Документационное обеспечение гос. управления и МСУ. проблеммы и методы их решения

Документационное обеспечение важнейшая сторона деятельности любого учреждения, организации, предприятия. Законодательство Российской Федерации регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения деятельности организаций, предприятий, учреждений. Нормативно-методическая база делопроизводства — это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, которые регламентирует технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения и работу службы делопроизводства. Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя: • законодательные акты РФ в сфере информации и документации; • указы и распоряжения Президента РФ; • Постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного попечения на федеральном уровне; • правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентов и др.); • правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и органов местного самоуправления; • государственные стандарты на документацию и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; • нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда; • нормативные документы по организации архивного хранения документовТермины конкретной области знания или деятельности составляют ее терминологию. Сфера деятельности, связанная с обработкой документов, называется делопроизводством. Термин «делопроизводство» означает отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами. Равнозначен ему термин «документационное обеспечение управления». Результатом документирования является документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носитель — материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Наряду с бумагой применяются магнитные носители. Под документированием понимается запись (фиксация) информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование — регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. Документирование всегда осуществляется по определенным правилам, установленным правовыми нормативными актами или в отработанными традицией. Документ включает обязательные реквизиты, к ним, прежде всего, относятся постоянные реквизиты. Они заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом или с помощью компьютерной техники и образуют официальный бланк документа. Бланк — это стандартный лист бумаги, на котором отражена постоянная информация и отведено место для переменной. Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица — общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа. Состав реквизитов документа. Порядок оформления реквизитов Государственный стандарт Российской Федерации о порядке оформления документов — ГОСТ Р 6.3097 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов, требование к оформлению реквизитов документов, требование к бланкам и оформлению документов, требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, создаваемые любыми, как государственными, так и негосударственными организациями. В качестве притяжения к стандарту приводятся схемы расположения реквизитов и границ зон, а также образцы бланков документов. Совокупность закрепленных мест в площади листа бумаги определенного размера под размещение информационных элементов документа называют формуляром. Формуляр, который строится на основе стандартной конструкционной сетки с шагом, связанным с печатающими устройствами, и представляющим собой модель документа, называется формуляром образцом. ГОСТ Р 6.3097 определяет схемы расположения реквизитов документов и границы зон в формате А4 на угловом и продольном бланках. Площадь формата делиться на три зоны: служебное поле документа, поле для размещения реквизитов бланка и рабочее поле документа. Служебным полем документа является часть площади формата, предназначенная для полей документа и закрепления его в средствах хранения (папках, скоросшивателях и т.п.). Поле для размещения реквизитов бланка располагается в левом верхнем углу формата или в верхней части формата при продольном расположении реквизитов бланка. Постоянные реквизиты — это реквизиты, наносимые при составлении документа или бланка документа. Переменные реквизиты — это реквизиты, наносимые при составлении документа или работе с ним. При подготовке и оформлении документов используются следующие реквизиты: 1 — Государственный герб Российской Федерации; 2 — герб субъекта Российской Федерации; 3 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 4 — код организации; 5 — код формы документа; 6 — наименование организации; 7 — справочные данные об организации; 8 — наименование вида документа; 9 — дата документа; 10 — регистрационный номер документа; 11 — ссылка на регистрационный номер и дату документа; 12 — место составления или издания документа; 13 — гриф ограничения доступа к документу; 14 — адресат; 15 — гриф утверждения документа; 16 — резолюция; 17 — заголовок к тексту; 18 — отметка о контроле; 19 — текст документа; 20 — отметка о наличии приложений; 21 — подпись; 22 — гриф согласования документа; 23 — визы согласования документа; 24 — печать; 25 — отметка о заверении копии; 26 — отметка об исполнителе; 27 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 28 — отметка о поступлении документа в организацию; 29 — отметка для автоматического поиска документа.