Типовые операции

Типовая операция представляет собой шаблон (типовой сценарий) ввода данных о хо­зяйственной операции и формирования проводок бухгалтерского и налогового учета. По большому счету, механизм типовых операций является альтернативой документам прикладного решения, потому что в «1С:Бухгалтерия 8 для Украины» с помощью типовых операций можно описать весьма сложные схемы формирования проводок, из­меняющиеся в зависимости от заданных в операции условий. В «1С:Предприятие 7.7» такое было доступно только документам.

Готовые шаблоны типовых операций хранятся в справочнике «Типовые операции» (рис. 1.8.3). Этот справочник предварительно заполнен, но его элементы можно из­менять и добавлять новые.

При вводе операции вручную (с помощью документа «Операция (бухгалтерский и налоговый учет)») необходимо в поле «Способ заполнения» указать «Типовые операции», а в поле «Типовая операция» из соответствующего справочника выбрать одну из операций, например «Поступление оплаты от покупателя в кассу». Затем нажмем кнопку «Заполнить» и в открывшемся диалоговом окне необходимо указать параметры типовой операции (рис. 1.8.4).

После того как вся необходимая информация была указана, нажимаем кнопку «ОК». В итоге в табличной части документа на закладке «Бухгалтерский учет» будут сформированы проводки (рис. 1.8.5)

Как видно из рисунка, в справочнике предварительно заполнены операции, фактически повторяющие возможности документов. Это не значит, что от документов нужно отказываться. Основными целями внесения этих операций в справочник являются демонстрация возможностей механизма типовых операций и возможность быстрого изменения стандартной операции для нестандартных ситуаций.

Как это сделать? Скопировав одну из уже имеющихся в справочнике операций (кнопка «Добавить копированием» либо клавиша «F9»), используем ее в качестве шаблона для создания новой операции. Форма операции разделена на две части. Нижняя часть «Параметры, запрашиваемые при вводе типовой операции», в ней выбирают реквизиты операции, которые необходимо будет заполнить. Эти параметры будут запрашиваться системой при использовании типовой операции.

Верхняя часть формы операции состоит из 3-х закладок (рис. 1.8.6). На закладке «Операция» нужно указать новое наименование типовой операции; содержание операции (формула); сумма операции (формула) и описание — комментарий к типовой операции.

На закладке «Бухгалтерский и налоговый учет» отражается табличная часть, содержащая набор шаблонов для автоматического формирования проводок (рис. 1.8.7). Здесь указывают счета дебета и кредита, аналитику по ним и формулу расчета суммы. Каждая запись в табличной части соответствует автоматически формируемой проводке.

В поле «Способ заполнения» для каждого реквизита проводки выбирается способ автоматического заполнения (указывать при вводе, заполняется значением, указанным в шаблоне, или вычисляется по формуле). Кнопка «Новый параметр» поможет задать значения субконто для счета, указанного в поле «Дт».

В самом простом случае типовая операция содержит только заполненный шаблон проводок.

Важно! Механизм типовых операций «умеет» работать только с проводками бухгалтерского и налогового учета. Но налоговый учет в прикладном решении «1С:Бухгалтерия 8 для Украины» реализован в основном при помощи слу­жебных регистров накопления.

^? ЖУРНАЛЫ

Операции, введенные любым из указанных выше способов, отражаются в Журнале операций. Выбрав из главного меню команду «Операции», видим список имеющихся журналов (рис. 1.8.8). Их не так уж и много, это:

— «Журнал операций» — основной Журнал, в котором отражаются все документы, формирующие проводки (в том числе операции, введенные вручную как особый вид; документа), и сами проводки, сформированные документами;

— «Журнал проводок (бухгалтерский учет)» — список проводок бухгалтерского учета (сформированных с использованием счетов бухгалтерского учета).

В этом меню представлены общие журналы, в конфигурации также имеются индивидуальные журналы документов, они открываются при нажатии на соответствующий пункт меню (к примеру, нажав в меню «Продажа» на пункт «Реализация товаров и услуг», мы тем самым откроем Журнал документов реализации (рис. 1.8.9)). Все журналы в «1С:Бухгалтерия 8 для Украины» имеют вид таблиц, но состав их колонок отличается.

Журнал операций открывает доступ ко всем операциям, зарегистрированным в «1С: Бухгалтерия 8 для Украины», как введенным вручную, так и созданным различными документами. Окно журнала операций представлено на рис. 1.8.10. В Журнале может быть включен отбор по организации. Для этого необходимо поставить флажок напротив параметра «Организация» и в соседнем поле выбрать организацию, по которой будут выводиться данные.

Окно Журнала операций состоит из двух частей. В верхней половине Журнала показаны операции, созданные документами и пользователями (вручную). В нижней половине окна выводятся проводки выделенной в верхней части окна операции. Причем проводки бухгалтерского учета отражаются на закладке «Бухгалтерский учет», а проводки по налоговому учету — на закладке «Налоговый учет». Редактировать поля непосредственно в нижнем окне нельзя: щелкнув мышкой по любому из них, вы откроете окно операции или документа, которыми была сформирована эта проводка. И уже в этом окне продолжите редактирование.

