Оформление первичных документов

Чтобы направить сотрудника в командировку, необходимо составить:

- приказ о командировании сотрудника или группы сотрудников организации (формы Т-9, Т-9а);

- служебное задание (форма Т-10а);

- командировочное удостоверение (форма Т-10).

Формы этих документов утверждены постановлением Госкомстата от 6 апреля 2001 г. N 26 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

Правда, при направлении работника в командировку в страны дальнего зарубежья вместо командировочного удостоверения, в котором фиксируется срок нахождения сотрудника в командировке, можно оформить копию с его заграничного паспорта с отметками таможни о датах фактического выезда и въезда в Российскую Федерацию.

По прибытии из командировки работник обязан представить авансовый отчет. К авансовому отчету в подтверждение произведенных расходов предъявляются также:

- отчет о выполнении служебного задания (форма Т-10а);

- билеты;

- счет из гостиницы за проживание;

- другие документы.

Если какие-либо из представленных документов составлены на иностранном языке, то такие документы должны иметь построчный перевод. Это требование содержится в пункте 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. N 34н.

Выплата суточных

Перед командировкой работникам выдают суточные.

Расходы по найму жилого помещения

В бухгалтерском учете эти расходы принимаются в сумме фактически произведенных затрат.

В налоговом учете эти расходы также не подлежат нормированию (с 1 января 2002 года). При этом в соответствии с подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ на расходы относится также оплата дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах, за исключением расходов на обслуживание в барах, ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами.

Таким образом, если в счете гостиницы отдельно выделена плата за завтрак в номере или за пользование баром, то сумма расходов за проживание в налоговом учете должна быть уменьшена на эти затраты. Указанные затраты покрываются за счет выданных работнику суточных.