Задания исполнителям и отчеты о ходе работ

Задания (task), выдаваемые исполнителям, подлежат документированию в целях исключения их «забывания» и двоякого толкования. Документальные формы, используемые для накопления и отслеживания заданий, на практике используются редко и обычно в качестве источника информации о выданных заданиях применяются: планы-графики; специально выделенные разделы в регулярных отчетах; задачи, выставленные через Microsoft Outlook или через системы управления изменениями (такие, как IBM ClearQuest).

Отчеты о ходе работ (status report) применяются для информирования руководства и заказчика о статусе проекта. Отчеты могут исходить как от конечных исполнителей, так и от менеджера проекта.

Протоколы

Всякий сколько-нибудь сложный проект немыслим без формальных и неформальных, запланированных и спонтанных обсуждений, посвященных самым разным вопросам. Эти обсуждения могут происходить в форме очных встреч, по телефону и по переписке. Итоги устных обсуждений целесообразно фиксировать в форме протокола, если приняты решения, изменяющие или дополняющие описание проекта; принято много разнообразных решений; высказаны новые идеи, например, технического характера, которые могут оказаться востребованными в дальнейшем.

Отчеты о результатах активностей

Ход мероприятий, которые завершаются принятием ключевых для проекта решений, отражается в отчетах, представляемых на рассмотрение лицу, принимающему решение. Основными мероприятиями такого рода являются: анализ осуществимости, анализ альтернатив реализации, обзор (review) проектной документации, тестирование и приемка. Протоколы этих активностей, как правило, содержат сведения о времени, объекте, рамках и характере активности, среде, в которой проводилась активность, достигнутых результатах и рекомендуемых решениях.

Отчет служит отправной точкой и средством минимизации длительности обсуждения, так что в некоторых случаях решение может быть принято по переписке. Практика показывает, что при отсутствии отчета обсуждение носит хаотичный и беспредметный характер, непроизводительно отвлекая время высокооплачиваемых сотрудников.