Лабораторна робота №6

1. Тема роботи. Створення звітів.

2. Мета роботи. Навчитися створювати звіти та редагувати їх в режимі конструктора.

3. Прилади та матеріали. ПК, MS Access.

4. Теоретичні відомості

Звіт – об’єкт, що видає дані у зручній для друку формі. Наприклад, у вигляді бланку. Звіти використовують для розрахунків підсумкових обчислень і формування даних у базі.

Звіти можна створювати на базі таблиць, запитів та інших звітів. Звіти можна створювати в режимі “Майстра” і режимі “Конструктора”.

Звіти Access поділяються на шість категорій (макетів):

· Одностовпцеві звіти. В цих звітах в одному довгому стовпчику перелічуються значення кожного поля кожного запису таблиці чи запиту. Написи вказують ім’я поля таблиці чи запиту, а справа від напису – їх значення. Даня звіти використовуються рідко, оскільки вимагають великої кількості паперу для друку.

· Стрічкові звіти. Для кожного поля таблиці чи запиту стовпчик з написом, а значення кожного запису розташовується в окремому рядку.

· Багатостовпцеві звіти. Створюються з одностовпцевих звітів. Для цього використовують “газетний” варіант розташування інформації.

· Звіти з групуванням даних. Найпоширеніший тип звітів, що дозволяють виконати підсумкові обчислення по певним групам записів і подати інформацію в зручному для користувача вигляді. Вкінці звіту відображаються загальні підсумки.

· Поштові наклейки. Особливий тип багатостовпецевих звітів, що створюються для друку імен та адрес (або інших даних, що розташовані в інших полях) в групах.

· Вільні звіти. Такі звіти містять підпорядковані звіти. При цьому кожен підпорядкований звіт створюється на основі незалежних джерел даних, наприклад таблиць, запитів.

Редагування звітів в режимі конструктора.

Частіше за все в результаті роботи майстра є звіт, зовнішній вид якого не влаштовує користувача. Зміна звіту виконується в режимі конструктора.

Структура звіту в режимі конструктора має наступний вигляд:

· Заголовок і примітка звіту – в ці розділи добавляється інформація, яка буде на початку і вкінці звіту відповідно. В заголовок звіту виносять назву звіту, а в примітках – формули для виконання підсумкові розрахунки.

· Верхній і нижній колонтитул – оскільки частіше за все дані звіту не поміщаються на одній сторінці, то в цих розділах розміщуються дані, які повинні знаходитись зверху і знизу кожної сторінки звіту. Наприклад, нумерація сторінок.

· Заголовок і примітка групи – ці розділи з’являються лише в тому випадку, коли в звіті була використано групування даних. Відповідно в заголовок і примітку звіту розміщується інформація, з якої повинна починатися і закінчуватися кожна група даних у звіті. В примітках групи частіше за все розміщують формули для виконання підсумкових розрахунків для групи.

· Область даних – головний розділ звіту, в яком розміщуються дані з таблиці чи запиту.

Ввімкнути чи вимкнути розділи колонтитулів і приміток звітів можна за допомогою команди Вид програми.

5. Домашнє завдання

1. Вивчити теоретичний матеріал за підручником [6], ст.685-755.

6. Виконання роботи

1. Відкрийте базу даних Магазин ігор, з якою ви працювали на попередньому занятті. Якщо у Вас немає особистої бази даних, то скопіюйте файл 7 Магазин ігор.mdb в особисту папку. Місце розташування даного файлу з’ясуйте у викладача. Відкрийте зазначений файл з особистої папки

2. Створення звіту в режимі майстра

1) Створити звіт “Прибуток за місяць”. Звіт повинен розраховувати прибуток по кожній накладній за зазначений місяць. Додати в звіт поля для розрахунку підсумкової суми продажів, а також отриманого прибутку. Звіт виконувати на підставі запиту з параметром, що запитує номер місяця. При побудові запиту, враховувати торгову націнку – 30%. Для виконання даного завдання зробіть наступні дії:

· В третій лабораторній роботі був створений запит Сума продажів, у якому розраховувалася сума отримана від продажу по кожному запису в таблиці продажу з урахуванням націнки 30%. Цей запит ми будемо використовувати при створенні звіту. Однак необхідно даний запит трохи видозмінити, для того щоб відображалися не всі записи, а тільки записи за потрібний місяць. Необхідно зробити запит з параметром. Відкрийте вищевказаний запит у режимі конструктора і додайте ще одне поле, що обчислюється, у якому буде відображатися номер місяця. Використовуйте функцію month. Вікно будівника виразів з формулою відображене на мал. 1.

