Деловая корреспонденция

Общие этикетные правила деловых писем: 1. В деловом письме точка зрения должна быть четко аргументирована; 2. Деловое письмо должно быть лаконичным; 3. Учитываются интересы адресата в любом изложении деловой информации; 4. Тактичность (следить за выражением своих мыслей); 5. На все деловые письма отвечать в течение 3-5 дней; 6. От руки вписать обращение «Уважаемый Иван Иванович», подпись. Реквизиты делового письма: - в левой части информация о том, кто пишет (1) наименование организации, 2) почтовый адрес, 3) коммуникационные и коммерческие данные). Коммерческий расчетный счет, наименование банка, 2 пробела, дата и номер; ссылка на индекс и дату входящего документа (если ответ на пришедшее письмо) «на номер …от…числа»; 2 пробела и заголовок к тексту “о проведении семинара”. – в правой части информация об адресате (наименование организации, должность, ФИОполучателя, почтовый адрес получателя, коммуникационные и комерческие данные). Расстояние до текста может содержать резолюцию. Текст делового письма обязательно вкл этикетную рамку (т.е обращение и комплемент). Комплемент – выражение вежливости, которым заканчивается письмо (с наилучшими пожеланиями, подпись). Все деловые письма подписывает наивысший руководитель. По тематическому признаку выделяют следующие виды писем: 1. Письма – просьбы (письма от имени организации, предприятия, учреждения) “просим…” 2. Ознакомительное письмо (направляется с целью налаживания контактов при поиске партнеров, расширении сферы деятельности). 3. Сопроводительное письмо (когда адресатом отправляются док-ты или матер ценности). 4. Письмо – подтверждение (удостоверяет факт получения документов или матер средств). 5. Письмо – напоминание (направляется если необходимый ответ не удается получить путем личных переговоров и телефонных контактов). 6. Информационное письмо (о настоящем состоянии дел организации и о будущих событиях). 7. Письмо – приглошение (официальный пригласительный док-т конкретным лицам; организациям на определенные мероприятия), обращение обязательно от руки, фиксируется какое мероприятие, цель, время, адрес, тел контакты. 8. Поздравительное письмо (явл знаком внимания и способствует развитию отношений). 9. Благодарственное письмо (выражение признательности за проведенное мероприятие, оказанную помощь). 10. Гарантийное письмо (подтверждает опред обещания данные ранее, подписи главбух и руководителя, если письмо затрагивает финансовые обязательства). 11. Письмо – запрос, письмо – ответ (речевая реализация двусторонней связи). 12. Рекламация (коммерческий док-т представляющий собой предъявление притензий к стороне, нарушевшей принятые ранее обязательства и требования возмещения убытков), вкл след данные: основания для предъявления притензий, доказательства (ссылки на нормативные док-ты), конкретные требования стороны, предъявляющей притензию, плюс заказным письмом прилагаются документы

Документооборот - движение док-тов в орг-ции с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

Движение вход докум: 1. Прием и первоначальная обработка. 2. Предварительное рассмотрение и распределение документов. 3.Регистрация. 4. Рассмотрение руководством. 5. Доставка док-та. 6. Непосредственное исполнение или использование док-та. 7.Распределение док-та по тематическим комплексам.

Движение исход док-тов: 1. Согласование проекта. 2. Подпись. 3. Отправка.

Движение внутренних док-тов: как исходящие + использование.

Регистрация док-тов - запись необходимых сведение в док-тах с последующим проставлением на них делопроизводственного индекса и даты регистрации. Каждый документ регистрируется только один раз, т.е. основным принципом регистрации явл однократность; входящие док-ты регистрируются в день поступления, исходящие в день подписания. При регистрации каждого док-та присваиваются условные обозначения - индекс. Индекс состоит из условного обозначения структуры подразделения и номер отдела по номенклатуре, номер док-та.

Работа по контролю исполнения должна организовываться, исходя из следующих основных требований: 1. Оперативность и современность исполнения док-тов. 2. Полнота охвата контролем всех исполняемых док-тов. 3. Систематический контроль. 4. Необходимость обобщения и анализа итогов контр работ. Объектами контроля явл качество и сроки исполнения док-тов. Контроль осущ руководителем учреждения, руководителями структурных частей или уполномоченные ими лица. Срок исполнения док-тов исчисляется с момента его получения организацией.

Номенклатура дел – это систематизированный список наименования дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения, утвержденный в установленном порядке. Основным принципом построения номенклатуры явл систематизация док-ов на основе классификаторов вопросов деятельности учреждения: единство в подходе к учету, систематизации, описанию и поиску док-тов: применение в соответствующие разделы номенклатуры изменений: сохранение за номенкл учета док-тов. Номенклатура вкл полный состав док-тов. в первую очередь док-ты подлежащие к постоянному хранению. Ответственность за разработку номенклатуры возлагается на делопроизводственную службу учреждения. Номенклатура дел составляется как правила в 4.x экземплярах.

Экспертиза ценностей док-тов осущ в несколько этапов: 1. Оценка док-тов в делопроизводстве, проводимая с целью определения возможных сроков хранения различных категории дел. 2. Окончательное освобождение от док-тов, не подлежащих хранению, осуществляете в архиве учреждения. З. окончательный отбор док-тов на постоянное хранение в гос архивах. Основная задача экспертизы сегодня закл в определении категории док-тов подлежащих постоянному или временному хранению. Вторая задача - определить состав док-та соответствующего профилю каждого гос архива.