Применение информационных технологий на рабочем месте пользователя, автоматизированное рабочее место, электронный офис

Применение информационных технологий для различных категорий пользователей подразумевает формирование компьютерных программно-технических устройств и комплексов на рабочем месте пользователя в организации, учебном заведении, на дому и в других местах. Для этого создаются специализированные рабочие места пользователей, которые называют “автоматизированными рабочими местами” (АРМ). Как правило, в таких АРМ используют средства организационной и компьютерной техники, а также телекоммуникации.

Автоматизированное рабочее место - это комплекс средств, различных устройств и мебели, предназначенных для решения разных информационных задач, в т.ч. поиска информации, а также выполнения специалистами производственных заданий в соответствующей предметной области.

В первой половине 1970-х годов за рубежом появился термин “ work station ”, смысл которого во многом совпадает с понятием АРМ. Под термином “АРМ” обычно понимают комплекс программно-технических компьютерных средств и оргтехники, предназначенный для решения типовых задач управления, хранения, генерации, сбора и обработки информации практически в любой сфере деятельности на конкретном рабочем месте.

На рис. представлена структурно-функциональная схема, на которой изображены основные компьютерные средства, входящие в состав АРМ.

. Основные компьютерные средства, входящие в состав АРМ.

Общими требованиями, предъявляемыми к АРМ, являются: удобство и простота общения с ними, в том числе настройка АРМ под конкретного пользователя и эргономичность конструкции; оперативность ввода, обработки, размножения и поиска документов; возможность оперативного обмена информацией между персоналом организации, с различными лицами и организациями за её пределами; безопасность для здоровья пользователя. Широкое применение находят АРМ для: подготовки текстовых и графических документов; обработки данных, в том числе в табличной форме; создания и использования баз данных, проектирования и программирования.

Выделяют АРМ руководителя, секретаря, специалиста, технического и вспомогательного персонала и другие. При этом в АРМ используются различные операционные системы и прикладные программные средства, зависящие, главным образом, от функциональных задач и видов работ (административно-организационных, управленческих и технологических, персонально-творческих и технических).

Основные требования к аппаратным и программным средствам, используемым в АРМ, заключаются в обеспечении: технологичности выполняемых процедур, “дружественного” интерфейса и эргономичности (удобное расположение технических средств и мебели, высокое качество визуальной информации, простота осуществления диалога с подсказками при неправильных действиях пользователя, наличие средств печати и тиражирования документов, возможность ведения архива и др.).

Электронный офис – это инструмент для оптимизации наиболее трудоемких бизнес-процессов, который позволяет работать с внутренней и внешней информацией компании в едином информационном пространстве. Электронный офис—это единственное готовое SaaS -решение на платформе Microsoft Sharepoint, которая соответствует требованиям ГОСТ Р 53898-2010 Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению.

Функции Электронного офиса:

• Менеджмент поручений
• Электронный документооборот
• Управление взаимоотношениями с клиентами
• Управление проектами.
• Автоматизация работы с платежами
• Корпоративный портал
• Service Desk

Преимущества Электронного офиса:

• Функциональность: только самые важные и нужные для бизнеса функции;
• Быстрота внедрения и начала работы благодаря наличию понятных инструкций и сценариев работы. За счет возможности использования Электронного офиса в режиме SaaS, внедрение занимает 2-3 дня.
• Интеграция с любыми учетными системами (справочники, финансовая информация), со всеми продуктами Microsoft Office, с любыми почтовыми программами, что позволяет Электронному офису органично встраиваться в деятельность компании, не меняя привычного хода работы сотрудников.
• Привычная работа с файлами в режиме проводника Windows;
• Единый справочник контрагентов и синхронизация со справочником контактов в Outlook;
• Работа с версиями документов, согласование, выдача поручений прямо в программах MS Office;
• Готовая статистическая отчетность по задачам, документам;
• Безопасность данных – гибкая система предоставления прав доступа;
• Возможность оффлайн работы с данными