Условия отбора записей

Условием отбора является выражение, которое состоит из операторов сравнения и операндов, используемых для сравнения.

В качестве операндов выражения используются: литералы, константы, идентификаторы (ссылки).

Литералами являются конкретные значения, воспринимаемые Access так, как они записаны. Это могут быть числа, текстовые строки, даты. Текстовые строки заключаются в двойные кавычки, даты – в символы “#”. Например, 786, “Информатика”, #1-Сентября-02#.

Константами являются неизменяющиеся значения, которые определены в Access, например, “True”, “False”, “Да”, “Нет”, “Null”и т.п.

Идентификатор представляет собой ссылку на поле, элемент управления или свойство. Идентификаторами могут быть имена полей, таблиц, форм, отчетов и т.д. Они заключаются в квадратные скобки. Как правило, Access производит автоматическую подстановку скобок.

Во многих случаях ссылка на конкретное значение должна указывать на его местоположение в иерархии объектов базы данных, начиная с объекта верхнего уровня. Например, ссылка на поле таблицы имеет вид: “[Имя таблицы]![Имя поля]”.

Операторами сравнения и логическими операторами в выражении условия отбора являются:

=; <; >; <>; Between; In; Like; And; Or; Not

Они определяют операцию над одним или несколькими операндами. Если в выражении отсутствует оператор, то по умолчанию используется оператор = (равно).

Текстовое значение можно рассматривать как цепочку символов (слово), порядок следования которых определен позицией символа. (Например, в слове кедр символ к находится в первой позиции, символ е – во второй, символ д – в третьей и т.д.) В текстовом значении выражения используются: операторы шаблона * (звездочка), обозначает любое количество символов; знак? (вопросительный знак), заменяет любой символ; # (решетка) указывает, что в данной позиции должна стоять цифра; допустимый диапазон символов для данной позиции заключается в квадратные скобки; знак! (восклицательный знак) используется для исключения.

Примеры фрагментов текстовых значений: [а-я] – диапазон букв русского алфавита; [!4-7] – любая цифра, кроме 4,5,6,7; комбинация?[к-т]d[0-9]* задает любой символ в первой позиции, букву в диапазоне от к до т во второй позиции, буква d в третьей позиции, цифру – в четвертой позиции, произвольное число символов в конце слова.

Оператор Between позволяет задавать интервал для числового значения. Например, интервал от 100 до 550 выглядит так:

Between 100 And 550.

Оператор In позволяет выполнить проверку на равенство любому значению из списка, заданного в скобках. В качестве разделителя используется запятая или точка с запятой. Например:

In (“Красное”; “Ватутинки”; “Анино”).

Оператор Like по заданному образцу текстового значения проводит поиск в текстовых полях. В данном случае широко используется подстановка с помощью шаблона. Например:

Like “?а[л-у]*”

Операторы And, Or, могут связывать условия отбора, заданные в одной строке (And) или разных строках (Or).

Задание 4.2. Редактирование табличных данных с помощью фильтра в табличном редакторе Excel.

Для понимания вышесказанного практически проведем редактирование данных, которые в дальнейшем потребуются при выполнении курсовой работы. Эти данные представлены электронными таблицами, полученными в результате сканирования текста. Распознавание текста, проведенное соответствующей программой, не полностью гарантирует качество имеющегося материала, поэтому необходимо провести экспертную проверку и при необходимости провести корректировку имеющихся данных.

Сначала создадим в своей папке новую папку с именем Курсовая. Скопируем в эту папку файл Земфонд 2001.xls, который хранится в C:\user\INFTEC. Файл Земфонд 2001 состоит из трех таблиц (листов), оформленных заголовками столбцов. Структура этих таблиц такова: первые два столбца представляют текстовые данные (тип данных – текстовый, выравнивание слева), все последующие столбцы таблиц суть положительные числа (тип данных – числовой с одним знаком после десятичной запятой, выравнивание справа).

Имеются сведения, что не все числовые значения отвечают требованиям формата данных, определенных структурой таблиц. Данные отличаются значительными объемами, поэтому простой просмотр таблиц не представляется достаточно эффективным для проведения экспертизы.