Рис. 1. Будівник виразів із заданою формулою перебування місяця

· У доданому полі, що обчислюється, в рядку умов у квадратних дужках надрукуйте рядок [Введіть номер місяця] (Рис. 2)

Рис. 2. Фрагмент конструктора запиту з параметром для знаходження записів за визначений місяць

· Щоб не змінювати вже існуючий запит, збережіть його змінений варіант під іншим ім’ям – “Звіт за місяць”.

· У вікні бази даних на закладці Звіти виберіть команду Створення звіту за допомогою майстра. У вікні, що відкрилося, виберіть ім’я тільки що створеного запиту (Рис. 3) і всі поля даного запиту. Натисніть Далі.

Рис. 3. Майстер звітів. Вибір запиту і полів для звіту

· У наступному вікні майстра необхідно вибрати, які поля повинні бути згруповані в звіті. У створюваному Вами звіті ми будемо знаходити підсумкову суму для місяця і для кожної накладної. Тому виберіть для угруповання поля Дата продажу і Номер накладної (Рис. 4). Натисніть Далі.

Рис. 4. Додавання рівнів угруповання

· У наступному вікні майстра натисніть кнопку Підсумки й у вікні, що відкрилося, (Рис. 5) виберіть яку підсумкову операцію і для яких полів необхідно обчислити. Для нашого звіту включіть “прапорець” у рядку Сума в стовпці Sum. Зверніть увагу, що в даному вікні є можливість вибрати одну з двох команд: Показати даніі підсумки чи Показати тільки підсумки. Вибирайте Тільки підсумки в тому випадку, якщо Вам не потрібно відображати в звіті проміжні рядки запиту, використовувані в розрахунках і Вас цікавить тільки підсумковий результат. У нашому випадку залишимо варіант, запропонований за замовчуванням. Натисніть ОК і у вікні майстра Далі.

Рис 5. Вибір підсумкової операції

· На наступному етапі роботи майстра (Рис. 6) потрібно вибрати вид макета звіту. Виберіть варіант східчастий. Натисніть Далі.

Рис. 6. Вибір виду макета звіту

· У наступному вікні майстра потрібно вибрати варіант оформлення звіту (Рис. 7).

Рис. 7. Вибір стилю звіту

· В останньому вікні майстра задайте ім'я створюваного звіту і натисніть Готово. Оскільки Ви створювали звіт на основі запиту з параметром, то перед тим як буде створений новий звіт Access, попросить Вас ввести номер місяця. (Нагадуємо, що в базі даних, з якою Ви працюєте продажі виконувалися в 9, 10, 11 місяцях). Після виконаних Вами дій попередній варіант звіту може виглядати, як показано на мал. 8

Рис. 8. Попередній варіант звіту в режимі перегляду

· Головна перевага майстра звітів полягає в тому, що він розміщає в звіті всі зазначені Вами поля і виконує обчислення. Але найчастіше необхідно відредагувати звіт у режимі конструктора.

3. Редагування звіту в режимі конструктора

1) Переключіться в режим конструктора в тільки що створеному звіті, використовуючи знайому Вам кнопку Вид на панелі інструментів. Звіт виглядає в режимі конструктора, як показано на мал. 9.

Рис. 9. Звіт у режимі конструктора

2) Розмістіть елементи звіту в режимі конструктора так, щоб усі дані містилися на сторінці звіту. Користайтеся наступними рекомендаціями:

· Змінювати місце розташування елементів і форматувати їх Ви можете, використовуючи ті ж прийоми, що і при створенні форм.

