Обеспечение наличия соответствующих версий внутренних документов в местах их применения

4.2.7.1 Документация внутреннего происхождения, при необходимости, может быть размножена. Для этого отдел-исполнитель документа выдает заказ в бюро научно-технической документации на размножение. Заказ, в обязательном порядке, должен быть подписан начальником отдела-исполнителя, на которого ложится ответственность за строго ограниченное количество экземпляров документа к размножению и начальником БНТД.

4.2.7.2 БНТД, на основании полученного заказа, выписывает наряд на производство работ и передают в множительный участок ОМТС.

4.2.7.3 Размноженным документам присваиваются номера экземпляров и производится отметка о количестве размноженных документов в журналах инвентарного учета.

4.2.7.4 Один экземпляр размноженного научно-технического документа, при необходимости, поступает на хранение в фонд, остальные экземпляры документа рассыпаются по адресам с сопроводительными письмами, оформленными отделом-исполнителем документа.

4.2.7.5 Для конструкторской, учтенной документации отдел-исполнитель оформляет списки абонентского учета в соответствии с ГОСТ 2.902, утвержденные научным руководителем по направлению. На основании этих списков работник БНТД проводит рассылку по адресам, как основных документов, так и извещений к ним.

Обеспечение сохранения внутренних документов четкими, легко идентифицируемыми

4.2.8.1 Документация, поступающая БНТД может быть исполнена на любом носителе.

4.2.8.2 Текст документов на бумажных носителях должен быть четким, легко читаемым, пригодным для многократного снятия с них копий. Листы должны быть ровными, без замятин и складок по ГОСТ 2.501.

4.2.8.3 За состоянием документации в фондах ведется постоянный контроль:

- путем поддержания влажности воздуха в соответствии с принятыми нормами в хранилищах подлинников;

- просмотром переплетенных документов, при котором, обнаруженные потертые или порванные листы заменяются новыми, а при значительном износе документа, заказывается для размножения новый экземпляр;

- по мере необходимости обновляются маркировки документов с целью правильной их идентификации.