начинается со знака равенства. Имена полей заключаются в квадратные скобки. Число 1,15 служит для указания величины налога на добавленную стоимость, составляющего НДС.

4. Закройте окно свойств. Примечание каждой группы должно содержать промежуточную сумму отпускных цен, которая вычисляется по формуле, подобной формуле для поля Заводская цена.

5. Справа от промежуточной суммы вставьте текстовое поле и откройте окно свойств. Выполните в нем установки, перечисленные в табл. 4.2.

Таблица 4.2

Имя элемента управления	Промежуточная сумма управления отпускных цен
Данные	=Sum([Заводская цена]*1,15)
Формат поля	Денежный
Число десятичных знаков	Авто

Сумма определяется с помощью функции =Sum. Суммируются отпускные цены.

6. Закройте окно свойств. Поскольку при проектировании отчета с помощью мастера Access выделяет жирным шрифтом суммарные значения, задайте такое выделение для только созданного поля, чтобы обеспечить единообразие. Маркируйте поле и щелкните по кнопке с изображением литеры Ж на панели инструментов.

7. Перейдите в область Примечания отчета. В ней находится выражение Итого, а также формула для поля Заводская цена. Справа от этого поля вставьте еще одно текстовое поле для суммирования промежуточных сумм отдельных групп. Откройте окно свойств и установите установки, перечисленные в табл. 4.3.

Таблица 4.3

Имя элемента управления	Общая отпускная цена
Данные	=Sum([Заводская цена]*1,15)
Формат поля	Денежный
Число десятичных знаков	Авто

8. Закройте окно свойств и задайте для этого поля жирное начертание.

Подотчет готов. Перейдите в режим предварительного просмотра, чтобы оценить результат. Сохраните готовый отчет под именем Наши цены и, выполнив двойной щелчок на кнопке вызова системного меню, вернитесь в окно базы данных. В списке отчетов вы обнаружите и отчет Наши цены. Осталось встроить его в качестве подотчета в главный отчет Обзор заказов. Для этого откройте главный отчет в режиме конструктора. Установите указатель мыши в области заголовка группы и нажмите клавишу [F11], чтобы перейти в окно базы данных, перетащите подотчет в ту область главного отчета, где вы хотите его разместить.

Access вставит в примечание отчета элемент Наши цены и соответствующее поле наименования. Чтобы вернуться в отчет, выполните щелчок в любом месте главного отчета.

Удалите поле наименования подотчета, оставив лишь его заголовок. Следите за тем, чтобы было удалено поле наименования, но не сам подотчет.

Нумерация страниц отчета. Страницы отчета можно пронумеровать, добавив в заголовки или в колонтитулы текстовое поле, в котором будет указан номер страницы. Содержимое данного поля определяется посредством свойства Данные. Ниже приведены некоторые параметры отображения номера страницы (табл. 4.4).

Таблица 4.4

Выражение	Результат
=[Page]	1, 2, 3
=”Стр.”&[Page]	Стр. 1, Стр. 2, Стр. 3
=[Page]&”/3 стр.”	1/3 стр., 2/3 стр., 3/3 стр.
=[Page]&” из 3 стр.”	1 из 3 стр., 2 из 3 стр., 3 из 3 стр.
=”Стр.”&[Page]&”из 3”	Стр. 1 из 3, Стр. 2 из 3, Стр. 3 из 3
=Format([Page] “000”)	001, 002, 003

Пронумеруйте страницы отчета и перейдите в режим предварительного просмотра, чтобы оценить внешний вид спроектированного отчета с подотчетом.

Верстка отчета в несколько колонок. В Access предусмотрена возможность расположения текста отчета в нескольких колонках. В таком отчете колонки заполняются информацией сверху вниз и слева направо. Параметры колонок (количество, размер, расстояние между ними и т. д.) устанавливаются на вкладке Столбцы окна Параметры страницы, которое открывается с помощью одноименной команды из меню Файл.

Предварительный просмотр отчетов. В режиме предварительного просмотра можно увидеть, как будет выглядеть отчет в напечатанном виде. Существует два режима предварительного просмотра отчетов.

Просмотр образца макета отчета доступен только из режима конструктора. Он используется для проверки макета отчета. В нем отображается только часть данных, необходимых для заполнения каждого из элементов отчета. Для активизации этого режима предназначена команда Предварительный просмотр из меню Вид.

Режим просмотра полного содержимого отчета устанавливается посредством команды Предварительный просмотр из меню Вид или кнопки Просмотр из окна базы данных, в нем отображается весь отчет в том виде, какой он будет иметь после печати.