Проблема экспертизы ценности документов в делопроизводстве Государственной инспекцией Республики Беларусь

Государственная инспекция архивов и делопроизводства Республики Беларусь (далее – Государственная инспекция) в 2013 году осуществляла свою деятельность в новом правовом поле – в соответствии с изменениями, внесенными в Указ Президента Республики Беларусь от 16 октября 2010 г. № 510 – т.е. осуществляла проверки соблюдения законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства только государственными органами [13].

Тем ни менее, анализ работы показывает, что и у этой категории организаций имеется достаточно проблем в оформлении и сохранности документов.

В течение 2013 года инспекторами Государственной инспекции проведено 124 плановые проверки соблюдения государственными органами законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства, работе с документами в электронном виде и информационными ресурсами, в том числе – 15 министерств и департаментов, 8 управлений и комитетов облисполкомов, 40 райисполкомов и их управлений с правами юридического лица, 11 администраций районов в городах, 50 сельских советов и исполкомов.

Кроме того, проведено 3 внеплановых проверки по обращениям граждан.

Очень активно работают инспекторы Витебской и Гомельской областей. Инспекторы Гродненской области уже второй год не находят себе применения по данному направлению. В то время как именно Гродненская область лидирует по количеству поступивших в Государственную инспекцию обращений граждан по вопросам нарушения законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства.

По результатам проведенных проверок 12 органов управления и их структурных подразделений с правами юридического лица заключили с государственными архивами договоры на проведение научно-технической обработки документов на 2014 год, в том числе только по Могилевской и Гомельской областям – на сумму 141,3 миллиона рублей. 18 органов управления согласовали и утвердили в государственных архивах описи дел постоянного хранения и по личному составу;23 – номенклатуры дел, 12 – инструкции по делопроизводству, 16 – положения об архивах и 23 – положения об экспертных службах; 4 – ликвидировали задолженность по передаче документов на постоянное хранение. 2 организации в ходе проведения проверки наличия разыскали дела постоянного хранения и по личному составу, числившиеся утерянными, 1 организация выделила помещение для хранения образующихся в ее деятельности документов и т.д.

Практически все проверенные органы управления выполняют либо прилагают усилия для выполнения предписанных мероприятий. Однако наблюдается тенденция увеличения случаев продления срока выполнения предписанных мероприятий в связи с имеющимися проблемами, самой главной из которых традиционно остается проблема финансирования. Особенно это касается вопросов заключения договоров на проведение научно-технической обработки документов, выделения помещений для хранения документов.

Вместе с тем тот факт, что практически во всех проверенных органах управления были выявлены нарушения законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства, вызывает определенную настороженность. Ведь это те органы, которые должны руководить и помогать организациям, входящим в их состав (систему), правильно организовывать делопроизводство, осуществлять ведомственный контроль, в том числе за соблюдением законодательства по архивному делу и делопроизводству.

В связи с этим возникает вопрос, насколько компетентно и своевременно смогут они установить факты имеющихся нарушений, своевременно принять необходимые меры и сохранить документы Национального архивного фонда.

В сложившейся ситуации необходимо:

- активизировать работу кураторов государственных архивных учреждений по повышению квалификации работников делопроизводственных и архивных служб органов управления путем проведения обучающих семинаров, курсов, консультаций;

- обращать внимание руководителей госорганов на необходимость при проведении ведомственного контроля включать в состав комиссии специалистов делопроизводственных и архивных служб;

- активизировать работу ЦЭК по оказанию помощи экспертным службам подчиненных (входящих в состав, систему) организаций по проведению экспертизы ценности документов, подготовке документов к передаче на постоянное хранение, обеспечение сохранности документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе документов по личному составу.