Табличный редактор Excel располагает прекрасным инструментарием, позволяющим автоматизировать трудоемкий процесс подобного рода.

Если вам необходимо выделить из списка (столбца) данные, не соответствующие определенным условиям, нужно отфильтровать список. После фильтрации данные можно преобразовать, подвести итоги или скопировать данные в другую область рабочего листа.

При фильтрации списка программа Excel отображает записи, соответствующие заданным критериям, скрывая остальные. Метод фильтрации списка состоит в установке дополнительных условий через создание пользовательского фильтра.

Открыть таблицу Земфонд 2001.

Для фильтрации данных по особым условиям выполните следующее:

1. Выбрать по вкладкам листов одну из имеющихся таблиц.

2. Выделите любую ячкйку в списке, который необходимо фильтровать.

3. Выберите пункт меню Данные, команду Фильтр, а в подменю режим Автофильтр. Программа Excel вставит кнопки-стрелки возле заголовков столбцов. (Для отмены режима выполняется команда Данные – Фильтр – Автофильтр).

4. Щелкните на кнопке-стрелке возле столбцов, данные которых нужно отфильтровать. В раскрывающемся списке отобразятся все возможные условия фильтрации элементов столбца (Все, Первые 10, Условие, Пустые и т.д.). В этом списке также содержатся все допустимые значения, которые принимают данные, определенные в столбце. Эти значения расположенны в заданном порядке (например, по возрастанию или по алфавиту).

5. Выбрав какое либо значение из этого списка или условие, можно отобразить записи, отвечающие этому выбору. Чтобы возвратить список в первоначальное состояние, выбирается условие Все.

6. В нашем случае проводится фильтрация данных, не отвечающих условию числового формата. Поэтому необходимо задать особые условия фильтрации. Щелкните по кнопке-стрелке возле столбца, данные которого нужно отфильтровать. Из раскрывающегося списка условий фильтрации выберите строку Условие. Программа Excel отобразит диалоговое окно Пользовательский автофильтр, как на рис. 7.

Рис. 7 – Окно пользовательского автофильтра

7. Выберите оператор сравнения, щелкнув по стрелке возле окна оператора. Воспользовавшись символами подстановки в окне текстового поля, введите значение сравнения.

8. При фильтрации по двум условиям, выберите одну из опций: И – для применения двух условий, ИЛИ – для применения одного или другого условия, после чего следует установить оператор и значение сравнения для второго условия.

9. Щелкните по кнопке ОК.

10. В отображенных записях произведите соответствующие исправления.

11. Подобный порядок редактирования с использованием фильтрации следует организовать по всем столбцам всех таблиц.

12. При завершении редактирования возвратить список в первоначальное состояние выбором условия Все. Отменить режим Автофильтр.

13. Перейти к другой таблице, выбрав следующий лист.

14. Закрыть программу Excel, сохранив все изменения таблицы Земфонд2001.

Положительные результаты редактирования данных позволят безошибочно произвести импорт этих данных в приложение Access для дальнейшей работы с таблицей Земфонд2001.

4.3 Задание 3 - Применение фильтра в базе данных Лесничество. Сохранение фильтра как запроса.

Запустить приложение Access. Открыть вашу базу данных Лесничество.

Во вкладке Таблицы сделать активной таблицу Посадки.

Фильтр по выделенному позволяет отобрать из таблицы те записи, которые содержат выделенное поле или часть поля.

Пусть нужно найти все записи о селах, название которых начинается с буквы “К”.

Выделим букву К в поле Село в одной из записи. Затем выполним команду меню Записи – Фильтр – Фильтр по выделенному или нажмем соответствующую кнопку панели инструментов. В результате фильтрации отображаются только те записи, в которых села начинаются на букву “К”. Далее можно продолжить фильтрацию по дополнительному условию отбора.

Для отбора записей, не содержащих выделенного значения, после выделения выполняют команду меню Записи – Фильтр –Исключить выделенное.

Созданный при выполении команды Фильтр по выделенному или Исключить выделенное фильтр сохраняется автоматически при сохранении таблицы, запроса или формы. При последующих открытиях таблицы этот фильтр может быть применен снова.

