Тема: «Система управления базами данных Microsoft Access. Создание базы данных из нескольких таблиц»

Лабораторная работа № 15

Упражнение 1. Создание базы данных «Деканат».

1. Создайте новую базу данных «Деканат». Для создания новой базы данных:

• загрузите Access, в появившемся окне с левой стороны щелкните по пункту Новая база данных;
• в окне «Файл новой базы данных» в поле Имя файла в качестве имени базы данных задайте имя Деканат и выберите папку (пункт Папка), где ваша база данных будет находиться, т.е. в свою папку.
• щелкните по кнопке <Создать>.

2. Создайте таблицу базы данных. Для создания таблицы базы данных:

· В появившимся окне "База данных" сосредоточены элементы управления для вызова всех типов объектов Access (таблицы, запросы, формы и т.д.). В окне выберите тип создаваемого документа. Вы создаете таблицы, поэтому выберите закладку Создание.

· Вы выберите Конструктор.

3. Определите поля таблицы в соответствии с табл. 1. Для определения полей таблицы:

· введите в строку столбца «Имя поля» имя первого поля Код преподавателя;

· в строке столбца «Тип данных» щелкните по кнопке списка и выберите тип данных Числовое, аРазмер поля; Целое во вкладке Общие

· Установите поля Код преподавателя ключевым. Для этого щелкните на рисунок ключа на панели инструментов или вызовите контекстное меню

· Введите ограничения на данные в поле < Код преподавателя >; эти данные не должны повторяться, т.к. коды преподавателей не должны повто­ряться, а также должна быть обеспечена возможность их изменения (

· Во вкладке Общие щелкните по строке параметра Индексированное пол;

Примечание. Индекс — это средство Access, ускоряющее поиск и сортировку данных в таблице. Ключевое поле (поле первичного ключа) таблицы индекси­руется автоматически. Не допускается создание индексов для полей типа MEMO и Гиперссылка или полей объектов OLE.

• выберите в списке пункт Да (совпадения не допускаются);

· Для определения всех остальных полей таблицы базы данных Преподаватели в соот­ветствии с табл..1 выполните действия, аналогичные указанным выше.

Таблица 1.

Имя поля	Тип данных	Размер поля
Фамилия	Текстовый
Имя	Текстовый
Отчество	Текстовый
Дата рождения	Дата/время	Формат поля: Краткий
Должность	Текстовый
Код дисциплины	Числовой	Целое
Дисциплина	Текстовый
Телефон	Текстовый
Зарплата	Денежный	Формат поля: Основной, Число десятичных знаков: 0

• Сохраните созданную таблицу под именем Преподаватели. Для этого нажмите на знак «Закрыть».В появившемся окне наберите имя таблицы Преподаватели и щелкните по кнопке ОК.

Упражнение 2. Редактирование базы данных.

1. Войдите в режим Конструктор для проектируемой таблицы. Если вы находитесь в окне базы данных, то выберите т аблицу Преподаватели и щелкните по кнопке

2. Введите ограничения на данные, вводимые в поле «Должность»; должны вводится только слова Профессор, Доцент или Ассистент.

Для задания условия на значение для вводимых данных:

• Щелкните в поле «Должность», в нижней части окна во вкладке Общие переидите на Условие на значение;
• щелкните по кнопке для определения условий на значение при помощи по­ строителя выражений;
• в появившемся окне напишите слово Профессор, затем щелкните по кнопке (эта кнопка выполняет функцию ИЛИ), напишите Доцент, снова щелкните по этой же кнопке, напишите Ассистент и щелкните по кнопке < ОК >. Таким образом вы ввели условие, при котором в поле «Должность» могут вводиться только указанные значения

3. Задайте текст сообщения об ошибке, который будет появляться на экране при вводе неправильных данных в поле «Должность».

В строке Сообщение об ошибке введите предложение "Такой должности нет, правиль­но введите данные".

4. Задайте значение по умолчанию для поля «Должность» в виде слова Доцент.

В строке Значение по умолчанию введите слово "Доцент". Выидите из режима конструктора.

Упражнение 3. Работа в режиме таблиц.

1. Заполните таблицу данными в соответствии с табл. 2 и проверьте реакцию системы на ввод неправильных данных в поле «Должность».

Попробуйте в поле <Должность> любой записи ввести слово Лаборант. Посмотрите, что получилось. На экране должно появиться сообщение: "Такой должности нет, правильно введите данные".Введите правильное слово

Таблица 2

Код преподавателя	Фамилия	Имя	Отчество	Дата рожд.	Код дис.	Должн.	Дисцип.	Тел.	Зар.
	Истомин	Ремир	Евгеньевич	23.10.1954		Доцент	Информатика
	Миронов	Павел	Юрьевич	25.07.1940		Профессор	Экономика
	Гришин	Евгений	Сергеевич	05.12.1967		Доцент	Математика
	Сергеева	Ольга	Ивановна	12.02.1972		Ассистент	Математика
	Емец	Оксана	Ивановна	16.02.1951		Доцент	Экономика
	Игнатьева	Татьяна	Павловна	30.05.1966		Доцент	Информатика
	Миронов	Алексей	Николаевич	30.07.1948		Доцент	Физика

2. Измените ширину каждого поля таблицы в соответствии с шириной данных:

· щелкните в любой строке поля «Код преподавателя»;

· выполните команду Главная->Записи ->Дополнительно-> Ширина столбца;

· в появившемся окне щелкните по кнопке <По ширине данных>. Ширина поля изменится;

· проделайте эту операцию с остальными полями.

