Пояснювальна записка укладається на вимогу керівника, керівної організації або ж із власної ініціативи й має реквізити, аналогічні доповідним запискам.
Пояснювальна записка може бути:
1. Службовою складовою частиною чи додатком, доповненням іншого документа (плану, проекту, пропозиції, звіту, програми й т. ін.).
У ній укладач або організація обґрунтовує мету, актуальність, новизну й перелік дії основного документа. Викладає структуру, зміст, функціональне призначення і термін його дії з поясненням можливих позитивних чи негативних наслідків.
2. Документом особистого характеру, у якому аргументовано й доказово пояснюються певні дії укладача або його підлеглих чи причини якихось подій, фактів, провин та ін.
Міністерство харчової промисловості Директорові
України об'єднання “Харківський хлібзавод № 8” Бондар О. Г.
Пояснювальна записка № 16 про порушення технічної дисципліни
Доводжу до Вашого відома, що 17.11.2002 у зв'язку з вимкненням електроенергії в загальній мережі заводу з 20.00 до 24.00 було припинено випікання партії хліба, яка складала 150 (сто п'ятдесят) кг.
Мною, нач. цеху М 2 Пасько В. Ю., щодо цього факту було укладено акт, якай додається.
Зроблено відповідний запис до технологічного чергового журналу, напівфабрикати хліба передано до складу № 4, накладна додається.
Додатки:
1) акт М 4 - 2 арк. у 2 пр.
2) накладна Л£ 247 - 1 арк. в 1 пр.
18.11.2002 (підпис) В. Ю. Пасько