Границу между верхней и нижней частями окна Журнала операций можно пере- двинуть мышью. Чтобы этот Журнал выглядел компактнее, нижнее окно можно отключить. Для этого нажмем на верхней панели инструментов кнопку «Проводки».

Информации в журналах выводится очень много, поэтому данные в журналах можно фильтровать, т. е. ограничивать состав выводимой информации по какому-либо критерию. < Например, по дате кнопка Н «Установить интервал дат». Изначально интервал времени, I за который выводятся проводки, установлен в значении «Вез ограничения» (рис. 1.8.11). I

Журнал можно отфильтровать и по другим критериям. Например, поиск документов определенного вида или операций очень облегчит отбор по колонке. На рис. 1.8.12 (видно, что выделена операция, оформленная документом «Корректировка долга».

Если щелкнуть мышкой на кнопке %& «Найти документ в списке», откроется Журнал «Корректировка долга».

Кнопка?. «Найти по номеру» позволяет отфильтровать документы и операции с конкретным номером, достаточно просто задать в открывшемся меню параметры поиска (рис. 1.8.13).

Кнопкой «Отбор и сортировка» можно создать довольно сложный фильтр по нескольким критериям. Можно, например, вывести на экран все операции, созданные документами, контрагентом в которых была указана фирма «ZimaLeto» (рис. 1.8.14).

«1С:Бухгалтерия 8 для Украины» запоминает применявшиеся ранее фильтры. Что бы повторно наложить тот же фильтр, воспользуйтесь кнопкой 1§«История отбора». Откроется окно со списком применявшихся ранее фильтров.

Для отмены фильтрации журнала служит кнопка Ш «Отключить отбор». Щелкнув на ней мышкой, вы отключите все наложенные ранее фильтры.

Назначение всех кнопок панели управления приведено в табл. 1.8.1.

Таблица 1.8.1

Остановимся еще на одной кнопке, приведенной в таблице, а именно «Переключить активность проводок». Эта кнопка включает и отключает проводки операции или документа.

Если операцию или документ отключить, принадлежащие им проводки будут видны в журналах. Они будут выделены значками серого цвета. Но на сальдо и обороты по счетам отключенные проводки не влияют. Они как бы исчезают из учета. Вы можете открыть операцию с отключенными проводками, внести в нее изменения и заново ее сохранить. Ее проводки так и останутся отключенными, следовательно, изменения не будут отражены в бухгалтерских итогах. То же самое и с документом: если проводки документа отключены, то его перепроведение на итоги по счетам не повлияет.

Для отключения проводок вместо клавиши «F8» удобнее пользоваться пометкой операции или документа на удаление. Как вы помните, перед удалением объектов программа производит их поиск и строит список помеченных на удаление объектов. Проанализировав его, вы узнаете, проводки каких именно документов и операций не участвуют в расчете сальдо и оборотов по счетам.

ЖУРНАЛ ПРОВОДОК

В Журнале операций представлены операции и документы. Там же можно просмотреть сформированные операцией или документом проводки. Для сквозного просмотра всех проводок, введенных в информационную базу, служит Журнал проводок. В «1С:Бухгалтерии 8 для Украины» Журнал проводок разделен на Журнал проводок бухгалтерского учета и Журнал проводок налогового учета. Проводку непосредственно в Журнале изменить нельзя. Для ввода изменений сделайте на выбранной проводке двойной щелчок левой кнопкой мыши или нажмите клавишу «Enter». Откроется документ или операция, сформировавшие эту проводку, в ней вы и будете ее править.

Окно Журнала. О?жи 1--Я..1ЛЛ чпжтъчгхцыгги'чажянкик «Ллгерсщии -. "журнал про­водок бухгалтерского учета».

Если вы посмотрите на «Журнал проводок (бухгалтерский учет)» в демо-базе (рис. 1.8.15), то увидите что на 31.03.2011 г. внесены остатки по ТМЦ, основным*

средствам и прочим разделам учета. Это связано с тем, что с 01.04.2011 г. вступил в силу раздел III НКУ, и разработчикам пришлось разрабатывать механизм перехода на новые требования законодательства. Так, в соответствии с «Переходными положениями» НКУ и рекомендациями ГНАУ должна была быть проведена инвентаризация активов на 01.04.2011 г.

Делалось это для того, чтобы оценить остатки для целей налогообложения прибыли и определить новые налоговые назначения остатков.

Список проводок, кроме обычных реквизитов проводок (Счет Дт, Счет Кт, Субконто... и т. д.), содержит колонки с данными, которые в другом списке или журнале обычно отражаются как реквизиты документов: Период (дата и время), № документа, Документ (вид документа) и Организация. Проводки Журнала могут быть отобраны по счету, организации или регистратору (документу, которым была оформлена операция).

