Злиття документів

Злиття документів використається для створення документів на бланку, поштових наклейок, конвертів, каталогів і при масовому розсиланні повідомлень по факсу або по електронній пошті.

Щоб злити документи, необхідно виконати наступні дії.

1. Відкрийте або створіть основний документ (Основнийдокумент. В операції злиття MS Word основним документом називається документ, що містить дані, які залишаються при злитті незмінними у всіх похідних документах, наприклад зворотна адреса або текст листа.).

2. Відкрийте або створіть джерело даних, у якому містяться відомості про кожного одержувача (Джерело даних. Файл, що містить відомості, призначені для об'єднання з документом. Наприклад, список імен і адрес, які потрібно використати при злитті. Для використання відомостей із джерела даних необхідно спочатку підключитися до цього джерела даних.).

3. В основному документі додайте або настройте поля злиття (Поле злиття. Порожня рамка, що вставляється в тому місці основного документа, куди варто помістити фактичні дані із джерела даних.).

4. Для створення нового складеного документа помістите відомості із джерела даних в основний документ.

Всі перераховані вище кроки зручно виконати за допомогою області задач. Методику використання області задач для злиття документів розглянемо на такому конкретному прикладі.

Нехай, треба створити і роздрукувати бланки запрошень, в яких змінюється тільки ім’я та по батькові запрошеного. Тут основний документ містить текст запрошення, а документ-джерело — перелік імен та по батькові.

Для злиття документів треба подати команду Сервис – Письма и рассылки – Слияние. В результаті запускається майстер, який виконує злиття документів за 6 етапів (рис. 2.1.30). На кожному етапі передбачена можливість перейти на наступний етап (кнопка Далее) або повернутися на попередній етап (кнопка Назад). Ці кнопки на рис. 4.1 не показані.

Етап 1	Етап 2	Етап 3
Етап 4	Етап 5	Етап6

Рис. 2.1.30 - Послідовність злиття документів

На першому етапі треба вибрати тип основного документа. Для запрошення найбільше підходить документ типу листа (Письмо).

На другому етапі роботи майстра вирішуємо, який документ варто взяти за основу створення запрошення: існуючий (Существующий документ) або створити новий на підставі поточного документа (Текущий документ) або шаблона. Якщо будемо використовувати існуючий документ, то його треба відкрити. Виберемо, наприклад, Текущий документ.

На третьому етапі роботи майстра треба створити або відкрити джерело даних, у якому містяться імена та по батькові кожного одержувача запрошення. Вибираємо, наприклад, варіант Создание списка. Для створення списку запрошених треба в області задач цього етапу натиснути кнопку Создать. Використовуючи спеціальну форму, вводимо імена та по батькові запрошених гостей, в результаті чого отримуємо список Получатели слияния (рис. 4.1.31). Для збереження цього списку автоматично створюється папка Мои источники данных в папці Мои документы.

Рис. 2.1.31 – Джерело даних для злиття (список запрошених)

На четвертому етапі роботи майстра створюємо основний документ – запрошення, і в нього вставляємо блок адресних даних для злиття. (рис. 2.1.32).

Рис. 4.1.32 – Запрошення з полем для злиття

На п’ятому етапі роботи майстра передбачена можливість переглянути кожне запрошення, в якому на місце адресного блоку підставлені імена та по батькові запрошених гостей із таблиці Получатели слияния (рис. 4.1.31). На останньому шостому етапі можна надрукувати створенні запрошення або переглянути їх всі разом (рис. 4.1.33) і при необхідності внести потрібні зміни

Рис. 2.1.33 – Створені запрошення