Формирование структуры фирмы

Раздел МДК№2 Ввод исходных данных

Тема 2.2: «Формирование структуры фирмы»

Цель: формирование навыков для расчета заработной платы и ведения кадрового учета в программе «1С: Зарплата и управление персоналом»

Задачи:

Учащиеся должны уметь: заполнить справочники для ведения кадрового учета.

Учащиеся должны знать: структуру предприятия

Содержание:

1. Сформировать структуру предприятия

2. Заполнить справочники организации

Формирование структуры фирмы

В рассматриваемой конфигурации предусмотрено использова­ние справочников, в которых хранится информация о структуре компании. К таким справочникам относятся: справочник подраз­делений, справочник территорий и справочник помещении. Дос­туп к этим справочникам осуществляется с помощью соответству­ющих команд меню Предприятие или ссылок панели функции.

Далее мы рассмотрим каждый из перечисленных справоч­ников.

Для регламентированного учета в программе используется справочник подразделений организаций, а для управленческо­го — справочник организационной структуры предприятия, в котором формируется список подразделений компании в це­лом. Далее мы познакомимся с каждым из них.

Для перехода в режим работы со справочником подразде­лений предназначена команда Предприятие > Подразделения организаций. При активизации данной команды на экране ото­бражается окно справочника.

Данный справочник имеет иерархическое представление. Для добавления в него новой позиции следует установить кур­сор в ту позицию, которая должна являться родительской, и выполнить команду Действия > Добавить. Необходимые действия по внесению в справочник ново­го подразделения (а также по редактированию имеющегося под­разделения).

При заполнении справочника рекомендуется в первую оче­редь внести в него подразделения самого верхнего уровня иерархии, и уже после этого для каждого такого подразделения создать перечень подчиненных подразделений.

При необходимости можно для любого подразделения компании изменить родительское подразделение — для этого предназначена команда Действия > Переместить в группу.

Для пометки объекта на удаление следует выделить его кур­сором и выполнить команду Действия > Установить пометку уда­ления.Для снятия пометки на уда­ление нужно повторно активизировать данную команду.

В этом окне слева показана общая структура предприятия, а справа представлен перечень подразделений по всем органи­зациям, входящим в состав компании. Иначе говоря, справа показано содержимое справочника подразделений организа­ций, с которым мы познакомились выше. Вы можете работать с этим справочником и в данном режиме: для добавления нового подразделения организации выполните команду Подраз­деления организаций > Новое подразделение, для редактирова­ния имеющегося — дважды щелкните на нем мышью.

Создавать структуру предприятия для управленческого уче­та удобно методом переноса позиций из справочника подраз­делений организаций. Для этого следует выделить щелчком мыши требуемое подразделение в правой части окна, затем выполнить команду Подразделения организаций > Включить в структурное подразделение — в результате на экране отобра­зится окно списка подразделений компании, содержимое ко­торого будет полностью соответствовать левой части окна структуры компании. В этом окне нужно выделить щелчком мыши подразделение компании, в состав которого вы хотите включить подразделение организации, и нажать кнопку Вы­брать. А можно просто перетащить мышью подразделение орга­низации из правой части окна в левую на требуемую позицию. Подразделения организации, включенные в состав организа­ционной структуры компании, отображаются справа от назва­ния головного подразделения.

Чтобы добавить в структуру компании новое подразделе­ние, выполните команду Предприятие > Новое структурное под­разделение. Чтобы отредактиро­вать введенное ранее подразделение, дважды щелкните на нем мышью или выполните команду Предприятие > Редактировать.

В данном окне в поле Наименование нужно с клавиатуры вве­сти название структурного подразделения. Под этим название впоследствии оно будет отображаться в интерфейсах списка и выбора, а также в документах и отчетах. В поле Код указывается уникальный числовой идентификатор подразделения. Значение данного поля формируется программой автоматически в момент создания нового подразделения, но при необходимости его мож­но отредактировать с клавиатуры (но это делать не рекоменду­ется, поскольку можно нарушить целостность данных).

Параметр Руководитель предназначен для выбора руково­дителя данного структурного подразделения. Значение данного поля используется при формировании отчетов, которые долж­ны быть заверены подписью руководителя этого подразделения. Чтобы выбрать руководителя, нужно щелкнуть на ссылке, рас­положенной справа от данного поля, — в результате на экране отобразится окно, в котором представлен список ответственных лиц организаций. Если он является пустым, то нужно в инстру­ментальной панели нажать кнопку Добавить, после чего в поле Руководитель нажать кнопку выбора, и в открывшемся окне справочника сотрудников выбрать руководителя подразделения. В поле Должность из справочника должностей выбирается дол­жность руководителя (например, должность руководителя под­разделения Бухгалтерия обычно называется Главный бухгалтер). Дата, начиная с которой руководитель подразделения исполня­ет свои обязанности, указывается в поле Действует С.

В области Дополнительные характеристики можно сформи­ровать списки свойств и категорий подразделения, которые по­зволяют дополнительно характеризовать данное подразделение. Иными словами, в полях Свойства и Категории можно ввести до­полнительные сведения о подразделении, для которых не на­шлось места в других полях данного окна. Добавление новых позиций в эти списки осуществляется с помощью соответству­ющей команды контекстного меню.

В области Соответствие подразделениям организаций мож­но сформировать список подразделений организаций, которые необходимо включить в состав данного подразделения. Иначе говоря, здесь выполняется та же операция по включению под­разделений организаций в состав подразделения компании, Которую мы только что рассмотрели в окне организационной структуры. Чтобы добавить в список новую позицию, выпол­ните команду контекстного меню Добавить. Затем в поле Организация из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике организаций, выберите название организации, а в поле Подразделение организации — название подразделения. В принципе, сразу выбирать подразделение, без предварительного указания организации, поскольку в окне выбора подразделения будет присутствовать поле для выбора организации.

Чтобы удалить позицию из списка подразделений органи­ки, включенных в состав подразделения компании, выделите ее щелчком мыши и выполните команду контекстного меню Удалить. При этом программа выдает дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

Завершается ввод и редактирование подразделения компании нажатием в данном окне кнопки ОК или Записать. Чтобы из данного режима без сохранения выполненных изменений, нажмите кнопку Закрыть.

Территория компании — это объект структуры, который включает в себя несколько помещений. Для перехода в режим работы со справочником территорий компании предназначе­на команда главного меню Предприятие > Территории > Терри­тории — при ее выполнении на экране отображается окно.

В данном окне содержится список введенных ранее терри­торий. Для каждой позиции списка в соответствующих колон­ках отображается ее код и наименование. Добавление (Дей­ствия > Добавить) в справочник новой территории либо редак­тирование (Действия > Изменить) имеющейся выполняется непосредственно в окне списка.