Несмотря на то что Журнал носит название «Журнал проводок (бухгалтерский учет)», в нем отражаются и данные налогового учета (как вы помните, мы уже говорили о том, что учет доходов и расходов налогового учета ведется по счетам бухгалтерского Плана счетов). Для отражения информации по налоговому учету служат также реквизиты «Налог, назн. Дт», «Сумма (н/у) Дт», «Налог, назн. Кт» и «Сумма (н/у) Кт».

В отличие от Журнала операций в Журнал проводок даже нельзя ввести новый документ. Можно только открыть имеющийся (двойным щелчком).

Кнопка «Проверка проводок» проверяет соответствие сформированных проводок тем, которые внесены в регистр «Корректные корреспонденции счетов бухгалтерского учета» и при необходимости вносит в них новые.

1.9. СТАНДАРТНЫЕ ОТЧЕТЫ

Кардинальное отличие в ведении бухгалтерского учета на компьютере от ведения его вручную — в автоматизации построения отчетов. Бухгалтер освобожден от рутинных арифметических расчетов, разноски проводок по ведомостям и журналам. Оборотно-сальдовая ведомость всегда доступна по одному нажатию кнопки и всегда отражает самые последние изменения. Главная книга теряет свою контролирующую функцию и превращается просто в отчет привычной для бухгалтера структуры. Компьютер не делает арифметических ошибок, дебет всегда равен кредиту.

Отчеты в «1С:Бухгалтерии 8 для Украины» делятся на стандартные, специальные и регламентированные. Стандартные отчеты — основной инструмент бухгалтера. С помощью стандартных отчетов бухгалтер извлекает из ИБ сведения о текущем финансово-хозяйственном состоянии предприятия, ищет ошибки, готовит отчетность для подачи в различные органы. В практической работе вы будете пользоваться стандартными отчетами сотню раз на день.

К специальным отчетам мы отнесли Кассовую книгу, Реестр налоговых накладных, Книгу учета доходов и расходов малого предприятия на едином налоге. Как и стандартные отчеты, эти книги автоматически формируются по занесенной в ИБ информации,

Регламентированные отчеты — это отчеты и декларации для подачи в различные контролирующие органы. Например, декларация по НДС, декларация о прибыли предприятия, Баланс, Отчет о финансовых результатах. Их формы и порядок составления утверждены нормативными документами, поэтому такие отчеты и называют регламентированными. Формы и алгоритмы заполнения этих отчетов очень часто меняются, поэтому они вынесены во внешние, подключаемые файлы.

Эта глава посвящена стандартным отчетам в «1С:Бухгалтерия 8 для Украины». Мы рассмотрим стандартные отчеты, предназначенные для получения данных по остаткам и оборотам счетов, субконто и проводкам в различных разрезах для бухгалтерского и налогового учета.

Специальные отчеты будут рассмотрены в третьем разделе книги, в подразделах, посвященных кассовым операциям и налоговому учету по НДС. О регламентированных отчетах будет рассказано в последнем разделе книги. •

ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ ОБ ОТЧЕТАХ *

Стандартные отчеты можно разделить на сводные и детальные. При построении сводных отчетов используются бухгалтерские итоги. Даже если диапазон вывода итогов не кратен месяцу, использование итоговых данных значительно ускоряет работу программы

Детальные отчеты строятся по зарегистрированным в ИБ проводкам. Это, например, карточка счета или карточка субконто. При выводе детальной информации из бухгалтерских итогов можно извлечь только начальное сальдо, остальную информации придется извлекать, «перелопачивая» множество проводок.

Работая с программой, помните золотое правило: двигаться от общего к частному Например, сначала построить анализ счета, а потом уже строить карточку по оборота счета. Ведь интересующих вас оборотов по этому счету может и не быть. §

Выработать такую привычку очень помогает механизм детализации (расшифровки) построенного отчета. Стандартные отчеты в «1С: Бухгалтерия 8 для Украины» представляют собой целостную систему, которая позволяет формировать одни отчего на основании других. На самом нижнем уровне детализации осуществляется переход к конкретной проводке операции, сформировавшей отчетную сумму, и в документ сформировавший эту операцию.

Если при перемещении по ячейкам отчета курсор мыши приобретает характер ный вид «плюса с лупой», значит, данную цифру или строку можно «развернуть» На рис. 1.9.1 курсор с лупой показан в увеличенном виде.

Детализация отчета вызывается двойным щелчком мыши на ячейке, на которой курсор принимает форму «плюса с лупой», или нажатием клавиши «Enter». Если возможно несколько вариантов детализации, они будут перечислены в выпадающем меню (рис. 1.9.2).

Варианты детализации, а значит, и состав пунктов выпадающего меню в каждом конкретном случае могут быть разными.