· При редагуванні звіту пам’ятайте про те, що оскільки звіт буде роздруковуватися на принтері, то Access автоматично настроїв ширину звіту по ширині сторінки А4 і змінювати цю ширину не потрібно.

· Ви можете змінювати підпис до полів, але не маєте право змінювати самі поля.

· При редагуванні звіту Ви можете використовувати панель Елементів і панель Формат.

· Після редагування звіту у режимі конструктора, в режимі перегляду може виглядати, як показано на 10 і 11 малюнках.

Рис. 10. Відредагований звіт у режимі конструктора

Рис. 11. Відредагований звіт у режимі перегляду

4. Додавання в звіт полів, що здійснюють обчислення

1) На останньому етапі виконання завдання необхідно розрахувати суму прибутку, отриману за місяць. Оскільки за умовою ми продавали ігри на 30% дорожче, ніж їхня закупівельна ціна, то наш прибуток буде складати 30% від загальної суми продажів за місяць. Для того щоб це розрахувати в звіт також як і в запит додають поля що виконують обчислення:

· У створюваному Вами звіті переключіться в режим конструктора. В області приміток групи Дата продажів розміщена підсумкова сума за місяць. Змініть, ім'я цього доданого поля, так щоб його в майбутньому можна було використовувати у формулі. Для цього клацніть правою кнопкою миші на поле з формулою й у контекстному меню виберіть команду Властивості; у вікні, що відкрилося, переключіться на закладку Всі й у рядку ім’я поля задайте власне ім’я - підсумок (Рис. 12). Закрийте вікно властивостей.

Рис. 12. Зміна імені поля

· Додайте нове поле. Для цього натисніть на кнопку Поле на панелі Елементів і в області приміток групи Дата продажу намалюйте прямокутник для нового поля (Рис. 13). Поле додається разом з підписом.

Рис. 13. Нове додане поле в режимі конструктора

· У доданому полі клацніть мишею і надрукуйте формулу: =[підсумок]*0,3.

· Змініть підпис до поля на Прибуток. Змініть шрифт у доданому полі (Рис. 14).

Рис. 14. Додане поле з формулою

· Переконаєтеся в правильності роботи формули, переключивши в режим перегляду звіту.

5. Виконайте завдання:

1) Створити звіт “Прибуток за весь період роботи”. Звіт повинен містити інформацію про суму продажів за кожен місяць, про суму прибутку за кожен місяць, а також підсумкові суми продажів і прибутку за весь період.

2) Створити звіт “Кількість проданих CD”. Звіт повинен містити інформацію про кількість CD, проданих за останній місяць по кожному виду ігор. Ігри, яких було продано більше всього, повинні розміщатися на початку звіту.

3) Створити звіт “Повний прайс-лист ігор”, для всіх ігор, що є в магазині. Вказувати ціну на ігри з урахуванням націнки 30%. Ігри в звіті повинні бути згруповані по жанрах.

4) Створити звіт “Накладна” для друку накладної по кожному замовленню. У звіт додати поля для розрахунку ПДВ (20%), суми і підсумкової суми з ПДВ. Звіт повинен виконуватись на підставі запиту з параметром, що запитує номер накладної. У форму для додавання нового замовлення додати кнопку, що викликає звіт “Накладна”.

5) У кнопкову форму бази даних додати сторінку “Підсумкові звіти”. На дану сторінку додати кнопки для відкриття звітів: “Прибуток за місяць”, “Прибуток за весь період роботи”, “Кількість проданих CD”.

6) На сторінку “Інформація для покупців” додати кнопку для відкриття звіту “Повний прайс-лист ігор”.

7) У заголовок усіх створюваних звітів додати наступну інформацію:

	НП CD-LAND
м. Київ, ін. Перемоги, 4 www.cdland.ua E-mail: cdland@ukr.net тел. 544-55-55, 544-55-56	АКБ «Аваль», м. Київ, МФО 300335