Способы исправления ошибок

При оформлении записей в учетных регистрах могут быть допущены различного рода ошибки. Это может быть неправильная запись сумм операций, ошибочная корреспон­денция счетов, неверный подсчет итогов и другие. Следует отметить, что ошибки в данных бухгалтерского учета приводят к искажению или сокрытию объектов налогообложения, что влечет за собой применение санкций по результатам проведения контролирующими органами проверки полноты и правильности расчетов с бюджетом по налогам и сборам. А все это ощутимо отражается на финансовом состоянии организации. В связи с этим в бухгалтерском учете существует ряд обязательных учетных процедур, позволяющих выявлять и исправлять допущенные ошибки. Порядок исправления ошибок, допущенных в бухгалтерском учете, регламентируется пунктом 4 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Министерством финансов СССР 29.07.1983 №105 и пунктом 7 Инструкции о порядке формирования показателей бухгалтерской отчетности, утвержденной Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 17.02.2004 № 16.

Основным приемом выявления ошибок является по­вторная проверка (сверка) записей в регистре с суммами и другими показателями в первичных документах. Анало­гично сверяются записи и итоги аналитических регистров с синтетическими. Соблюдение принципа двойной

записи проверяют на основе сличения записей по дебету и кредиту синтетических и аналитических счетов в соответствии с проводками. Окончательно ошибки в двойной записи вы­являют в оборотных ведомостях по всем синтетическим счетам (оборотном балансе), где должно быть обеспечено равенство дебетовых и кредитовых оборотов (итогов).

Поскольку регистры в своем большинстве имеют форму таблиц, содержащих записи сумм по нескольким строкам и нескольким графам (шахматная форма), то проверку частных итогов по строкам и графам следует осуществлять приемом «сверкой на уголок». Для этого суммируют частные итоги строк по последней итоговой графе и итоги граф по последней итоговой строке. Пересечение итоговой графы и итоговой строки, т. е. нижний правый угол таблицы, должно дать одну и ту же сумму.

Особенно эффективен этот прием в регистрах, имеющих более сложную математическую связь между показателями (итогами). Например, в расчетно-платежной ведомости – «начислено» минус «удержано» равно «к выдаче на руки»; в отчетах, накопительных (оборотных) ведомостях по движению материалов – показатель «на­чальный остаток» плюс «приход» минус «расход» равно «конечный остаток» и т. д.

Существуют и другие, более сложные приемы и способы выявления ошибок – сверка остатков (сальдо) при учете, например, материалов (сальдовый метод), «встречные», т. е. взаимные сверки расчетов между предприятиями, повторная обработка данных по другим (контрольным) программам при использовании для учета и аудита ПЭВМ и другие.

Следует отметить, что не всегда допускаются исправления ошибок в первичных документах. Согласно статье 9 Закона Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. Если в названных документах имели место ошибки, документ подлежит полному переоформлению. Что касается иных первичных документов, то исправления могут вноситься, если исправление подтверждается подписями тех же лиц, которые подписали документы, с обязательной расшифровкой подписи, при этом должна быть указана дата внесения исправлений.

Обнаруженные в регистрах и документах ошибки дол­жны, быть исправлены. Однако в настоящее время единая методика внесения исправлений и дополнений в данные бухгалтерского учета отсутствует. Выбор метода исправления ошибок зависит в основном от предпочтений организации, но можно выделить три общепризнанных способа их исправления:

- корректурный (от латинского слова “correktuira” – исправление, улучшение);

- дополни­тельной записи (проводки);

- отрицательной записи (про­водки), или, как ее еще принято называть, «красное сторно» (от итальянского “storno” – перевод счета).

Корректурный способприменяется в случаях, когда ошибка не затрагивает корреспонденцию счетов и не отражается на итогах учетных записей. Ошибочный текст или сумма зачерки­ваются одной чертой, чтобы можно было прочесть ранее напи­санное, и над зачеркнутым пишут правильный текст или сумму. Исправление ошибки в документах подтверждается подписями лиц, составивших документ, в учетных документах – подписями лиц, производящих исправление. Оговорка об исправлении вы­полняется на полях или в конце страницы и содержит слово «исправлено», правильный текст или сумму и дату исправления. Неоговоренные исправления в первичных документах и учетных регистрах бухгалтерского учета не допускаются.

Способ дополнительной записи (дополнительной проводки) используется для дополнения оборотов в текущем месяце (периоде) по операци­ям, относящимся к прошлым месяцам (периодам). При этом в регистрах бухгалтерского учета дополнительная информация от­ражается дополнительной записью, которая недостает до правиль­ной, нужной суммы. Данный способ применяется в тех случаях, когда в счетных записях не нарушена правильность корреспон­денции счетов, но допущена ошибка в результате преуменьшения суммы операции. Дополнительные записи (проводки) для исправ­ления ошибок делаются в регистрах учета на основании специаль­ных документов — справок бухгалтерии на исправление ошибок.

Например, стоимость фактически поступивших материалов составила 950 тыс. рублей, а при обработке документов в бухгалтерии выполнена запись:

Дебет счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей»

Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»–900 тыс. рублей.

При проверке ошибка была обнаружена и выполнена дополнительная запись:

Дебет счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей»

Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – 50 тыс. рублей.

Способ «сторнировочной записи». Его использование было предложено в 1889 г. российским бухгалтером А.А.Беретти. Первоначально метод носил название «цветной провод», современное название – «красное сторно» – применяется, если ошибка обнару­жена в учетных регистрах после представления бухгалтерского ба­ланса. В этом случае корректурный способ недопустим, ибо данные представленного отчета не будут соответствовать данным бухгал­терского учета, где внесено исправление. В случае если операция отражена не на тех корреспондирующих счетах, применяют прием «красное сторно». Этот способ заключается в том, что неправиль­ная запись повторяется красными чернилами. Это означает, что сумма, указанная красными чернилами, исключается из оборота. Затем записывают дополнительную проводку с правильной коррес­понденцией счетов. При этом сумму проставляют обычными черни­лами. Например: На оприходованные на склад поступившие от поставщика материалы на сумму 720 тыс. рублей в бухгалтерском учете была составлена корреспонденция счетов: