Создание отчетов. Отчет — это гибкое и эффективное средство для организации просмотра и распечатки итоговой информации

Отчет — это гибкое и эффективное средство для организации просмотра и распечатки итоговой информации. В отчете можно получить результаты сложных расчетов, статистических сравнений, а также поместить в него рисунки и диаграммы.

Основное различие между отчетами и формами заключается в их назначении. Если формы задуманы преимущественно для ввода данных, то отчеты — для просмотра данных (на экране либо на бумаге). В формах используются вычисляемые поля (обычно с помощью вычислений на основе полей в текущей записи). В отчетах вычисляемые поля (итоги) формируются на основе общей группы записей, страницы записей или всех записей отчета. Все, что можно сделать с формой (за исключением ввода данных), можно сделать и с отчетом. Действительно, форму можно сохранить в виде отчета, а затем изменить элементы управления формы в окне конструктора отчета.

Создание отчетов. Для создания отчета надо открыть вкладку Отчеты и щелкнуть по кнопке <Создать>. Откроется окно «Новый отчет», в котором приведены шесть пунктов меню, т.е. шесть способов создания отчета: Конструктор, Мастер отчетов, Автоотчет в столбец, Автоотчет ленточный, Мастер диаграмм и Почтовые наклейки. Конструктор позволит вам самостоятельно создать отчет, но это непросто даже для опытного пользователя. Мастер отчетов автоматически создаст отчет на основе выбранных вами полей таблиц (запросов) и макетов отчетов. Этот способ создания отчетов является наиболее удобным как для начинающих, так и для опытных пользователей. Автоотчет в столбец и Автоотчет ленточный — самые простейшие способы создания отчетов: достаточно указать только имя таблицы (запроса), на основе которого будет создан отчет, а остальное сделает мастер отчетов. Мастер диаграмм поможет создать отчет в виде диаграммы, а Почтовые наклейки создадутотчет, отформатированный для печати почтовых наклеек.

Создание отчёта «об офисах одной фирмы-арендатора»:

─ на вкладке Отчёты щёлкнуть по кнопке «Создать»;

─ выбрать Мастер отчётов и щёлкнуть по кнопке «ОК»;

─ в появившемся окне в строке Таблицы и Запросы выбрать из списка запрос об офисах одной фирмы - арендатора

─ перенести все поля из окна «Доступные поля» в окно «Выбрать поля», щёлкнув по кнопке»;

─ щёлкнуть по кнопке «Готово»;

─ в появившемся окне ввести название фирмы-арендатора Монолит и щёлкнуть по кнопке «ОК» (рис. 7.12, 7.13).

─