Главное преимущество при переходе с бумаги на Microsof Outlook для командной работы – более высокая управляемость при меньших затратах сил. Например, с помощью календарей в Microsof Outlook 2007 вы можете:
– совмещать на одном экране календари нескольких ваших сотрудников. Это удобно для планирования и сравнения их реальной загрузки, и еще – для сравнения плана с фактом;
– автоматически, с помощью специально настроенного пользовательского представления, отобрать все встречи сотрудника по какому-либо проекту, направлению, области деятельности. Скопировать эти встречи в Excel и проанализировать количественно: например, узнать, сколько времени менеджеры по продажам тратят на общение с клиентами, а сколько – на бумажную работу;
– видеть календари друг друга (если в компании есть Exchange-сервер), автоматически планировать совещания, в том числе с учетом ресурсов (переговорных, мультимедиа-проекторов и т.п.).
Краткие итоги
1. Разделите задачи на гибкие, жесткие, бюджетируемые.
2. Используйте повторяющиеся встречи и многодневные события.
|
|
3. Вносите жесткие и бюджетируемые задачи в календарь, гибкие – в панель задач справа от календаря.
4. Жесткие выделяйте синим цветом, бюджетируемые – зеленым.
5. Оставляйте после планирования и бюджетирования не менее 40% времени в резерве.
6. Заглядывайте в календарь несколько раз в день, корректируя планы в зависимости от обстоятельств.
7. При работе вне офиса синхронизируйте календарь с мобильным телефоном или распечатывайте его на листе А4 или А5.
8. Создавая встречи, используйте точно определенные ключевые слова для каждого проекта и направления.