Создание отчёта

Отчёт создаётся знакомым читателю способом. Прежде всего, необходимо нажать кнопку Создатьна вкладке Отчётыв окне базы данных.

В окне Новый отчётAccess предложит указать таблицу, на базе которой создаётся отчёт (рис. 4.1). Откройте список таблиц и выберите таблицу Клиенты, а затем воспользуйтесь помощью мастера отчётов. По окончании работы созданный мастером отчёт можно отредактировать.

Итак, выполните щелчок на строке Мастер отчётов, вследствие чего на экране появится первое окно мастера отчётов.

Рис. 4.1. Окно создания отчёта

На первом этапе разработки отчёта указываются включаемые в него поля. Выберите следующие поля:

– Код модели;

– Фамилия;

– Дата заказа.

Поле из списка Допустимые поля помещается в список Выбранные поляпосле маркирования имени и нажатия кнопки со стрелкой [>] (рис. 4.2). Переместить из одного списка в другой все поля позволяют кнопки с двойными стрелками [>>] и [<<]. После того как все названные поля окажутся в правом списке и будут расположены в указанной последовательности, щёлкните по кнопке Далее, чтобы перейти в следующее диалоговое окно мастера.

Преимущество отчётов перед формами заключается в возможности группирования данных, что значительно улучшает внешний вид документа и повышает его удобочитаемость. Данные в отчёте должны быть сгруппированы по кодам моделей, что при актуализации отчёта позволит сразу определить, какое количество автомобилей каждой модели заказано к настоящему моменту. В результате анализа данных таблицы Клиентымастер отчётов предложит именно такой способ группирования в следующем диалоговом окне (рис. 4.3).

Примечание. Предложенный программой способ группирования можно изменить. Данные в отчёте можно группировать не более чем по трём полям. Изменить уровни группирования позволяет кнопка Уровень.

Перенесите поле с кодами моделей из левого списка в правый. Чтобы выбрать способ группирования, нажмите кнопку Группировка.

Рис. 4.2. Выбор полей для отчёта

Рис. 4.3. Группирование данных

Открывшееся окно (рис. 4.4) служит для изменения интервалов группирования данных в отчёте. При использовании стандартного значения Обычныйв одну группу объединяются записи с одинаковыми значениями в заданном поле. Не изменяйте эту установку и выполните щелчок на окне ОК. Перейдите в следующее диалоговое окно мастера, в котором определяется способ сортировки данных.

Рис. 4.4. Выбор способа группирования

Access автоматически сортирует данные по тем же полям, по которым выполняется группирование (в рассматриваемом случае – по полю Код модели). Если записи в группе должны быть рассмотрены и по другим полям, их необходимо указать в четырёх специально отведённых для этого полях. В нашем примере можно произвести сортировку по полю Фамилия. Выберите его в поле списка первого уровня сортировки. Порядок сортировки останавливается с помощью кнопки, расположенной справа от поля (рис. 4.5).

Рис. 4.5. Выбор способа сортировки данных при создании отчёта

В следующем окне мастеру отчётов необходимо указать, как данные должны быть представлены в отчёте (рис. 4.6).

В распоряжении пользователя имеются следующие варианты отображения данных:

– ступенчатый – ступенчатое расположение данных разных уровней;

– блок – блочное расположение данных;

– структура 1и структура 2 – ступенчатое расположение уровней с перекрытием;

– по левому краю 1 и по левому краю 2 – выравнивание данных всех уровней по левому краю.

Активизируйте переключатель ступенчатый.

Рис. 4.6. Данные в отчёте

Мастер предоставляет возможность просмотреть, как выглядит отчёт при выбранном способе расположения данных. Для этого отведена левая часть его окна. В области Ориентация этого же окна можно выбрать подходящую ориентацию листа. Чтобы полнее использовать площадь страницы, установите опцию Настроить ширину полей для размещения на одной странице, с помощью которой подбирается оптимальная ширина полей. Нажмите кнопку Далее.

Следующее окно мастера предназначено для выбора стиля оформления отчёта (рис. 4.7). В нём также имеется поле для просмотра образцов.

Выберите стиль,нажмите кнопку Далее в последний раз, присвойте отчёту имя.

В поле Задайте имя отчётаAccess по умолчанию вводит имя таблицы, на основе которой создаётся отчёт (рис. 4.8). Возможно, пользователь сочтёт это имя подходящим для отчёта. В рассматриваемом примере в этом поле будет находиться имя Клиенты. Однако составленному отчёту больше подходит имя Обзор заказов.

Чтобы оценить внешний вид отчёта, следует выполнить щелчок по строке Образецменю кнопки Вид.

Рис. 4.7. Выбор стиля оформления отчёта

Рис. 4.8. Назначение имени отчёту

Примечание. Уже сейчас отчёт можно открыть в режиме конструктора, чтобы внести исправления или его оформление. Для этого следует выполнить щелчок по кнопке Конструктор.

Как только на экране отобразится составленный отчёт, задайте для его окна полноэкранное представление, чтобы можно было увидеть как можно большую часть страницы отчёта.

В готовом отчёте в области нижнего колонтитула автоматически устанавливается дата его создания. Сам же отчет имеет вид таблицы: имена полей приведены под строкой заголовка и отделены от нее и от данных жирной линией. Группы строк, начинающихся кодом некоторой модели, содержат списки клиентов, которые заказали данную модель. Там же приведены даты заказов (рис. 4.9).