Обычный фильтр вызывается командой Записи – Фильтр – Изменить фильтр. В окне фильтра задается условие отбора по соответствующим полям появившейся пустой таблицы. На вкладке Найти (левый нижний угол окна Фильтр) в поля фильтра вносятся значения, по которым отбираются записи. Значения вводятся с клавиатуры или выбираются из списка этого поля. Ввод условий в несколько полей одной строкой фильтра определяет набор записей, в которых присутствуют все указанные значения. При этом все указанные условия объединяются логической операцией “ И ”.

Чтобы указать альтернативный вариант отбора записей, выбирается вкладка “ ИЛИ ” (левый нижний угол окна Фильтр). При этом открывается новая строка фильтра для задания альтернативного варианта. Набор условий, введенных в разные строки связывается логической операцией “ ИЛИ ”.

Для выполнения операции фильтрации выполнить команду Применение фильтра.

Расширенный фильтр задается командой Записи – Фильтр – Расширенный фильтр. В окне расширенного фильтра в верхней части размещается список полей активной таблицы. В нижней части окна выводится бланк запроса, где в строку Поле перетаскивается мышью из верхнего списка поля, по которым задаются условия отбора. Условия отбора вводятся в соответствующие строки. Для удобства ввода можно воспользоваться окном Область ввода (клавиши [ Shift ] + [ F2 ]).

Кроме того, в бланке запроса в строке Сортировка возможно выполнить любой из предложенных типов сортировки для одного или нескольких полей.

Когда активным становится окно фильтра, на панели инструментов появляется опция Фильтр, а в меню Файл появляются команды Сохранить как запрос и Загрузить из запроса.

Рекомендуется подготовить и сохранить несколько фильтров для таблицы, которые в дальнейшем могут быть применены. Для сохранения подготовленного фильтра нужно выполнить команду Файл – Сохранить как запрос или нажать по соответствующей кнопке панели инструментов фильтра. Фильтры должны быть сохранены под именами, несущими смысловую нагрузку. Использование сохраненного фильтра происходит по команде Файл – Загрузить из запроса по имени этого фильтра, выбираемого из бланка применяемых фильтров.

Для уничтожения фильтра при активном окне выполняется команда меню Правка – Очистить бланк, затем команда Фильтр – Применить фильтр.

4.4 Задание 4 – Самостоятельное задание.

Ответить на вопросы, используя таблицы Посадки, Поселения или Лесники. Макет и структуру таблиц оставить без изменения.

1. В каких записях отражены виды насаждений, начинающиеся с буквы «к»?;

2. Выбрать все виды насаждений, кроме дуба;

3. Какую площадь занимает Сосновый бор?

4. Какие виды насаждений будут отобраны, если их определить как - ?л*; л*а;?а[к-ь]*?

5. Отобрать посадки в селе Троицкое старше 15 лет;

6. Растут ли в селе Подберезки пальмы?;

7. В состав каких сел входят посадки "… аллея" и "… роща"? Расположить результаты по алфавиту;

8. В каких селах самые молодые посадки (от 10 до 15 лет)?;

9. Отобрать села с площадью посадок менее 15 га, рсположив площади в порядке убывания;

10. Как зовут лесника Ванюшина?;

11. С какими посадками работает лесник по имени Найк Горыныч?;

12. Отобрать в селах Троицкое, Красное и Ватутинки посадки площадью от 10 до 40 га с возрастом не менее 20 лет, расположив виды насаждений по алфавиту.

5 Применение форм

Цели работы:

· закрепить навыки работы с формами ввода-вывода;

· научиться создавать кнопочные формы.

5.1 Задание 1 - Открытие базы данных и подготовка ее к работе.

Запустить программу Access. В открывшемся окне включить переключатель Открыть базу данных, выделить из списка свою базу данных, затем щелкнуть по клавише ОК.

