• помогает в разработке плана встречи,
• следит, чтобы совещание не отклонялось от обсуждения основного вопроса,
• устраняет препятствия в коммуникациях и обеспечивает их эффективность,
• формулирует проблему в конструктивной форме,
• предлагает процедуру или подходы к решению проблемы,
• подводит промежуточные итоги и проясняет направление обсуждения,
• проверяет, достигнут ли консенсус.
В ходе совещания фасилитатор должен воздерживаться от критики предложений участников, он не должен пользоваться своей ролью для проталкивания собственных идей, принимать серьезные решения по процедуре без консультаций с участниками, отнимать время своими пространными комментариями.
На совещании фасилитатор часто работает вместе с рекодером — человеком, который ведет запись происходящего на больших листах бумаги (flip-chart), которые затем развешиваются на стенах помещения. Эти записи иногда называют «групповой памятью»; они предотвращают потери идей или информации, а также создают ощущение реального продвижения в обсуждении вопроса. Групповая память препятствует возникновению «петель» при обсуждении проблем организации.
Одним из наиболее существенных недостатков совещаний является стремление как можно быстрее перейти к решению. Между тем, формулировка проблемы и выработка альтернатив — важнейшие факторы успеха, причем именно здесь наиболее полно проявляются достоинства группового обсуждения. Поэтому общую схему обсуждения на совещании целесообразно представить в следующем виде (рис. 3.18).
Рис. 3.18. Общая схема обсуждения на совещании
Одним из наиболее эффективных способов «открытия» является так называемый мозговой штурм.
Основные правила мозгового штурма состоят в следующем:
• Мозговой штурм — это интенсивная интеллектуальная деятельность, которая не может продолжаться дольше 10-12 минут.
• Число участников не должно превышать 8-10 человек.
• Критика и обсуждение предложенных идей запрещены.
• Приветствуется свободное творчество — выражение самых невероятных идей.
• Желательно получить как можно больше идей. От неудачных идей можно отказаться позднее.
• Допускается «путешествие автостопом» — выражение идей, базирующихся на соображениях, высказанных другими людьми.
Успех мозгового штурма во многом зависит от фасилитатора, от его энергии и способности создать напряженно-творческую атмосферу. Следует особо подчеркнуть, что значимость результатов мозгового штурма напрямую зависит от точности, конкретности формулировки темы: если тема сформулирована слишком общо или расплывчато, то, скорее всего, результатами мозгового штурма будет очень трудно воспользоваться.