Пример письма, содержащего ответ на запрос

Сообщаем, что Ваш запрос получен и передан на рассмотрение заводу-изготовителю.

По получении заключения завода ответ на Ваш запрос будет выслан незамедлительно.

Каждое последующее предложение абзаца должно быть связано с предыдущим.

Специалисты различают два вида контекста: последовательный и параллельный.

В последовательном строе контекста одно предложение содержательно вытекает из другого, т.е. новая информация предыдущего предложения становится предметом рассмотрения в следующем предложении. Например:

Приглашаем Вас принять участие в научно-практическом семинаре и выступить с докладом. Доклады, представляющие научный интерес, войдут в сборник научных трудов ВНИИДАД. Издание сборника запланировано на 2001 г.

В параллельном строе контекста несколько последующих предложений поясняют предыдущее, при этом предмет речи является общим, но в последующих предложениях о нем дается новая информация. Например:

К сожалению, условия контракта № 468 о строительстве животноводческого комплекса Вами не выполнены. Сроки завершения строительных работ нарушаются. С августа Ваши подрядчики не появлялись на строительной площадке. Строительство комплекса выполнено лишь на 34 %.

Связь между предложениями абзаца может осуществляться с помощью повтора отдельных фрагментов предыдущего предложения. Например:

1. повторение одинаковых или однокоренных слов – лексический повтор:

СМУ-1 согласно на строительство перечисленных в Вашем письме объектов в пионерлагере на сумму… В первую очередь мы приступаем к строительству спального корпуса и душевой. Строительство этих объектов намечено закончить до открытия лагеря.

2. использование в последующем предложении местоимения, часто с существительным предыдущего предложения – местоименный повтор:

... просим выслать отчет о... Этот отчет будет предоставлен в...

3. повтор синтаксической конструкции предыдущего предложения в последующем, но с другим лексическим наполнением – грамматический (синтаксический) повтор:

Если машина или оборудование вышли из строя или не обеспечивают должной производительности или качества выполняемой работы, то...

Если в машине допущена необоснованная замена деталей, то...

Соединение предложений осуществляется также с помощью слов и словосочетаний, выступающих в роли связок. Например: ввиду вышеизложенного, в порядке оказания помощи, в удовлетворение Вашей претензии, поэтому, в результате этого, поскольку, согласно, следовательно и т. д.

При составлении деловых бумаг следует учитывать информационную роль порядка слов в предложении. В устной речи наиболее значимое слово выделяется интонационно. В письменной речи информационная роль слова или словосочетания возрастает к концу предложения. Расположение слов в предложении определяется принципом «линейной» подачи материала. Согласно этому принципу сначала в предложение вводится вспомогательная информация, а затем – основная, причем основная информация располагается после сказуемого, а вспомогательная – в начале предложения до сказуемого. В зависимости от того, где находится то или иное словосочетание, меняется смысл предложения. Например:

По решению арбитражного суда задолженность необходимо погасить до 1 июля 2000 года.

Задолженность необходимо погасить до 1 июля 2000 года по решению арбитражного суда.

В первом предложении целью высказывания является указание срока, на который назначено погашение задолженности. Во втором предложении целью высказывания является указание на то, кем вынесено решение о необходимости погасить задолженность.