Оплата проезда

Расходы на проезд принимаются в сумме фактических затрат как в бухгалтерском, так и налоговом учете, если они документально подтверждены. Кроме этого к расходам на проезд относятся аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта и иные аналогичные сборы и платежи.

Бухгалтеры часто задают вопрос, можно ли возместить расходы на проезд железнодорожным транспортом первым классом или расходы на перелет VIP-классом.

Следует отметить, что Налоговый кодекс не содержит каких-либо ограничений относительно суммы расходов на поезд. Поэтому если организация сможет доказать, что расходы на проезд по наиболее дорогому классу были экономически оправданными, то эти затраты будут уменьшать налогооблагаемую прибыль в полном размере.

Телефонные переговоры

В бухгалтерском и налоговом учете расходы на услуги связи принимаются в сумме фактических затрат, если они подтверждены документально.

Таким образом, если работник оплатил дополнительно счет гостиницы за пользование телефоном, а распечатки с указанием номеров абонентов не представил, то следует считать, что указанные расходы были оплачены работником за счет суточных.

Представительские расходы

В настоящее время законодательством предусмотрено, что наличная иностранная валюта может быть выдана только на оплату командировочных расходов. Поэтому представительские расходы в наличной иностранной валюте ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете не отражаются.

Рассмотрим пример по учету командировочных расходов в иностранной валюте.

Пример

Директор был командирован в Грузию для заключения договора купли-продажи товаров сроком на 4 дня. Согласно постановлению Правительства, норма суточных при направлении работников в Грузию составляет 45 долларов США.

Приказом по организации было установлено выдать директору:

- суточные в рублях в размере 100 руб. в день;

- суточные в иностранной валюте в размере 100 долларов в день;

- иностранную валюту на оплату гостиницы - 60 долларов в день.

Стоимость авиабилетов была оплачена в безналичном порядке.

В бухгалтерском учете были отражены следующие записи:

Дебет 71 субсчет "Расчеты в рублях" Кредит 50

- 100 руб. - выданы суточные в рублях;

Дебет 71 субсчет "Расчеты в иностранной валюте" Кредит 50

- 9 000 руб. - выданы суточные в иностранной валюте (100 USD х 3 дня х 30,00 руб. / USD);

Дебет 71 субсчет "Расчеты в иностранной валюте" Кредит 50

- 5 400 руб. - выдана иностранная валюта на оплату проживания (60 USD х 3 дня х 30 руб. / USD);

Дебет 76 Кредит 51

- 5 860 руб. - перечислено за авиабилеты.

По возвращении из командировки директор передал авиабилеты и представил следующие документы:

- командировочное удостоверение;

- отчет о командировке;

- авансовый отчет с приложением счета из гостиницы на сумму 332 грузинских лари.

Авансовый отчет был утвержден 1 июня. В бухгалтерском учете делаются следующие записи.

Дебет 26 Кредит 71

- 5 860 руб. - отнесена на расходы стоимость авиабилетов;

Дебет 26 Кредит 71 субсчет "Расчеты в рублях"

- 100 руб. - отражены суточные в рублях;

Дебет 26 Кредит 71 субсчет "Расчеты в иностранной валюте"

- 9 393 руб. - отражены суточные в иностранной валюте (100 USD х 3 дня х 31,31 руб. / USD);

Дебет 26 Кредит 71 субсчет "Расчеты в иностранной валюте"

- 4 696,50 руб. (150 х 31,31 руб. / USD) - отражены расходы на гостиницу (332 грузинских лари х 14,16 руб. / 31,31 руб. / USD);

Дебет 50 Кредит 71 субсчет "Расчеты в иностранной валюте"

- 939,30 руб. - возвращена в кассу неиспользованная иностранная валюта (30 USD х 31,31 руб. / USD);

Дебет 71 субсчет "Расчеты в иностранной валюте" Кредит 91

- 148,80 руб. - отражена курсовая разница (480 USD х (31,31 - 31,00)).

При заполнении налоговых регистров расходы на командировку отражаются в следующих суммах:

- расходы на суточные в рублях - 100 руб.;

- расходы на суточные в иностранной валюте 45 USD х 3 дня х 31,31 руб. / USD = 4 226,85 руб.

- расходы на проживание - 150 USD х 31,31 руб. / USD = 4 696,50 руб.

- расходы на авиабилеты - 5 860 руб.