Организация подстановок при вводе данных. Использование таблиц-справочников

Хорошо проанализировав данные в таблицах приложения, Я заметил, что содержимое некоторых реквизитов повторяется. Это приводит к необходимости неоднократно вводить эти данные при заполнении полей.

Это так называемая условно-постоянная информация. Она изменяется редко. Очевидно, что эту информацию можно ввести один раз, оформив в виде самостоятельных таблиц, и затем использовать в режиме подстановки при заполнении таблиц.

Такие таблицы называют справочниками. С точки зрения ACCESS, они ничем не отличаются от таких таблиц, различие только в особенностях их использования. Справочники содержат повторяющуюся информацию условно-постоянного характера и облегчают заполнение основных таблиц. Можно сказать, что справочники – это источники условно-постоянной информации, а основные таблицы – ее приемники.

С учетом вышесказанного создаю новую таблицу-справочник, содержащий наименования подразделений, используя при этом вымышленную информацию. Делаю это аналогично тому, как создал таблицу. Поскольку полей в справочнике будет немного, записывать их во вспомогательные таблицы необязательно.

· В окне: база данных нажимаю кнопку Таблицы. В списке режимов создания таблиц выбираю режим Конструктор. Появляется окно создаваемой таблицы с тремя столбцами.

· Задаю структуру новой таблицы-справочника. Мне для работы достаточно наличия в этой таблице хотя бы одного поля. Ввожу имя этого поля, указываю его тип.

· Поскольку связь таблицы и справочника осуществляется по полю, присваиваю этому полю признак – Ключевое поле с помощью соответствующей команды контекстного меню.

· Сохраняю новую таблицу-справочник с именем (Файл/Сохранить). В режиме Таблицы появиться новый объект.

· Теперь заполняю справочник информацией. Она понадобится Мне для проверки работы базы данных (отладки). Открываю справочник с наименованиями. Сохраняю файл и закрываю окно ввода.

· Для того чтобы при заполнении таблицы можно было воспользоваться справочником, эти таблицы должны быть связаны между собой. В структуре основной таблицы указываю, что теперь значение поля будет не вводиться с клавиатуры, а подставляться из справочника. Это можно сделать разными способами, например, таким:

·

В режиме Таблицы выделяю таблицу, вызываю Конструктор нажатием кнопки на панели инструментов окна. В открывшемся окне устанавливаю указатель мыши на ячейку структуры таблицы, содержащую тип информации поля. Сменяю этот тип. Щелкаю кнопкой мыши, с помощью появившейся кнопки откройте список Тип данных и из предложенных типов выбираю Мастер подстановок.

Работа с Мастером подстановок осуществляется в несколько шагов.

· Первый шаг. Открывается диалоговое окно подстановок. Указываю режим – Столбец подстановки использует значения из таблицы или запросов (клавиша Далее).

· Второй шаг. Указываю таблицу – источник данных (Далее).

· Третий шаг. Отмечаю поле в левом окне Доступные поля и с помощью стрелки переношу его в правое окно. Таким образом, Я указал поле, которое будет использоваться для подстановки (Далее).

· Четвертый шаг. Регулирую ширину столбца, если это необходимо (Далее).

· Пятый шаг. Можно ничего не менять, если Я собираюсь использовать прежнее имя поля подстановки. Можно поменять его на новое имя из справочника (Готово). Появляется сообщение о необходимости сохранить таблицу, прежде чем создавать связь. Отвечаю – Да.

· В результате получаю следующее: Мастер подстановок связал поля и изменил имя поля подстановки в таблице на имя поля справочника – источника данных. Теперь можно посмотреть, как изменились свойства поля Порядок. Отмечаю его (появляется треугольник слева – в области модификации поля). Переключаю на вкладыш Подстановка окна Свойства поля (внизу экрана). Я вижу, что данному полю теперь присвоен тип элемента управления – Поле со списком. Также указан источник данных для подстановки, его содержимое и т. д.

Итак, структура таблицы, при заполнении которой Я хочу пользоваться режимом подстановки, скорректирована. Пробую теперь этот режим, ввожу новую запись. Так как запись таблицы связана с записью др. таблицы, то также надо ввести данные в таблицу (или заполнить хотя бы только ключевое поле).

· Итак, открываю таблицу. Ввожу данные.

· Затем открываю таблицу. Продолжаю ввод данных по этому делу. Перейдя в поле, щелкаю по нему и с помощью появившейся кнопки открываю список. Он «высвечивается» из соответствующего справочника. Выбираю нужное подразделение, содержимое поля справочника будет подставлено в таблицу. Я вижу, что теперь нет необходимости повторять в записях одни и те же реквизиты.

·

Обращаю внимание на то, что режим подстановки не появился и в форме, которую Я сделал ранее. Нажимаю кнопку режима Форма, открываю форму и убеждаюсь в этом.

· Для того чтобы этот режим появился в Форме, изменяю порядок создания таблиц, т. е. Форму создаю позже организации Подстановки.

· Удалите существующую форму, и создаю ее после организации всех подстановок.

Анализ структуры и связей таблиц базы данных

Теперь рассматриваю состав и структуру создаваемой базы данных в схематическом виде (Сервис/Схема данных).

В открывшемся окне Я вижу структуру таблиц и связи между ними (если видны не все таблицы, воспользуюсь командой контекстного меню, Отобразить все). Я могу улучшить графическое отображение базы данных, например, изменить размеры таблиц так, чтобы были видны все поля; переместить таблицы так, чтобы связи не накладывались друг на друга. Эти действия выполняются приемами работы в Windows.

Сохраняю новую схему (Файл/Сохранить). Закрываю окно схемы данных.