Сортировка данных в списке

Лабораторная работа №11 (EXCEL_6).

СОДЕРЖАНИЕ

Теоретическая часть. 1

1. Список. Сортировка данных. 1

2. Фильтрация данных. 2

Автофильтрация. 2

Расширенный фильтр. 3

Фильтрация с помощью формы данных. 5

3. Консолидация (агрегирование) данных. 7

Практическая часть. 12

Задание №1. Сортировка. 12

Задание №2. Фильтрация. 12

Задание №3. Консолидация данных по расположению и по категориям.. 14

Теоретическая часть

Список. Сортировка данных

Электронные таблицы Excel можно использовать для организации работы с небольшими реляционными базами данных. В этом случае электронную таблицу называют списком или базой данных Excel и используют соответствующую терминологию:

· строка списка — запись базы данных;

· столбец списка — поле базы данных.

Название столбца может занимать только одну ячейку и при работе с таблицей как с базой данных называется именем поля. Все ячейки строки с именами полей образуют область имен полей, которая занимает только одну строку. Данные всегда располагаются, начиная со следующей строки после области имен полей. Весь блок ячеек с данными называют областью данных

Список (база данных Excel) — электронная таблица, в которой строки (записи) имеют фиксированную структуру, а имена столбцов (полей) занимают одну строку.

Для размещения имени поля списка в одной ячейке необходимо:

• выделить ячейку или всю строку, где будут располагаться имена полей;
• ввести команду Формат/Ячееки и выбрать вкладку Выравнивание. На вкладке установить следующие параметры:

По горизонтали: по значению

По вертикали: по верхнему краю или по центру

Отображение: установить флажок переносить по словам

Excel предоставляет возможности для работы с базами данных различных форматов, которые при открытии в среде Excel автоматически преобразуются в список. Такое преобразование называют импортом.

Сортировка данных в списке

Сортировка данных является базовой операцией любой таблицы и выполняется командой Данные/Сортировка с установкой необходимых параметров. Целью сортировки является упорядочивание данных. Сортировка осуществляется на том же листе.

Особенно важно осуществлять сортировку в списке, так как многие операции группировки данных, которые доступны из меню Данные, можно использовать только после приведения операции сортировки.

В среде Excel предусмотрены три уровня сортировки, которые определяются в диалоговом окне «Сортировка диапазона» параметром Сортировать по.

Сначала осуществляется сортировка в столбце 1-го уровня, затем сортируются одинаковые записи 1-го столбца по столбцу 2-го уровня, затем сортируются одинаковые записи 2-го столбца по столбцу 3-го уровня.

В том же окне устанавливается порядок сортировки в столбцах – по возрастанию или убыванию. При сортировке по возрастанию упорядочение идет следующим образом – от меньшего к большему, по алфавиту или в хронологическом порядке дат, но при этом имеет место приоритет: числа, текст, логические значения, значения ошибок, пустые ячейки. Сортировка по убыванию использует обратный порядок (исключение – пустые ячейки, которые располагаются в конце списка),

При наличии заголовков столбцов (имен полей) их следует исключить из области, подлежащей сортировке, установкой флажка переключателя Идентифицировать поля по подписям.

Кнопка «Параметры» выводит диалоговое окно «Параметры сортировки», в котором задаются дополнительные установки сортировки: с учетом регистра или без учета; по столбцам или по строкам; порядок сортировки — обычный или специальный, выбранный из предлагаемого списка.