Краткие теоретические сведения

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 12

ОСНОВЫ РАБОТЫ В MS ACCESS.

Цель работы: получить общие сведения о системе управления базами данных MS Access, изучить способы запуска MS Access и открытия баз данных, ознакомиться с методом создания новой базы данных, изучить методы выборки записей с помощью запросов, изучить методы создания форм для ввода данных в MS Access. Изучить методы создания и печати отчетов в MS Access.

Краткие теоретические сведения.

Задание 1 - получить общие сведения о системе управления базами данных MS Access.

Система управления базами данных MS Access, входящая в состав программного комплекса Office (в варианте Professional, Premium и Developer), является одним из самых популярных приложений в семействе настольных СУБД. Все версии MS Access имеют в своем арсенале средства, значительно упрощающие ввод и обработку данных, поиск данных и представление информации в виде таблиц, графиков и отчетов. MS Access создана для управления реляционными базами» данных, которые представляют собой множество взаимосвязанных таблиц. Эти таблицы базы данных содержат информацию об объектах определенного типа. Каждая строка таблицы включает данные об одном объекте (например, клиенте, автомобиле, документе), а столбцы таблицы содержат различные характеристики этих объектов - атрибуты (например, фамилии, номера телефонов и адреса клиентов, марки и цены автомобилей). Строки таблицы называются записями. Все записи имеют одинаковую структуру: они состоят из полей, в которых хранятся атрибуты объекта. Каждое поле записи содержит одну характеристику объекта и имеет строго определенный тип данных (например, текстовая строка, число, дата). Все записи имеют одни и те же поля, только в них содержатся разные значения атрибутов.

Прежде чем заносить данные в таблицы, нужно определить структуру этих таблиц. Под этим понимается не только описание наименований и типов полей, но и ряд других характеристик (например, формат, критерии проверки вводимых данных).

Любая СУБД позволяет выполнять четыре простейшие операции с данными:

- добавлять в таблицу одну или несколько записей;

- удалять из таблицы одну или несколько записей;

- обновлять значения некоторых полей в одной или нескольких записях;

- находить одну или несколько записей, удовлетворяющих заданному условию.

Для выполнения этих операций используется механизм запросов. Результатом выполнения запросов является либо отобранное по определенным критериям множество записей, либо изменения в таблицах Запросы к базе формируются или с помощью графического интерфейса, или на специально созданном для этого языке, который называется «язык структурированных запросов SQL» (Structured Query Language).

Для того чтобы запустить MS Access, необходимо:

- нажать кнопку «Пуск» на панели задач в нижней части рабочего стола;

- открыть в главном меню пункт «Программы»;

- выбрать программу MS Access.

Базой данных MS Access является файл, который имеет расширение «mdb». Этот файл может содержать не только все таблицы, но и другие' объекты приложений MS Access: запросы, формы, отчеты, страницы доступа к данным, макросы и модули. При запуске появляется главное окно MS Access.

Для того чтобы открыть существующую базу данных, можно воспользоваться одним из трех способов:

- выбрать в меню из списка ранее открывавшихся файлов требуемый файл;

- выбрать файл из списка в области задач, которая расположена в правой части окна приложения;

- выбрать команду «Открыть» в меню «Файл» и затем нужный файл в диалоговом окне «Открытие файла базы данных».

Открыть файл можно в одном из четырех режимов:

- в режиме коллективного доступа. При открытии файла базы данных в этом режиме доступ к нему будет разрешен другим пользователям, они могут открыть его и также работать с объектами базы данных. Причем все пользователи будут иметь возможность, как просматривать данные, так и изменять их;

- в режиме монопольного доступа. В этом случае никто другой не сможет открыть этот файл, пока он используется;

- в режиме коллективного доступа только для чтения. В этом случае никто не сможет изменять ни данные в таблицах, ни другие объекты базы данных;

- в режиме монопольного доступа только для чтения. Открывается файл только для чтения и одновременно запрещается другим пользователям открывать этот файл.

Выбрать нужный режим можно из списка, который раскрывается при нажатии стрелки справа от кнопки «Открыть». По умолчанию файл базы данных открывается в режиме коллективного доступа.

Для создания новой базы данных необходимо воспользоваться областью задач «Создание файла» окна приложения MS ACCESS. Эта область появляется справа при первом запуске MS ACCESS. Если MS ACCESS уже использовался для работы с каким-либо файлом и после его закрытия в главном окне этой области нет, можно:

- выбрать команду «Создать» из меню «Файл»;

- нажать кнопку «Создать» на панели инструментов.

Любое из этих действий приведет к открытию справа области задач «Создание файла».

После этого, чтобы создать базу данных, необходимо:

- выбрать элемент «Новая база данных». Появится диалоговое окно «Файл новой базы данных» с содержимым папки «Мои документы»;

- в раскрывающемся списке «Папка» открыть папку, в которой будет храниться создаваемая база данных;

- нажать кнопку «Создать». По умолчанию MS ACCESS присваивает новой базе имя dbl, а если база с именем dbl уже существует, то dbl2 и т. д. После нажатия кнопки появится окно созданной базы данных.

В MS Access имеются следующие типы данных:

текстовый - символьные или числовые данные, не требующие вычислений. Поле данного типа может содержать до 255 символов. Размер текстового поля задается с помощью свойства «Размер поля» (FieldSize), в котором указывается максимальное количество символов для данного поля. При необходимости ввести строку большего размера, чем указано в данном свойстве, надо значение свойства изменить, так как место под дополнительные символы не резервируется. Независимо от длины текстового поля оно хранится в базе данных MS Access в записи переменной длины. MS Access не занимает память под неиспользуемую часть текстового поля в записи, что уменьшает общий размер базы данных;

поле MEMO - поле MEMO, предназначенное для ввода текстовой информации, по объему превышающей 255 символов. Такое поле может содержать до 65 535 символов. Этот тип данных отличается от типа «Текстовый» тем, что в таблице хранятся не сами данные, а ссылки на блоки данных, хранящиеся отдельно. За счет этого ускоряется обработка таблиц (сортировка, поиск и т. п.). Поле типа MEMO не может быть ключевым или проиндексированным;

числовой - числовой тип, применяющийся для хранения числовых данных, используемых в математических расчетах, и имеющий несколько подтипов. От выбора подтипа (размера) данных числового типа зависит точность вычислений. Для задания подтипа числовых данных служит свойство «Размер поля». Данные этого типа могут содержаться в 1, 2, 4, 8 или 16 байтах.

денежный - тип данных, предназначенный для хранения данных, точность представления которых колеблется от 1 до 4 десятичных знаков. Целая часть данного типа может содержать до 15 десятичных знаков;

счетчик - поле, содержащее 4-байтный уникальный номер, определяемый MS Access автоматически для каждой новой записи либо случайным образом, либо путем увеличения предыдущего значения на 1. Значения полей, имеющих тип «Счетчик», обновлять нельзя. Максимальное число записей в таблице, имеющей поле «Счетчик», не должно превышать двух миллиардов;

логический - логическое поле, которое может содержать только два значения, интерпретируемых как «Истина»/«Ложь». Поля логического типа не могут быть ключевыми, но их можно индексировать;

поле объекта OLE, содержащее ссылку на OLE-объект (лист Excel, документ Word, звук, рисунок и т. п.). Объем объекта ограничивается имеющимся в наличии дисковым пространством. Тип объекта OLE не указывается в свойствах поля объекта OLE. Он зависит от приложения, использованного для создания объектов OLE, которые хранятся в этом поле. Упаковщик объектов позволяет внедрять файлы, созданные приложениями, которые не являются серверами объектов OLE. Например, он позволяет внедрить текстовые файлы в качестве объектов в таблицы MS Access. В поле объекта OLE могут храниться произвольные данные, в том числе и данные нескольких типов;

гиперссылка, дающая возможность хранить в поле ссылку на произвольный фрагмент данных внутри файла или Web-страницы на том же компьютере, в интернет или в Интернет. Гиперссылка состоит из четырех частей: отображаемого текста, адреса (путь к файлу или странице), дополнительного адреса (положение внутри файла или страницы) и текста всплывающей подсказки. Каждая часть гиперссылки может содержать до 2048 символов. Поле этого типа не может быть ключевым или индексированным.

В MS Access можно выделить три типа ключевых полей: счетчик, простой ключ и составной ключ.

Для создания ключевого поля первого типа необходимо в режиме конструктора таблиц включить в таблицу поле счетчика; задать для него автоматическое увеличение на 1; указать это поле в качестве ключевого путем нажатия на кнопку «Ключевое поле» на панели инструментов конструктора таблиц.

Если до сохранения созданной таблицы ключевые поля не были определены, то при сохранении будет выдано сообщение о создании ключевого поля.

Для создания простого ключа достаточно иметь поле, которое содержит уникальные значения (например, коды или номера). Если выбранное поле содержит повторяющиеся или пустые значения, его нельзя определить как ключевое. Для определения записей, содержащих повторяющиеся данные, можно выполнить запрос на поиск повторяющихся записей. Если устранить повторы путем изменения значений невозможно, следует, либо добавить в таблицу поле счетчика и сделать его ключевым, либо определить составной ключ.

Составной ключ необходим в случае, если невозможно гарантировать уникальность записи с помощью одного поля. Он представляет собой комбинацию нескольких полей. Для определения составного ключа необходимо:

- открыть таблицу в режиме конструктора:

- выделить поля, которые необходимо определить как ключевые;

- нажать кнопку «Ключевое поле» на панели инструментов конструктора таблиц.

В MS Access существует несколько видов запросов. Одним из наиболее часто применяемых типов запросов является запрос на выборку. Он содержит условия отбора данных и возвращает выборку, соответствующую указанным условиям, без изменения возвращаемых данных. Источником для запроса могут служить таблицы или другие запросы.

Для изменения уже существующих запросов и создания новых используется конструктор запросов. Чтобы создать новый запрос с помощью конструктора запросов, необходимо:

- в окне базы данных на панели объектов выбрать ярлык «Запросы»;

- в списке запросов выбрать ярлык «Создание запроса» в режиме конструктора или нажать кнопку «Создать», в появившемся окне «Новый запрос» выбрать пункт «Конструктор»;

- в окне «Добавление таблицы» выбрать одну или несколько таблиц или запросов для построения нового запроса и нажать кнопку «Добавить».

Затем нужно указать, какие поля из базовых таблиц будут отображаться в запросе. Включать в запрос можно поля из любой таблицы. Способов включения полей в запрос существует несколько:

- выделить нужное поле в таблице-источнике (можно выделить несколько полей, пользуясь клавишами <Shift> и <Ctrl>). Если требуется включить в запрос все поля базовой таблицы, можно выделить поле, обозначенное звездочкой (*). Если Дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на выделенном поле, то в бланке запроса появится столбец, соответствующий выбранному полю. Затем аналогично можно добавить другие поля. Столбцы в бланке запроса при этом заполняются слева направо;

- можно подвести указатель мыши к выделенному полю (одному из выделенных полей), нажать на левую кнопку мыши и перетащить поле (поля) в нужное место бланка запроса (указатель мыши при этом должен принять вид трех прямоугольников). Последний способ позволяет помещать поля в любое место бланка запроса;

- наконец, вместо перетаскивания полей в бланк запроса из таблицы можно просто использовать раскрывающийся список полей в строке «Поле» бланка запроса.

MS Access позволяет организовать удобный и интуитивно понятный интерфейс пользователя для работы с данными при помощи форм. Формами называются настраиваемые диалоговые окна, сохраняемые в базе данных в виде объектов специального типа. Формы MS Access являются объектами базы данных, так же как таблицы и запросы. Формы используются в приложении для ввода и отображения данных. Формами можно управлять программно с помощью процедур на VBA.