Замечание. Возможно, вы пропускали занятия, и данных полученных на предыдущих занятиях у вас нет. Чтобы быстро восстановить базу данных, можно воспользоваться чужой базой (другой группы либо другого компьютера). Для этого следует:

· выполнить команду Файл – Создать базу данных – ОК;

· ввести свою фамилию в качестве имени учебной базы и щелкнуть по кнопке Создать;

· выполнить команду Файл – Внешние данные – Импорт…;

· выделить имя базы данных, из которой вы собираетесь копировать таблицы, затем щелкнуть кнопку Импорт;

· выделить те таблицы, которые вы собираетесь копировать, щелкнуть кнопку ОК. В результате вы получили базу данных с готовыми связями между таблицами, при условии, что вы скопировали все взаимосвязанные таблицы. Кроме того, вдобавок вы получили все ошибки, допущенные вашими коллегами, и которые содержатся в скопированной вами информации.

Перейдите на вкладку Формы. Выделите форму Посадки, и нажмите клавишу [ Delete ]. Согласитесь с удалением. Тоже проделайте с формой Посадки1.

5.2 Задание 2 - Создание простой формы с помощью кнопки Новый объект.

Для просмотра результатов работы 3 воспользуйтесь средством Автоформа. Автоформа создает форму, в которой отображаются все поля и записи выбранной таблицы или запроса. Каждое поле располагается на отдельной строке, слева от которой отображается имя этого поля. С помощью автоформы можно просматривать или вводить данные.

Находясь во вкладке Таблицы, выделите таблицу Посадки. (Автоформу можно строить при открытой или при закрытой таблице).

На панели инструментов щелкнуть по пиктограмме Новый объект.

Выбрать из списка элемент Автоформа. Просмотреть содержание записей таблицы Посадки с помощью созданной формы.

Сохранить автоформу с именем Посадки_5_2. (В имени формы числовые индексы означают номер работы и номер задания). Закрыть форму.

5.3 Задание3 - Создание формы с помощью Мастера форм.

Мастер форм ( wizard ) позволяет автоматизировать процесс создания однотабличных и многотабличных форм и отчетов. Мастер форм реализует построение формы в режиме последовательных шагов (этапов). Причем имеется возможность возврата к предыдущему состоянию построения формы и при необходимости изменения установок текущего шага.

Выполнить команду Создать во вкладке Формы.

В окне Новая форма выбрать Мастер форм. Описание Мастера появляется в левой части диалогового окна. В нижнем поле имя таблицы или запроса можно не указывать. При использовании Мастера форм источник данных для формы следует указывать в диалоге окна Мастера. Щелкнуть по клавише ОК.

В окне Таблицы/запросы выбрать таблицу Посадки, в окне Доступные поля выбрать поля Посадка, Село, Площадь (га), Вид и перенести их стрелкой в окно Выбранные поля.

В окне Таблицы/запросы выбрать таблицу Лесники, в окне Доступные поля выбрать поле Фамилия и перенести его стрелкой в окно Выбранные поля. Щелкнуть по кнопке Далее.

В следующем окне выбрать внешний вид – Табличный. Затем щелкнуть по кнопке Далее.

На этом шаге выбрать стиль (например, Обычный) и щелкнуть по клавише Далее.

Задать имя формы: Хозяйство. Щелкнуть по кнопке Готово. Отформатировать столбцы по ширине данных. Закрыть форму.

5.4 Задание 4 - Создание формы с помощью автоформ.

Замечание. При выборе элементов Автоформа: в столбец, Автоформа: ленточная, или Автоформа: табличная форма создается автоматически.

Во вкладке Формы щелкнуть по кнопке Создать.

В окне Новая форма выбрать Автоформа: ленточная. В нижнем окне в качестве источника для формы выбрать таблицу Лесники. Щелкнуть по кнопке ОК. Готовую автоформу сохранить с именем Лесники_5_4. Закрыть форму.

В результате получена форма, в которую можно вводить данные или менять существующие. Созданную форму можно менять в режиме Конструктор.

5.5 Самостоятельное задание 5 - Для других таблиц базы данных создать автоформу в столбец, табличную автоформу. Закройте формы, если они открыты, сохранив их с именами, отражающими смысловое содержание форм.

5.6 Задание 6 - Создание формы без помощи Мастера.

Выбрать режим Конструктор при создании новой формы. В качестве источника данных для формы выберите таблицу Посадки. Щелкнуть по кнопке ОК.

