Создание задач и категорий

В Outlook контекстное планирование можно организовать с помощью так называемых категорий. В списке задач Юлия Цезаря вы видите задачи не сплошным перечнем, но сгруппированными по категориям. В нужные моменты рабочего дня мы можем открывать нужную категорию и таким образом видеть все задачи, которые уместно решить в данный момент, – будь то задачи, связанные с подчиненными, клиентами, региональными филиалами и т.п.

Научимся создавать гибкие задачи на панели задач и присваивать им категории. Если знать некоторые хитрости, создать задачу в Outlook не труднее, чем вписать руками в бумажный ежедневник.

1. На панели задач, находящейся справа от календаря, поставьте курсор на строчку с серой надписью «Щелчок добавит элемент «Задача». Впишите в эту строчку название любой вашей задачи, например: «Шеф: подписать заявление на отпуск». (Для названий задач справедливы те же правила, что и для встреч: начинаем с ключевых слов в именительном падеже, отделенных двоеточием.)

2. Если у задачи есть точный срок исполнения, установите его в поле «Срок». Оповещение по умолчанию установится на 9.00 соответствующего дня. Если вы хотите, чтобы Outlook напомнил вам о задаче раньше, установите в поле «Напоминание» (в Outlook 2003 – «Оповещение») соответствующую дату и время.

3. В Outlook 2007 нажмите кнопку «Выбрать категорию» в верхней части окна задачи. Выберите «Все категории».

В Outlook 2003 кнопка выбора категорий находится в нижнем правом углу окна создания задачи:

4. В окне «Цветовые категории» нажмите «Создать» и назовите категорию «1-День». Аналогично добавьте категорию «1-Неделя». Затем добавьте все категории, которые вы определили для себя в предыдущем параграфе этой главы.

Начинайте названия контекстных категорий с цифры 2, например «2-Шеф». Outlook отображает категории в алфавитном порядке – именно поэтому удобнее начинать их названия с цифр, упорядочивая по степени частоты работы с ними.

5. Чтобы отнести задачу к какой-либо категории, поставьте галочку в квадрате слева от нужной категории (например, на рисунке задача отнесена к категории 1-Неделя).

Создание категорий в Outlook 2003 и 2007 совершенно аналогично, за исключением того, что в Outlook 2003 категории не имеют цветов и их удаление находится не в том же окне, что и создание: для удаления нужно дополнительно нажать кнопку «Главный список категорий»:

Создайте 15—20 новых задач в вашем Outlook. Пока мы видим их в панели задач простым списком. Это не очень удобно. Нужно научиться группировать задачи в этом списке, раскрашивать их в разные цвета и располагать в таком порядке, который удобен для управления.