3. Произведите поиск в таблице преподавателя Миронова:

• установите курсор в первую строку поля «Фамилия»;
• выполните команду Главная, Найти;
• в появившейся строке параметра Образец введите Миронов;
• щелкните по кнопке <Найти>. Курсор перейдет на вторую запись и выделит сло­во Миронов;
• щелкните по кнопке <Найти далее>. Курсор перейдет на седьмую запись и так­ же выделит слово Миронов;
• щелкните по кнопке <3акрыть> для выхода из режима поиска.

4. Произведите

Упражнение 4. Создайте три таблицы: Студенты, Оценки и Дисциплины.

1. Создайте таблицу Студенты

Имя поля	Тип данных	Размер поля
Код студента	Числовой	Целое
Фамилия	Текстовый
Имя	Текстовый
Отчество	Текстовый
Номер группы	Текстовый
Телефон	Текстовый
Стипендия	Логический	Да/Нет

! в качестве ключевого поля задайте «Код студента». Для этого щелкните по полю «Код студента» и по кнопке на панели инструментов или выполни­те команду Конструктор, Ключевое поле; закройте таблицу, задав ей имя Студенты.

2. Создайте таблицу Дисциплины:

Имя поля		Тип данных	Размер поля
Код дисциплины		Числовой	Целое
Название дисциплины		Текстовый

! В качестве ключевого поля задайте «Код дисциплины». Заполняться эта таблица будет также в режиме формы.

3. Создайте структуру таблицы Оценки:

Имя поля	Тип данных	Размер поля
Код студента	Числовой	Целое
Код дисциплины	Числовой	Целое
Оценки	Числовой	Байт

! В этой таблице задавать ключевое поле не надо, так как данные во всех полях могут повторяться. Эта таблица, аналогично предыдущим, будет заполняться в режиме формы.

4. Разработайте схему данных, т.е. создайте связи между таблицами: Преподаватели, Студенты, Оценки, Дисциплины:

· щелкните по кнопке на панели инструментов или выполните команду Работа с базами данных, Схема данных. На экране появится окно «Схема данных»;

· в появившемся окне будет выделено название одной таблицы. Щелкните по кнопке <Добавить>;

· переведите выделение на имя следующей таблицы и щелкните по кнопке <Добавить>. Аналогично добавьте оставшиеся две таблицы;

· закройте окно, щелкнув по кнопке <3акрыть>;

· создайте связь между таблицами Дисциплины и Оценки. Для этого подведите курсор мыши к полю «Код дисциплины» в таблице Дисциплины, щелкните левой кнопкой мыши и, не отпуская ее, перетащите курсор на поле «Код дис­циплины» в таблицу Оценки, а затем отпустите кнопку мыши. На экране откро­ется окно «Связи»;

· установите флажок ("галочку") в свойстве Обеспечение целостности данных, щелкнув по нему. Это невозможно будет сделать, если типы обоих полей заданы неодинаково

· установите флажок в свойстве Каскадное обновление связанных полей и Каскад­ное удаление связанных записей;

Примечание. Задание каскадного обновления связанных полей и каскадного удаления связанных записей позволит вам отредактировать записи только в таблице Дисциплины, а в таблице Оценки эти действия будут со связанными за­писями выполняться автоматически. Например, если вы удалите из таблицы Дисциплины один предмет, то в таблице Оценки удалятся все строки, связан­ные с этим предметом.

· щелкните по кнопке <Создать>. Связь будет создана;

· аналогично создайте связи между полем «Код дисциплины» в таблице Дисци­плины и полем «Код дисциплины» в таблице Преподаватели, а также между полем «Код студента» в таблице Студенты и полем «Код студента» в таб­лице Оценки. Результат представлен на рис. 4.6;

· закройте окно схемы данных, ответив ДА на вопрос о сохранении макета.

Задания для самостоятельной работы:

1. Создайте базу данных … см.таблицу.

Самостоятельно придумайте поля этим таблицам, выделите ключевые поля, установите связи между таблицами.

№ варианта	Задание
	«Музыкальный альбом»,состоящую из трех таблиц «Композитор», «Певцы», «Песни».
	«Поликлиника», состоящую из трех таблиц «Врач», «Пациент», «Участки».
	«Расписание занятий», состоящую из трех таблиц «Класс», «Учителя», «Предметы».
	«Компьютерный салон», состоящую из двух таблиц «Ассортимент товаров», «Покупатель».
	«Участники конференции», состоящую из двух таблиц «Список участников», «Темы докладов».

Контрольные вопросы:

1. Что такое база данных, СУБД?

2. Какие основные объекты базы данных Microsoft Access вы знаете?

3. Какие способы создания объектов вы знаете?

4. Какие типы данных, типы связей вы знаете?

5. Какие существуют требования к созданию связей между таблицами?