Окно формы выведено в режиме Конструктор. В опции меню Вид вызвать Список полей, в окне которого отражены имена полей выбранной таблицы. Из этого списка следует добавить присоединенные элементы управления в форму. Выделить поля Посадка, Площадь (га), Вид, Возраст (лет) и Рисунок, щелкнув мышкой по имени поля, одновременно удерживая клавишу клавиатуры [ Ctrl ]. Отпустить клавишу клавиатуры [ Ctrl ]. Перетащить выделенную группу полей в область данных.

Размер окна для названия поля и его значения можно изменять. Эти элементы с помощью мышки передвигаются по полю области данных. Для независимого перемещения одного элемента его следует захватить мышкой за верхний левый угол (черный квадратик).

Расположите элементы на поле области данных по вашему усмотрению.

Для практики рекомендуется изменить оформление текста, цвет, размер и вид шрифта. На панели инструментов имеется достаточно кнопок для работы со шрифтами. Автоматический подбор размера элемента соответственно размеру надписи выполняется командой Формат – размер – по размеру данных.

Для просмотра в темпе создания можно переключаться в режим формы опции Вид горизонтального меню.

Сохраните форму с именем Посадки_5_6.

Просматривая форму, добавьте новую запись, В новую строку введите в поле Посадка – Бамбуки, в поле Площадь (га) – 3, в поле Вид – бамбук, в поле Возраст (лет) – 5. Для перехода от поля к полю пользуйтесь клавишей [ Tab ]. В активное поле рисунка вставьте заготовку из коллекции Microsoft Clip Gallery, выполнив команду меню Вставка – Объект – (тип объекта) Microsoft Clip Gallery. Найдите возможность разрешить возникшие вопросы.

Рис.8 - Форма в режиме конструктора Рис. 9 – Режим просмотра Форма

Формы могут быть выведены на экран в трех видах: режим конструктора (рис 8), режим формы (рис 9) и режим таблицы. Переход осуществляется в опции Вид активной формы.

Закрыть форму, сохранив изменения.

5.7. Задание 7 - Добавление в таблицу логического поля.

Открыть таблицу Посадки во вкладке Таблицы в режиме конструктора. Добавьте поле с именем Просека и типом поля Логический. Сохраните таблицу и закройте ее.

Обратите внимание, что в свойствах логического поля формат поля может иметь лишь два значения Да или Нет.

Перейти на вкладку Формы. В режиме конструктора открыть форму Посадки_5_6, созданную в задании 6. Из Списка полей выделить поле Просека и перетащить его в область данных. Появится значок флажка и надпись Просека.

Перейдя в режим формы, просмотрите разные записи. Флажок снимается и устанавливается щелчком мышки по соответствующему полю. Дайте указание провести вырубку просек в посадках с площадью от 30 га и более. Ознакомьтесь с видом формы в режиме таблицы. Закройте форму, сохранив изменения. Имя новой формы Посадки_5_7.

5.8 Задание 8 - Создание кнопочной формы Заставка.

Элементами кнопочных форм являются кнопки с подписями. Подпись задается и должна по возможности кратко и точно определять действия, которые будут выполняться при нажатии кнопок. Элементы, создаваемые в кнопочной форме, могут быть подразделены на два основных типа:

· элементы, предназначенные для организации вызова других кнопочных форм;

· элементы, обеспечивающие открытие формы, отчета, запуск макроса, программы, выход из приложения с закрытием базы данных или переход в режим продолжения разработки кнопочной формы и т.п.

Создадим кнопочную форму в режиме Конструктор. (Состав панели инструментов конструктора форм см. Приложение2)

Во вкладке Формы в режиме конструктора появится пустая форма. Выполнение команды Вид – Заголовок/примечание формы изменит вид разметки формы. Тело формы состоит из трех частей: поля заголовка, поля области данных и поля примечания. Всегда имеется возможность изменять размеры этих плей. Сохранить форму с именем Заставка.

Из опции меню Вид вызвать Панель элементов, указав на ней элемент Надпись (кнопка Аа). Курсор мышки, принявший вид крестика с “приклеенной” буквой А, переместить на поле заголовка. С клавиатуры ввести текст: