Облік надходжень та реалізації запасів

З облікових регістрів, поширених у західній бухгалтерській практиці, найвідомішими є такі:

- Книга поточних господарських операцій;

- Книга купівель;

- Книга продажів;

- Книга повернення покупок;

- Книга повернення проданих товарів.

Книга поточних господарських операцій - це обліковий регістр, в якому відображаються всі господарські операції, що здійснюються підприємством в ході звичайної діяльності. За винятком операцій купівель та продажів, бо для їх обліку відкриваються окремі спеціальні регістри: книги купівель, продажів та повернення. Вид заголовку такої книги оформлено в табл. 5.10.

Таблиця 5.10. КНИГА ПОТОЧНИХ ГОСПОДАРСЬКИХ ОПЕРАЦІЙ

У колонці "Фоліо" позначається не номер кореспондуючого рахунка, а абревіатура назви того іншого регістра (книги) і номер сторінки, де проведено той самий запис. Що, по суті, означає подвійний бухгалтерський запис відбувся.

Подібним же чином оформляють і решту книг. З тією лише різницею, що Книга повернення проданих товарів має ще одну колонку - "Номер кредитового авізо". Записи у Книзі купівель здійснюються у хронологічному порядку, у міру надходження рахунків-фактур за отриманий товар. При поверненні товару постачальникові надсилається документ, аналогічний до рахунка-фактури - дебетове авізо, з позначенням усіх необхідних реквізитів, що пояснюють причину повернення. Облікове значення дебетового авізо полягає у тому, що зменшення заборгованості постачальникові відображається дебетовим записом на його і особовому рахунку (аналітичному). Відповідно, постачальник, зі свого боку, виписує кредитове авізо.

Книга продажів призначена для реєстрації продажів у кредит (з відстроченням платежу) на підставі рахунків-фактур, що пред'являються покупцям. Записи у Книзі продажів, як і в Книзі купівель, здійснюються у хронологічному порядку, і так само Книга продажів не є тим обліковим регістром, в якому проведеннями відображаються операції розрахунків із покупцями. Проведення при кожному відвантаженні реєструється в особовому рахунку конкретного покупця. Індивідуальні рахунки покупців і є тими регістрами, в яких відображаються розрахунки. Що стосується кредитових оборотів, то вони протягом місяця (звітного періоду) лише накопичуються на особових рахунках дебіторів, і тільки після закінчення звітного періоду кредитовий запис підсумковою сумою проводиться у Книзі продажів.

Порядок ведення Книги повернення проданих товарів аналогічний до порядку ведення Книги повернення покупок. Компанія-продавець отримує від компанії-покупця кредитове авізо з позначенням усіх необхідних реквізитів, що пояснюють причину повернення. Після чого індивідуальний рахунок покупця кредитується на суму повернення. А дебетується рахунок "Повернення проданих товарів", але не відразу, а наприкінці звітного періоду, підсумковою сумою.

Головна книга (Ledger) книга ділиться на дві частини - основну і допоміжну, то ці частини називаються, відповідно, General Ledger і Private Ledger. І в тій, і в іншій частині сторінки виглядають однаково. Private Ledger - це, по суті, індивідуальні рахунки дебіторів та кредиторів, де фіксується стан розрахунків з контрагентами (табл. 5.11).

Таблиця 5.11

Оскільки у Головній книзі такого формату записи робляться не один раз на місяць загальним підсумком, а щодня або в міру потреби, визначення сальдо рахунків (виведення залишку) здійснюється після кожного запису. Таким чином, залишок на будь-якому рахунку контролюється постійно і безперервно. Дана процедура звичайна: до сальдо, зафіксованого після попередньої операції, додається відповідний оборот (дебет - до дебету, кредит - до кредиту) і віднімається оборот протилежний. Так, до дебетового сальдо додається дебетовий оборот і віднімається кредитовий оборот. Додатний результат утворює дебетове сальдо, від'ємний - кредитове. Або, якщо початкове сальдо - кредитове, то до цієї суми додасться кредитовий оборот і віднімається - дебетовий. В останньому випадку додатний результат утворює кредитове сальдо, від'ємний - дебетове.

Дохідні і витратні рахунки у Книзі не закриваються доти, доки не сформовано пробний баланс (схожий на оборотно-сальдову відомість), а на його основі - Звіт про фінансові результати і бухгалтерський (звітний) баланс.