Протокол

Протокол - це документ, який відбиває процес і результати роботи колегіальних органів, проведення різних нарад, засідань, обговорень тощо. Протоколом оформляється також діяльність адміністративних органів, слідчих та ін. У ньому занотовуються всі виступи з розглянутих питань та прийняті рішення. Протокол – це первинний офіціальний документ.

Протокол звичайних зборів веде секретар або інша спеціально призначена особа. Після зборів у її розпорядження передаю­ться всі письмові матеріали зборів: листи реєстрації присутніх, тези доповідей і співдоповідей, проекти рі­шень, письмові запитання учасників зборів та ін. Практикується ознайомлення промовців з записами секретаря перед тим, як протокол друкуватиметься – для уникнення перекручень і неточностей.

Добирати кандидатуру секретаря на відповідальну нараду треба дуже вимогливо: адже хороший прото­кол може скласти тільки людина грамотна, досвід­чена і компетентна в обговорюваних питаннях. Після зборів протокол має бути повністю оформлений і підписаний головою і секретарем зборів. Протокол загальних зборів різних неперіодичних засідань, нарад підписують голова і секретар, а протокол засідань комісій – усі члени президії. Протоколи мають порядкову нумерацію з початку року, яка водночас означає й кількість проведених засідань. Правильне ведення протоколу має важливе значення, оскільки прийняті рішення набувають юридичної сили тоді, коли вони оформлені протоколом. Протокол дає можливість перевірити правильність прийнятих рішень, контролювати їх виконання.

Питання порядку денного в протоколі формулюють­ся у називному, а не в знахідному відмінку, напри­клад: «Розгляд і затвердження...» (форма «Про розгляд і затвер­дження...» не рекомендується). Жанр виступу («допо­відь», «повідомлення», «пропозиція» та ін.), посада і прізвище доповідача називається після фор­мулювання питання.

Основний текст протоколу поділяється на розділи, які відповідають пунктам порядку денного. Кожен розділ будується за традиційною схемою: Слухали – Виступили – Ухвалили. Після цих слів ставиться двокрапка.

В наступному рядку після слова “Слухали” вказуються прізвище й ініціали доповідника, тема доповіді або повідомлення.

У розділі “Ухвалили” повністю викладається прийняте рішення, яке може складатися з одного чи декількох пунктів або мати форму резолюції (складається з констатуючої і резолюючої). У констатуючій частині підкреслюють значення обговореного питання, зазначають досягнення і недоліки. У резолюючій – заходи, спрямовані на виконання поставлених завдань.