Основные сведения о документах

Профсоюзный документ может рассматриваться с точки зрения носителя информации, способа фиксации информации и выполняемых документом функций.

1.3.1. Функции профсоюзного документа:

Ø информационная – (является источником и носителем информации);

Ø организационная – (позволяет организовывать, регулировать, контролировать и анализировать управленческий процесс в профсоюзной организации);

Ø юридическая или правовая – (служит юридической основой финансово-хозяйственной и управленческой деятельности, подтверждая факты и удостоверяя показатели и сведения);

Ø коммуникативная – (помогает организовать обмен информацией и общение (закрепляет отношения как внутри организации, так и отношения с др. профсоюзными организациями);

Ø учётная – (накапливает сведения за определенные периоды времени и позволяет их анализировать, выявляя тенденции и закономерности в деятельности организации);

Ø социальная – (характеризует социально-экономическую и др. сферы жизни организации);

Ø воспитательная – (позволяет укреплять исполнительскую дисциплину и содействовать воспитанию профсоюзных кадров и актива);

Ø историческая – (является источником сведений о различных событиях, подтверждает и дополняет исторические факты, помогает восстановить историческое прошлое профсоюзной организации).

1.3.2. Классификация документов:

Все документы в Профсоюзе можно классифицировать по ряду признаков:

v по способу документирования - рукописные; машинописные; графические; кино-, фотодокументы;

v по сфере использования - организационно-распорядительные; отчетно-статистические; информационно-справочные; финансово-бухгалтерские;

v по юридической значимости - подлинники (оригиналы) – первые или единичные экземпляры официальных документов, собственноручно подписанные автором; заверенные копии - копии документов, на которых в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие им юридическую силу; дубликаты – повторные экземпляры подлинника документа, имеющие юридическую силу;

v по происхождению - официальные (служебные) – затрагивающие интересы организации; личные – касающиеся интересов конкретного лица и являющиеся именными;

v по форме изложения – индивидуальные, содержание которых излагается в свободной форме; трафаретные, когда структура и часть письма состоит из набора заранее подготовленных фраз, а другая часть заполняется при написании письма; типовые, когда они применяются в стандартных ситуациях.

v по срокам хранения - постоянного хранения, временного хранения (до 10 лет), долговременного хранения (свыше 10 лет), по личному составу (до 75 лет).