MS Access предлагает несколько способов создания форм. Самым простым из них является использование средств автоматического создания форм на основе таблицы или запроса. Автоматически создаваемые формы (автоформы) бывают нескольких видов, каждый из которых отличается способом отображения данных:

- форма, организованная «в столбец». В такой форме поля каждой записи отображаются в виде набора элементов управления, расположенных в один или несколько столбцов. Это компактное и, пожалуй, самое удачное решение для быстрого создания формы;

- табличная форма, которая выглядит так же, как обычная таблица MS Access;

- ленточная форма, в которой поля каждой записи располагаются в отдельной строке. Это очень удобно для работы с большими массивами данных, поскольку данные располагаются в таком же порядке, как и в простой таблице. Преимуществом этой формы по сравнению с табличной является то, что каждое поле представлено в виде отдельного элемента управления, который можно оформить в любом стиле.

Автоматически созданная форма включает все поля выбранного источника данных. Чтобы создать форму с помощью средства автоматического создания форм, необходимо:

- щелкнуть по ярлыку «Формы» (Forms) в окне «База данных» и нажать кнопку «Создать». Появится диалоговое окно «Новая форма»;

- в списке диалогового окна «Новая форма» выделить один из вариантов автоформы, например «Автоформа: в столбец»;

- в поле со списком, находящимся в нижней части диалогового окна «Новая форма», содержатся имена всех таблиц и запросов базы данных, которые могут быть использованы в качестве источника данных для формы. Нужно щелкнуть левой кнопкой мыши по кнопке со стрелкой, чтобы раскрыть список и выбрать в нем нужный элемент.

Одной из основных задач создания и использования баз данных является предоставление пользователям необходимой информации на основе существующих данных. В MS Access для этих целей предназначены формы и отчеты. Отчеты позволяют выбрать из базы данных требуемую пользователем информацию и оформить ее в виде документов, которые можно просмотреть и напечатать Источником данных для отчета может быть таблица или запрос. Кроме данных, полученных из таблиц, в отчете могут отображаться вычисленные по исходным данным значения, например итоговые суммы.

Отчет, как и форма, может быть создан с помощью мастера. Разделы отчета подобны разделам формы и включают заголовок и примечание, область данных, а также верхний и нижний колонтитулы. В примечание часто помещают поля с итоговыми значениями. Элементы управления могут быть добавлены в отчет с помощью панели инструментов, идентичной той, что используется в режиме «Конструктора форм». Форматирование и группировка элементов управления в отчете выполняются аналогично форматированию и группировке элементов управления в форме. Формы могут содержать подчиненные формы, а отчеты могут содержать подчиненные отсчеты.

Чтобы создать автоотчет, необходимо:

- на панели объектов окна «База данных» щелкнуть по ярлыку «Отчеты» и нажать кнопку «Создать». Появится диалоговое окно «Новый отчет»;

- в списке диалогового окна «Новый отчет» выделить один из элементов: «Автоотчет: в столбец» или «Автоотчет: ленточный».

В пате со списком, находящемся в нижней части диалогового окна «Новый отчет», содержатся имена всех таблиц и запросов базы данных, которые могут быть использованы в качестве источника данных для отчета. Нужно щелкнуть левой кнопкой мыши по кнопке со стрелкой для открытия списка, а затем выделить в списке необходимый элемент. В результате MS Access автоматически создаст отчет на основе выбранного источника данных, используя ленточный формат или формат в столбец. «Ленточный» формат располагает поля выводимых записей в строку. Формат «В столбец» располагает поля выводимых записей в столбец. Автоотчет, созданный с использованием любого из этих двух форматов, будет включать все поля и записи, имеющиеся в выбранном источнике данных.

Чтобы созданный отчет можно было использовать в дальнейшем, его необходимо сохранить. Для этого нужно выбрать команду «Файл/Сохранить» или нажать кнопку «Сохранить» на панели инструментов. Затем в текстовое поле появившегося диалогового окна «Сохранение» надо ввести название нового отчета (например: «Students»).