Виды отчетов

Отчет - это конечный продукт большинства приложений БД. Для создания отчетов Access комбинирует данные таблиц, запросов, форм. Отчеты являются наилучшим средством Access для предоставления данных в виде печатного документа. Кроме того, отчет можно использовать для удобного вывода информации на экран. Отчеты предоставляют большие возможности для подведения итогов, позволяют использовать большее количество таблиц и запросов.

Существенным отличием отчетов от форм является:

- формы созданы для ввода данных, а отчеты - для отображения;

- вычисляемые поля форм организуются с помощью вычислений над полями текущей записи, а отчетов - над полями всех записей.

Access предоставляет возможность получать отчеты таких типов:

- отчеты с группировкой - позволяет создать отчет, содержащий итоговые значения для групп, а также подчиненные отчеты. В конце отчета отображаются общие итоги;

- ленточные отчеты – каждая запись помещается в отдельную строку. При печати, если все данные группы строк не помещаются на одну страницу, сначала печатаются дополнительные страницы, пока не отобразятся данные одной группы строк. Затем печатается следующая группа строк;

- одностолбцовые отчеты – каждая запись печатается в отдельном столбце. Требует большой расход бумаги, поэтому используется редко;

- многостолбцовые отчеты создаются из одностолбцовых и при печати выводятся данные одного поля "змейкой" в несколько столбцов страницы. Такой вид неудобен в использовании;

- почтовые наклейки – это вид многостолбцовых отчетов, каждая группа полей составляет ячейку сетки.