Глава 35. Прием и обработка исходящих отправлений EMS

Прием отправлений EMS

632. Прием отправлений EMS производится во всех отделениях почтовой связи Республики Беларусь.

Прием отправлений EMS осуществляется по возможности в специальных операционных окнах, а также на дому или в офисе по вызову отправителя.

633. Операционное окно EMS должно быть снабжено логотипом EMS, который состоит из следующих элементов: форма крыла оранжевого цвета; буквы EMS голубого цвета; три горизонтальных полосы оранжевого цвета. Ниже приведен образец логотипа

, который следует расположить таким образом, чтобы он был заметным и легко узнаваемым клиентами. Операционное окно должно быть оборудовано так, чтобы клиент имел возможность получить информацию о:

1. тарифах на услуги EMS;

2. порядке упаковки, оформления и адресования отправлений, заполнения адресного ярлыка, таможенных деклараций CN 23 или CN 22;

3. возможности отследить путь отправления на сайте РУП «Белпочта» - www.belpost.by

4. порядке оформления заявления на розыск отправления (претензии);

5. порядке оформления заявления на страхование отправления EMS (если таковая услуга оказывается в данном пункте приема);

6. предметах, запрещенных или ограниченных к пересылке в международных почтовых отправлениях.

634. Клиенту бесплатно предоставляются адресный ярлык EMS (бланк-пачка Е-1 (см. приложение «Международные бланки» рис. 9); фирменная упаковка различных размеров и материала; необходимое количество экземпляров таможенной декларации CN 22 или CN 23.

635. На ярлыке нанесен штриховой код с тринадцатизначным номером (девять цифр и четыре латинские буквы), который является номером отправления. Этот тринадцатизначный номер должен в дальнейшем фигурировать во всех сопроводительных документах, связанных с данным отправлением. При введении информации в систему слежения за отправлениями EMS необходимо использовать только полный тринадцатизначный номер отправления, использование одних цифр (без букв) не допускается. Запрещается присвоение исходящим отправлениям любых других номеров, кроме вышеозначенного.

636. Отправление EMS может быть застраховано. Условия страхования отправлений EMS должны быть разъяснены клиенту работником оператора почтовой связи, осуществляющим прием отправлений EMS.

637. При приеме отправлений EMS работник оператора почтовой связи обязан:

1. выдать клиенту адресный ярлык и упаковку. Отправление, не вмещающееся в фирменную упаковку или не соответствующее условиям пересылки в ней, отправитель должен самостоятельно упаковать в любую тару, соответствующую размерам и характеру вложения, либо за дополнительную плату (по действующим тарифам на дополнительные услуги) это сделает работник оператора почтовой связи. Эта тара должна соответствовать продолжительности пути, условиям пересылки, а также исключать возможности повреждения вложения при перевозке, доступа к нему без нарушения оболочки, порчи других почтовых отправлений и причинения какого-либо вреда работникам предприятий связи;

2. в случае приема отправлений с товарным вложением выдать клиенту соответствующие количество экземпляров таможенной декларации CN 23 на каждое отправление (количество таможенных деклараций определяется требованиями страны назначения отправления, однако минимальное их количество не должно быть меньше 3-х экземпляров). Таможенные декларации CN 23 или CN 22 заполняются на русском (белорусском) языке с подстрочным переводом на язык страны назначения либо на французском или английском языке. В таможенных декларациях CN 22 и CN23 должно подробно указываться вложение отправления (указания общего характера недопустимы) и его стоимость в национальной валюте (белорусских рублях). Работники связи не несут никакой ответственности за таможенные декларации, в какой бы форме они ни были составлены, однако они должны принять все необходимые меры для того, чтобы проконсультировать отправителей относительно способов выполнения таможенных формальностей, и должны убедиться в полном заполнении таможенных деклараций CN 22 или CN 23. За решения, принимаемые таможенными органами, работники связи ответственности не несут;

3. при приеме отправлений с товарным вложением от предприятий, организаций, учреждений требовать наличие на первом экземпляре таможенной декларации CN 23 подписи руководителя с указанием должности, заверенной оттиском печати;

4. при пересылке различных документов (письменных сообщений), а также дискет и кассет, пересылаемых в качестве носителей информации, отправитель заполняет таможенную декларацию CN 22;

5. в соответствии с пожеланием клиента выдать ему заявление на страхование его отправления EMS и разъяснить условия страхования;

6. после заполнения клиентом заявления на страхование отправления EMS, необходимо оформить страховку в соответствии с инструкцией страховой организации, затем оформить ее на почтово-кассовом аппарате, выдать клиенту квитанцию СКС или квитанцию ф.1 (ПС1), а также экземпляр страхового полиса;

7. после заполнения клиентом всех документов проверить правильность и полноту адресования отправления, обратив внимание на наличие номеров телефона адресата и отправителя. Адрес должен быть написан латинскими буквами и арабскими цифрами с обязательным указанием названия страны назначения на русском языке. Если в стране назначения используются другие буквы и цифры, отправитель может писать адрес этими буквами и цифрами;

8. сверить соответствие вложения отправления записям в таможенных декларациях CN 23 или CN 22, тождественность места назначения и наименования адресата, указанного в декларации CN 23 и на адресном ярлыке. Отправителю следует приложить к таможенной декларации любой документ (лицензию на вывоз, ввоз, ветеринарный сертификат, фитосанитарный сертификат и т.д.), необходимый для таможенного контроля в таможенной службе Республики Беларусь и в стране назначения отправления;

9. взвесить отправление вместе с упаковкой и адресным ярлыком и протарифицировать его в соответствии с действующими тарифами;

10. указать на адресном ярлыке в соответствующих местах точный вес отправления (например, 2 345 г), дату и время приема отправления, взимаемый тариф, тип вложения, а также сумму страхового сбора (если отправление было застраховано отправителем), свою подпись разборчиво и проставить оттиск календарного штемпеля;

11. снять защитный слой бумаги с обратной стороны адресного ярлыка и липкой основой наклеить его на оболочку отправления;

12. оторвать две копии адресного ярлыка: “Копiя адпраýшчыка” и “Копiя EMS Belarus”;

13. получить с отправителя плату за пересылку, выдать ему одну копию адресного ярлыка (“Копiя адпраýшчыка”) вместе с квитанцией ф.1 (ПС1) или квитанцией, оформленной на СКС. Копия адресного ярлыка “Копiя EMS Belarus” ежедневно сдается в бухгалтерию вместе с копией квитанции ф.1 (ПС1) и сводным денежным отчетом;

14. таможенные декларации CN 23, которые сопровождают отправление, следует вложить в карман адресного ярлыка либо прочно прикрепить к отправлению;

15. внести информацию о приеме отправления EMS в систему слежения за отправлениями в соответствии с инструкцией;

16. информация о приеме, а также об отправке почты из принимающего отделения почтовой связи в учреждение международного почтового обмена должна быть внесена в систему слежения сразу после того как произошло событие.

638. Принятые отправления EMS приписываются к накладной сдачи ф. 16 (карте отправки ф. ПС16), составляемой в 3-х экземплярах, в накладной указывается: тринадцатизначный номер отправления EMS, его вес, страна назначения. Два экземпляра накладной следуют в мешке с почтой, один экземпляр остается в документах отправляющего отделения почтовой связи.

639. Прием отправлений EMS должен прекращаться не ранее, чем за один час до отправления почтового вагона или автомобиля соответствующего направления, о чем вывешиваются объявления в пунктах приема отправлений EMS. Отделения почтовой связи должны обеспечить отправку в учреждение международного почтового обмена исходящих отправлений EMS в день их приема.